Ein Gesamtsystem lohnt sich vor allem dann, wenn du heute Daten zwischen Terminbuchung, Kasse und Buchhaltung mehrfach erfasst oder von Hand überträgst. Der Vorteil liegt weniger in zusätzlichen Funktionen als darin, dass du Daten nicht von einem Programm ins nächste abtippen oder abgleichen musst. Fällt bei dir kaum etwas doppelt an, bringt ein Wechsel entsprechend wenig.
Dieser Artikel geht deinen Arbeitsablauf Schritt für Schritt durch, zeigt, woran du erkennst, dass sich ein integriertes System lohnt, und nennt die Fälle, in denen getrennte Systeme die bessere Wahl bleiben.
Ein typischer Ablauf kann so aussehen: Termin buchen, Kundendaten verwalten, Leistung erbringen, Produkt verkaufen, Zahlung entgegennehmen, Tagesabschluss machen, Umsätze verbuchen. Bei getrennten Systemen können an jedem dieser sieben Schritte manuelle Übergaben entstehen. Ob sie bei dir tatsächlich entstehen, hängt von den Programmen ab, die du einsetzt.
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Schritt |
Was passiert |
Wo bei getrennten Systemen von Hand übertragen werden kann |
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Termin buchen |
Die Kundschaft bucht online oder telefonisch, der Termin steht im Kalender. |
Je nach System muss die Kundin in weiteren Anwendungen zusätzlich erfasst werden. |
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Kundendaten verwalten |
Adresse, Telefonnummer und Notizen, zum Beispiel die letzte Farbmischung. |
Änderungen müssen in jedem Programm einzeln nachgeführt werden. |
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Leistung durchführen |
Schneiden, Färben, Kosmetik- oder Wellnessbehandlung. |
Welche Leistung erbracht wurde, steht im Termin, aber nicht zwingend an der Kasse. |
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Produkt verkaufen |
Ein Pflegeprodukt wird empfohlen und gekauft. |
Der Verkauf wird an der Kasse erfasst, getrennt vom Termin. |
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Zahlung |
Die Kundin zahlt bar, mit Karte oder auf anderem Weg. |
Leistung und Produkt werden an der Kasse von Hand eingegeben. |
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Tagesabschluss |
Der Tagesumsatz wird kontrolliert. |
Kassenzettel, Terminliste und Tagesumsatz werden abgeglichen. |
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Buchhaltung |
Die Umsätze werden verbucht. |
Umsätze werden von Hand oder per Datei übertragen. |
Nicht jeder dieser Übergänge ist bei jedem Betrieb ein Problem. Entscheidend ist, an welchen Stellen du heute tatsächlich abtippst, abgleichst oder doppelt pflegst.
Ein integriertes System lohnt sich, wenn mehrere der folgenden Punkte auf deinen Betrieb zutreffen:
Je mehr dieser Punkte zutreffen, desto eher lohnt sich ein integriertes System. Trifft keiner zu, gibt es wenig, was ein Wechsel für dich vereinfacht. Was ein integriertes System davon tatsächlich übernimmt, hängt vom jeweiligen Produkt ab. Prüfe deshalb vor dem Entscheid, welche dieser Übergaben es abdeckt.
Getrennte Systeme bleiben sinnvoll, wenn eines dieser Gegenargumente auf dich zutrifft:
Bei einem Gesamtsystem bist du ausserdem stärker von einem Anbieter abhängig. Das spricht nicht gegen ein integriertes System, gehört aber in deine Abwägung.
Das folgende Beispiel ist erfunden. Es zeigt, an welchen Stellen in einem Salon mit vier Mitarbeitenden Aufwand entsteht.
Eine Stammkundin bucht online Schneiden und Färben. In der Terminbuchung steht sie mit Name und Telefonnummer. Ob sie auch an der Kasse und in der Buchhaltung erfasst ist, hängt von den eingesetzten Programmen ab. Fehlt sie dort, legt jemand sie von Hand an. Am Tag des Termins sucht die Mitarbeiterin die Notizen zur letzten Farbmischung in einem Heft. Nach der Behandlung empfiehlt sie ein Pflegeprodukt. Beim Bezahlen tippt sie Leistung und Produkt an der Kasse ein, obwohl die Leistung schon im Termin steht. Am Abend vergleicht die Inhaberin Terminliste, Kassenzettel und Tagesumsatz. Am Monatsende übergibt sie die Umsätze an die Treuhänderin oder trägt sie selbst in die Buchhaltung ein.
So kommen mehrere manuelle Übergaben zusammen: gegebenenfalls die Kundin in weiteren Programmen anlegen, Notizen suchen, die Leistung erneut eingeben, den Tagesumsatz abgleichen und die Umsätze verbuchen.
Arbeitet der Salon mit einem integrierten System, können einige dieser Übergaben wegfallen. Greifen Terminbuchung, Kasse und Kundenverwaltung auf dieselben Kundendaten zu, müssen Adresse und Telefonnummer nicht in mehreren Programmen gepflegt werden. Werden die Kassentransaktionen automatisch in die Buchhaltung übertragen, entfällt das manuelle Verbuchen, und auch der administrative Aufwand nach dem Tagesabschluss kann sinken.
Was davon tatsächlich wegfällt und was weiterhin von Hand erfasst wird, hängt vom System ab.
Bei KLARA lassen sich Online-Terminbuchung, Kassensystem und Buchhaltung innerhalb derselben Plattform kombinieren. Das ist für einen Salon oder ein Studio relevant:
Der Vorteil: Mehrere zentrale Arbeitsschritte lassen sich innerhalb derselben Plattform abbilden. Welche Übergaben das in deinem Betrieb abdeckt, gehst du am besten anhand deines eigenen Ablaufs durch.
Je mehr Daten du heute zwischen Terminbuchung, Kasse und Buchhaltung von Hand überträgst, desto eher lohnt sich ein integriertes System. Erfasst du kaum etwas doppelt oder lösen Schnittstellen die wichtigsten Übergaben bereits, brauchst du keinen Wechsel.
Prüfe zuerst deinen eigenen Ablauf: Zähle, an wie vielen Stellen du abtippst, abgleichst oder überträgst. Frag dann jeden Anbieter, welche dieser Stellen sein System tatsächlich übernimmt.
Ein Gesamtsystem lohnt sich vor allem, wenn du Daten zwischen Terminbuchung, Kasse und Buchhaltung heute mehrfach erfasst oder von Hand überträgst. Je mehr dieser Schritte bei dir anfallen, desto eher lohnt sich der Wechsel. Fällt kaum etwas doppelt an, bringt er wenig.
Ein Medienbruch ist ein Wechsel zwischen zwei Programmen oder Medien, bei dem du Daten von Hand überträgst. Ein Beispiel ist die Leistung, die im Termin steht und die du an der Kasse nochmals eintippst.
Sie können reichen, wenn sie die wichtigsten Übergaben abdecken. Kläre, welche Daten genau übertragen werden, zum Beispiel Kundendaten, Leistungen oder Umsätze, und was du weiterhin von Hand erledigst.
Bei getrennten Systemen überträgst du sie je nach Programm von Hand oder per Datei. Ein integriertes System kann sie übernehmen. Bei KLARA werden die Kassentransaktionen jede Nacht automatisch verbucht, sobald die KLARA Buchhaltung eingerichtet und die Synchronisation aktiviert ist. Die Umsätze von heute stehen also morgen in der Buchhaltung.
Das hängt vom bisherigen und vom neuen System ab. Kläre vor dem Wechsel, ob du deine Kundenliste exportieren und im neuen System importieren kannst und welche Angaben, etwa Notizen, dabei erhalten bleiben. Bei KLARA sind einmal importierte Kundendaten anschliessend in allen KLARA Produkten verfügbar, auch in der Online-Terminbuchung.
Hinweis: Die KLARA Online Terminbuchung ist mit dem KLARA Kassensystem kompatibel. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass gebuchte Dienstleistungen direkt an die Kasse übertragen werden. Prüfe deshalb, welche Abläufe unterstützt werden und welche Schritte du weiterhin manuell erledigst.