Configurer KLARA Time
temps nécessaire
Environ 20 minutes
L'investissement en vaut la peine ! Grâce à KLARA, tu gagneras beaucoup de temps à l'avenir.
Time : Mise en place
C'est parti !
Remarque :
Si tu as déjà effectué l'une des étapes suivantes, il te suffit de la sauter.
Veuillez préparer les informations suivantes :
- Informations personnelles
-
Emploi et temps de travail
-
Nombre de jours de congé pour toute l'année pour un contrat à 100%.
-
Contrat de travail
1. saisis les succursales et les heures d'ouverture.
Saisis tes filiales et tes heures d'ouverture dans la section "Entreprise" sous "Lieu de travail & heures d'ouverture". Ceci est important pour s'assurer que les jours fériés sont correctement pris en compte pour les collaborateurs.
2. ajoute des personnes
Tu peux saisir de nouveaux collaborateurs ou créer une personne externe. Contrairement aux collaborateurs, les personnes externes ne sont pas mentionnées dans KLARA Salaires, car elles ne sont pas salariées.
Tu trouveras ici nos instructions détaillées sur les paramètres de base de tes collaborateurs : Ajouter des collaborateurs
Informations nécessaires : Informations personnelles, adresse e-mail de la personne qui établit le rapport, taux d'occupation et temps de travail, droit aux vacances pour toute l'année et pour un taux d'occupation de 100%.
C'est bon à savoir.
- Lorsque des rapporteurs sont saisis dans KLARA Time, l'adresse e-mail doit être enregistrée pour qu'une invitation à la saisie des temps soit envoyée dans KLARA Time.
Le lieu de travail est défini afin que les jours fériés soient correctement enregistrés. Si aucun lieu de travail ne peut être sélectionné, celui-ci doit être ajouté au préalable dans "Entreprise" -> "Lieu de travail". Les jours fériés peuvent également être définis dans ce menu.
Les congés sont saisis pour toute l'année et pour un taux d'occupation de 100%. Les jours de vacances effectifs sont calculés sur la base des paramètres d'occupation et éventuellement de la période (par ex. si quelqu'un n'est employé que six mois).
3. inviter des rapporteurs à KLARA
Les rapporteurs ajoutés à KLARA Time reçoivent automatiquement une invitation à KLARA par e-mail. Les rapporteurs peuvent saisir le temps dans le navigateur ou avec l'application MyKLARA. Les liens vers l'application et le site web sont inclus dans l'invitation par e-mail.
C'est bon à savoir.
L'utilisateur invité est averti par e-mail. S'il n'est pas encore enregistré dans KLARA, il peut le faire directement en cliquant sur le lien dans l'e-mail envoyé. Si l'e-mail n'arrive pas chez le rapporteur, bien que son adresse e-mail soit correctement enregistrée dans KLARA Time, le rapporteur devrait vérifier sa boîte de spam.
C'est bon à savoir.
Il existe trois possibilités différentes d'utiliser des comptes dans KLARA.
1. Compte bancaire pour le paiement des salaires : Si tu utilises KLARA Salaires, les salaires sont payés directement via ce compte.
2. Compte bancaire pour les créances : Si tu utilises la gestion des commandes KLARA, ce compte sera imprimé sur ta facture et tes bulletins de versement.
3. Compte bancaire pour les dettes : Si tu utilises KLARA Comptabilité, ce compte sera proposé par défaut lors de la comptabilisation des documents.
4. questions fréquentes
Que se passe-t-il s'il n'y a pas encore d'utilisateur KLARA pour une adresse e-mail ?
i une adresse e-mail est indiquée, KLARA crée automatiquement un utilisateur avec le rôle "Rapports de temps et de matériel". Tu trouveras plus d'informations dans l'article sur les autorisations et les rôles.
Puis-je saisir mon propre temps de travail en tant qu'administrateur ?
Oui, les administrateurs doivent s'ajouter en tant que rapporteurs pour pouvoir saisir leur temps de travail. Tu trouveras plus d'informations ici.
Comment puis-je m'assurer que chaque utilisateur n'a pas accès à tous les domaines ?
Tu peux configurer les droits d'accès individuellement en attribuant les rôles et les autorisations en conséquence. Tu trouveras des instructions ici.
Time : Travailler avec KLARA Time
C'est parti !
Remarque :
Si tu as déjà effectué l'une des étapes suivantes, il te suffit de la sauter.
1. saisie du temps dans le navigateur
Connecte-toi à ton compte KLARA et navigue vers la section "Time".
Dans le widget "Rapporter", tu trouves la possibilité de saisir tes heures de travail et tes absences. Clique sur le champ correspondant pour saisir les heures de début et de fin de ton travail.
C'est bon à savoir.
Si tu dois apporter des modifications à des heures déjà saisies, tu peux le faire directement dans le widget en cliquant sur l'heure concernée et en saisissant les nouvelles données.
2. saisie des temps dans l'app MyKLARA
Ouvre l'application MyKLARA sur ton smartphone.
Pour démarrer la saisie du temps, appuie sur le bouton Play. Cela démarre la minuterie, qui fonctionne jusqu'à ce que tu l'arrêtes.
Pour les entrées manuelles, sélectionne "Saisir le temps" et saisis les heures exactes de début et de fin de tes heures de travail.
Tu peux ajouter des entrées supplémentaires, comme des pauses et des absences, en tapant sur le symbole plus (+) en bas à droite de l'écran.
C'est bon à savoir.
Pour supprimer une entrée, balaie-la de droite à gauche. Pour naviguer vers une autre date, utilise le sélecteur de date en haut de l'écran.
3. garder une vue d'ensemble
Consulter tes heures de travail : Tu peux facilement vérifier tes temps de travail et tes pauses dans KLARA Time ou avec l'application MyKLARA. Dans le navigateur, tu trouveras tes horaires dans le widget "Rapports horaires". L'appli te permet de naviguer à travers les jours pour voir toutes les entrées.
Pour les superviseurs et les administrateurs : En tant que superviseur, tu peux voir et modifier les heures de travail des membres de ton équipe. Les administrateurs et les utilisateurs externes disposant des autorisations nécessaires ont accès à la saisie des temps de tous les collaborateurs. Ils peuvent gérer les données de base et procéder à des ajustements si nécessaire, ce qui permet un contrôle centralisé et une vue d'ensemble des temps de travail dans l'entreprise.
C'est bon à savoir.
La séparation claire des rôles et des autorisations permet de garantir que chacun ne voit que les informations pertinentes pour son rôle.
L'article Autorisations et rôles dans KLARA Time offre une vue d'ensemble sur ce sujet.
4. les questions les plus fréquentes
Comment les absences sont-elles traitées dans KLARA Time ?
Les absences telles que les vacances ou les jours de maladie sont automatiquement comptabilisées comme temps de travail, tandis que les absences non payées ou la compensation des heures supplémentaires ne comptent pas comme temps de travail.
Quand est-il utile de corriger manuellement les heures de travail ou les jours de congé ?
Il est utile de procéder à des ajustements manuels lorsque tu :
- vouloir reporter des heures de travail et des jours de congé accumulés au début de l'utilisation de KLARA Time.
- Déduire les heures supplémentaires payées.
Tu trouveras des instructions pas à pas dans l'article correspondant.
Tu as besoin d'aide ?
Notre coach KLARA se tient à ta disposition ! En tant que professionnel dans son domaine, il t'aide et te soutient. Qu'il s'agisse de l'installation, d'autres questions ou d'incertitudes !
