Jusqu'à présent, tu payes des frais effectifs à tes collaborateurs. Mais tu commences à te rendre compte que cela demande beaucoup de travail. Il faut rassembler tous les justificatifs, les coller ou les photographier. Ensuite, les employés établissent une note de frais pour le remboursement — souvent seulement après de nombreux rappels.
La note de frais prend beaucoup de temps de travail. Un temps que tu préfères consacrer au travail quotidien. Mais il existe une solution plus simple — et c'est celle des frais forfaitaires. Savais-tu que tu peux soumettre un règlement des frais à l'administration fiscale cantonale pour examen, de sorte que tu puisses ensuite verser des frais forfaitaires ? Mais il y a encore d'autres raisons qui plaident en faveur d'un règlement des frais approuvé.
Le règlement des frais
Un règlement général des frais régit notamment les frais de déplacement, de repas et d'hébergement ainsi que les frais de représentation.
Le règlement des frais doit être approuvé, car l'administration fiscale se demande s'il s'agit vraiment de frais (dépenses) occasionnés aux collaborateurs par une mission professionnelle concrète ou d'un paiement de salaire dissimulé. En effet, les frais ne constituent normalement pas un revenu imposable.
Frais justifiés par l'usage professionnel
Les frais justifiés par des raisons professionnelles peuvent par exemple se présenter ainsi : Ton collaborateur doit se rendre de son lieu de travail chez une cliente. Comme le bureau de la cliente se trouve dans une autre ville et que d'autres clients sont visités dans les environs le même jour, ton collaborateur ne rentre que le soir ou le lendemain. Il y a donc des frais, car ton collaborateur avait une mission concrète (visites de clients).
Voici une liste des frais possibles s’il sont justifiés :
● Frais de voyage (billet de transport public, vol)
● Frais de repas et d'hébergement (déjeuner, dîner, nuitée)
● Frais de parking pendant les visites de clients
● Indemnité pour voiture privée si elle est utilisée à des fins professionnelles (indemnité kilométrique, consommation de carburant)
Si nous prenons le dernier point "Indemnisation de la voiture privée pour les déplacements chez les clients" et que tu paies pour cela à ton collaborateur un montant forfaitaire par kilomètre parcouru, l'administration fiscale peut remettre en question le montant, le nombre de trajets, etc. Dans ce cas, chaque trajet doit être enregistré et justifié. C'est pourquoi la règle s'applique ici aussi : un règlement des frais approuvé te permet d'économiser beaucoup d'énergie et d'efforts.
Dès que tu souhaites verser des frais forfaitaires à tes collaborateurs, comme pour :
● Repas de midi : 25 CHF par jour
● Repas du soir : 30 CHF par jour
● Indemnité kilométrique véhicule privé : 1 CHF par kilomètre parcouru
alors, il vaut la peine d'établir un règlement des frais, de le soumettre à l'administration fiscale cantonale et de le faire approuver. Cette approbation clarifie la situation pour toutes les parties. Pour l'administration fiscale, il est clair qu'il s'agit de frais forfaitaires qui sont justifiés et approuvés. Pour ton employé, il est clair que ces frais forfaitaires sont exonérés d'impôts et ne sont donc pas imposables en tant que revenu. En outre, il est clair pour toi, en tant qu'employeur, que tu ne dois pas payer d'assurance sociale sur les frais et que tu dois les mentionner correctement dans ton certificat de salaire. Comme tu le vois, toutes les parties profitent de cette solution.
Nous sommes bien sûr conscients que l'élaboration d'un règlement des remboursements de frais demande un effort. Mais cela en vaut la peine. Si tu as des collaborateurs qui décomptent les frais effectifs, mais que tu as toujours des discussions sur les justificatifs et la remise ponctuelle des notes de frais, tu seras content de pouvoir régler cela de la même manière pour tous les collaborateurs. Cela t'aide aussi lorsque ton entreprise se développe et que de plus en plus d'employés viennent s'y ajouter.
De nombreuses administrations fiscales cantonales mettent à disposition un modèle de règlement des frais sur leur site Internet. L'administration fiscale cantonale peut également être contactée à l'avance afin de déterminer s'il vaut la peine d'établir un règlement des frais pour ton entreprise.
