Viele kleine KMU trauen sich nicht oder können es sich nicht leisten - Betriebsferien zu machen. Wir sind der Meinung: Auch für KMU sind Betriebsferien möglich und manchmal nötig.
Betriebsferien haben den Vorteil, dass in dieser Zeit alle Mitarbeitenden inklusive der Arbeitgeber Ferien nehmen müssen. So wird sichergestellt, dass alle am Stück eine zweiwöchige Ruhepause haben. Doch für dich kann es diese Ruhepause nur geben, wenn alles gut organisiert ist. Nur so steht erholsamen Ferien nichts im Weg.
Deine Kundschaft gewöhnen sich daran und sie können sich entsprechend organisieren. Für sie ist klar: immer die gleiche Zeit im Sommer hat das Unternehmen geschlossen. Aber dazu gehört eine sehr gute Vorbereitung und eine klare, interne sowie externe Kommunikation. Was alles dazu gehört und welche Lösungsmöglichkeiten es gibt, zeigen wir dir hier auf. Sehr wichtig ist, dass mit der Planung und Organisation genug früh begonnen wird. Sobald die Betriebsferien bestimmt sind, können die Daten, bis wann was erledigt sein muss, festgelegt werden.
Folgende 11 Punkte sind zu regeln:
1. Mitarbeitende
Bereits beim Einstellungsgespräch darüber informieren. Erinnerung früh genug setzen.
2. Telefon
Telefonbeantworter mit der Angabe einer Notfallnummer besprechen. Diese Notfallnummer kann ein externes Office übernehmen. Wichtig: Die Tonaufnahme für den Telefonbeantworter früh genug organisieren und unbedingt gut testen, bevor es in die Ferien geht.
3. E-Mail
Ein bis zwei Monate vorher die Betriebsferien in der Signatur von E-Mail-Nachrichten integrieren. Einheitliche Abwesenheitsnotiz für alle Mitarbeiter vorbereiten und versenden. Ein bis drei Tage vor den Betriebsferien nochmals einen Reminder senden.
4. Postfach / Briefkasten
Der Briefkasten soll sich nicht einfach füllen. Organisieren, dass die Post zurückbehalten und erst nach der Rückkehr ausgeliefert wird oder das externe Office übernimmt die Leerungen. Mit ePost machst du dir das Leben noch einfacher: Erhalte deine Post einfach elektronisch auf deinem Handy.
5. Lieferanten
Falls offene Bestellungen noch nicht geliefert wurden, unbedingt die Lieferanten über die Betriebsferien informieren. Es wäre mühsam und gefährlich, wenn sich die Lieferungen vor der Türe stapeln.
6. Kundschaft von Handelsbetrieben
Es ist sehr wichtig, dass deine Kundschaft über die Auslieferung ihrer letzten Bestellung informiert wird.
Beispiel:
Ab Montag Betriebsferien = letzte Bestellungen müssen bis Freitag, Datum, 11.00 Uhr eingegangen sein, damit diese noch verarbeitet werden können.
Bestellungseingang bis Freitag, Datum, 11.00 Uhr = Garantierter Versand vor den Ferien.
Ebenfalls wichtig: Während 3-4 Wochen vor den Betriebsferien den Bestellungen ein farbig gedrucktes Infoblatt beizulegen!
7. Lager
Habe ich mein Lager im Griff? Kann ich, nach meinen Ferien, die offenen Bestellungen bearbeiten und grössere Mengen ausliefern? Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn die Ware dann nicht lieferfähig ist.
8. Rechnungen & Mahnungen an deine Kundschaft
Wichtig: Alle offenen Rechnungen noch vor den Ferien versenden. Ausser diejenigen, die kritisch sind, d.h. dort, wo Fragen auftauchen könnten.
9. Rechnungen von deinen Lieferanten
Wichtig: alle offenen Lieferanten-Rechnungen, die kontrolliert wurden und bezahlt werden können, bereits in Zahlungsauftrag geben. Wenn du deine Buchhaltung mit KLARA machst, wird dies für dich erledigt.
10. Lohnzahlungen
Hast du Löhne, die du manuell auszahlst? Stundenlöhne? Neue Mitarbeitende? Achte darauf, dass du alle notwendigen Daten genug früh erhältst. Erledigt eine Treuhänderin oder ein Treuhänder die Lohnabrechnungen für dich, doch du zahlst diese aus? Dann lass diese Person rechtzeitig wissen, bis wann du die Information brauchst. Tipp: Mit der Lohnbuchhaltung von KLARA hast du deine Lohnzahlungen im Griff und nichts geht vergessen.
11. Notfall.
Und was im Notfall? Was passiert, wenn eine Notfallbestellung eingeht oder es ein Problem in der Technik gibt? Wichtig: Telefonbeantworter-Text beinhaltet eine Notfallnummer. Eine andere Möglichkeit: das externe Office übernimmt die Notfälle.
Was, wenn einer deiner Mitarbeitenden kein Feriensaldo mehr hat oder die Betriebsferien ausnahmsweise nicht machen muss? Dann bedient am besten diese Person das Notfalltelefon – nebst den ordentlichen Arbeiten.
