KLARA Time einrichten

1. Filialen und Öffnungszeiten erfassen.

Trage deine Filialen und Öffnungszeiten im Bereich “Firma” unter “Arbeitsort & Öffnungszeiten” ein. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Feiertage für die Mitarbeitenden korrekt berücksichtigt werden.

2. Füge Personen hinzu

Du kannst neue Mitarbeitende erfassen oder eine externe Person anlegen. Im Gegensatz zu Mitarbeitenden werden externe Personen nicht bei KLARA Lohn aufgeführt, weil sie keine Lohnempfänger sind.

Hier findest du unsere detaillierte Anleitung zu den Grundeinstellungen deiner Mitarbeitenden: Mitarbeitende hinzufügen

Benötigte Infos: Persönliche Informationen, E-Mailadresse der Rapportierenden, Beschäftigungsgrad und Arbeitszeit, Urlaubsanspruch für das ganze Jahr und bei einem 100% Arbeitspensum.

4. Häufig gestellte Fragen

Was geschieht, wenn es noch keinen KLARA Benutzer für eine E-Mailadresse gibt?

Wird eine E-Mailadresse angegeben, erstellt KLARA automatisch einen Benutzer mit der Rolle “Zeit- und Materialrapporte”. Mehr Informationen findest du im Artikel zu Berechtigungen und Rollen.

Kann ich als Administrator meine eigene Arbeitszeit erfassen?

Ja, Administratoren müssen sich als Rapportierende hinzufügen, um ihre Arbeitszeit zu erfassen. Weitere Infos gibt es hier.

Wie kann ich sicherstellen, dass nicht jeder Benutzer auf alle Bereiche Zugriff hat?

Du kannst die Zugriffsrechte individuell konfigurieren, indem du die Rollen und Berechtigungen entsprechend zuweist. Eine Anleitung findest du hier.

2. Zeiterfassung in der MyKLARA App

Öffne die MyKLARA App auf deinem Smartphone.

Um die Zeiterfassung zu starten, tippe auf den Play Button. Dies startet den Timer, der läuft, bis du ihn stoppst.

Für manuelle Einträge wähle “Zeit erfassen” und gib die genauen Start- und Endzeiten deiner Arbeitszeiten ein.

Zusätzliche Einträge wie Pausen und Absenzen kannst du hinzufügen, indem du auf das Plus-Symbol (+) unten rechts auf dem Bildschirm tippst.

3. Den Überblick behalten

Deine Arbeitszeiten einsehen: Du kannst deine Arbeitszeiten und Pausen einfach in KLARA Time oder mit der MyKLARA App überprüfen. Im Browser findest du deine Zeiten im “Zeitrapporte”-Widget. Die App ermöglicht es dir, durch die Tage zu navigieren, um alle Einträge anzusehen.

Für Vorgesetzte und Administratoren: Als Vorgesetzter kannst du die Arbeitszeiten deiner Teammitglieder einsehen und bearbeiten. Administratoren und externe Benutzer mit den nötigen Berechtigungen haben Zugriff auf die Zeiterfassung aller Mitarbeitenden. Sie können Stammdaten verwalten und bei Bedarf Anpassungen vornehmen, was eine zentrale Kontrolle und Übersicht über die Arbeitszeiten im Unternehmen ermöglicht.

4. Häufig gestellte Fragen

Wie werden Absenzen in KLARA Time behandelt?

Absenzen wie Ferien oder Krankheitstage werden automatisch als Arbeitszeit angerechnet, während unbezahlte Absenzen oder Kompensation von Überstunden nicht als Arbeitszeit zählen.

Wann ist es sinnvoll, Arbeitszeiten oder Urlaubstage manuell zu korrigieren?

Es ist hilfreich, manuelle Anpassungen vorzunehmen, wenn du:

• Zu Beginn der Nutzung von KLARA Time angesammelte Arbeitsstunden und Urlaubstage übertragen möchtest.
• Ausgezahlte Überstunden abziehen möchtest.

Für Schritt-für-Schritt-Anweisungen findest du im entsprechenden Artikel.