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Premiers pas

Configurer KLARA Projet

Environ 30 minutes.

Une demi-heure vraiment bien investie, car KLARA te fait gagner un temps fou.

Chapitre 2 Configurer le projet
  
Chapitre 1

Configurer le projet

C’est parti!

Astuce 
Tu as déjà accompli l’une des étapes ci-dessous? Passe à la suivante, tout simplement.

Rassemble les éléments dont tu vas avoir besoin.

  • Définition articles standard: désignation, code produit, prix, taux TVA, etc.

    Informations issues des offres et des factures déjà établies.

  • Types de service et tarifs horaires
    Informations issues des offres et des factures déjà établies.

  • Fiches collaborateurs: Dossiers des collaborateurs.

1. Saisir tes articles.

Pour pouvoir utiliser KLARA Projet, tu dois tout d'abord entrer tes marchandises, tes services et tes produits sous forme d’articles dans le système («Artikel hinzufügen» dans la vidéo). Cela te permet de définir les taux de TVA.

Informations requises: récapitulatif de tes marchandises, de tes services et de tes produits.

Bon à savoir

1. Les articles sont des éléments de base dans KLARA et ils représentent les différentes marchandises et services. Il s’agit par exemple de peintures murales, de produits de nettoyage, de services graphiques ou de conseil. Les collaborateurs d’un projet saisissent ensuite les consommations de fournitures dans le cadre du projet. Cela te permet, le cas échéant, de facturer ces travaux et ces frais au client directement.

2. Attention: il est nécessaire d’avoir au moins un article dont le type de produit est «Prestation de service» («Produkttyp» et «Dienstleistung» dans la vidéo) pour pouvoir créer des types de service. Plus d’informations à la 2e étape.

2. Définir tes types de service.

Introduis les types de service que tu utilises et définis les tarifs horaires de tes prestations. Les types de service peuvent par exemple être la gestion de projet, le conseil ou le secrétariat.

Informations requises: types de service et tarifs horaires.

Bon à savoir

Pour que le décompte de TVA puisse être établi correctement, tous les types de service renvoient à un article de la catégorie «Prestation de service» (voir la vidéo consacrée à la création d’un article «Erfasse deine Artikel»).

3. Ajouter des rapporteurs.

Attribue des déclarants à un projet pour que ces personnes puissent travailler sur ce projet. 

Informations requises: prénom, nom et adresse e-mail des rapporteurs.

Bon à savoir

1. Rapporteurs externes: si tu ne souhaites pas créer une fiche collaborateur pour chaque personne intervenant sur le projet, tu as la possibilité d’ajouter des rapporteurs externes. Note toutefois qu’il est actuellement impossible de transformer un rapporteur externe en collaborateur.

2. Droits utilisateurs: tous les rapporteurs sont autorisés par défaut à entrer leurs heures et les marchandises. Tu souhaites qu’un rapporteur puisse avoir accès à l’ensemble du projet? Pour cela, clique sur le point de menu «Utilisateurs» puis sélectionne l’option «Relations clients» pour la personne voulue.

3. Encore une chose: sais-tu que tu peux effectuer toute ta gestion RH dans KLARA? Établis rapidement et simplement tes bulletins de salaire et transmets les déclarations nécessaires aux administrations et aux assurances compétentes. Plus d’informations sur KLARA Salaire.

    
Chapitre 2

Travailler avec Projet

C’est parti!

Astuce 
Tu as déjà accompli l’une des étapes ci-dessous? Passe à la suivante, tout simplement.

1. Saisir une commande.

Entre les informations relatives à ta commande. D’une manière générale: plus les informations que tu renseignes sont nombreuses («Auftragsverwaltung > Aufträge > Neuen Auftrag erstellen» dans la vidéo) et plus tu pourras tirer parti des fonctions de KLARA Projet.

La marche à suivre pour saisir une commande.

La marche à suivre pour ajouter des rapporteurs.

2. Planifier un projet.

Saisis les tâches et attribue-les aux personnes qui en ont la charge. Tu peux fixer des budgets temps et matériel et définir une date de début et de fin.

Bon à savoir

1. La budgétisation de coûts, d’heures et de marchandises te donne des repères et te permet de planifier tes travaux.

2. Pour une visibilité encore plus grande sur ton projet, tu peux également rassembler plusieurs tâches dans un groupe.

3. Créer des rapports d'activité au quotidien.

Les collaborateurs de ton projet peuvent saisir les temps passés et les marchandises consommées – sur ordinateur ou depuis l’application myKLARA.

Pour cela, ils doivent télécharger l’application myKLARA depuis l’App Store ou sur Google Play.

New call-to-action New call-to-action

La marche à suivre pour créer un rapport de travail en tant que chef de projet.

La marche à suivre pour créer un rapport de travail en tant que collaborateur de projet.

4. Gérer et optimiser ton projet.

Pour gérer tes projets, tu as besoin de connaître les temps passés et les marchandises consommées. La fonction «Tâches» est essentielle. Elle est accessible depuis le sous-menu «Commandes» dans «Gestion des commandes».

De là, tu peux suivre tes activités et avoir une visualisation de tes tâches.

Visualisation des écarts entre Prévisionnel et Réel.

Bon à savoir

1. Pour pouvoir piloter ton projet le plus finement possible, il est essentiel que les rapports d'activité soient saisis de manière continue et régulière.

2. Veille à ce que l’état des tâches soit toujours actuel. De cette façon, tu sais toujours où tu en es – tes tâches sont réparties en trois catégories: «To Do», «En cours d’élaboration» et «Effectué».

3. Tu as une vue détaillée sur l’écart entre Prévisionnel et Réel de chaque tâche, ce qui te permet d’anticiper pour intervenir en cas de nécessité. Tu disposes également de statistiques à différents échelons: collaborateurs, projet ou global.

5. Facturer tes projets.

Tu établis des factures à tout moment directement sur la base des marchandises et des temps passés effectivement saisis. Tu peux envoyer tes factures sur papier, par e-mail ou grâce à la fonction «Print & Send» (imprimer et envoyer). Avec KLARA Print & Send, tu transmets tes factures en un clic à la Poste suisse. Elles arrivent ensuite directement dans la boîte aux lettres de tes clients.

La marche à suivre pour envoyer tes factures.

Avec KLARA Comptabilité, garde une vue détaillée sur tes commandes. 

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