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Erste Schritte

KLARA Projekt einrichten

Ungefähr 30 Minuten.

Scheint viel zu sein, lohnt sich aber!
Dank KLARA wirst du in Zukunft viel Zeit sparen.

Kapitel 1 Projekt: Einrichten
  
Kapitel 1

Projekt: Einrichten

Los geht’s!

Hinweis: 
Solltest du einen der folgenden Schritte schon erledigt haben, überspringe ihn einfach.

Bitte halte folgende Informationen bereit:

  • Definition von Standardartikeln inkl. Name, Artikelnummer, Preis, MWST-Satz etc. 

    Informationen aus deinen bisherigen Offerten und Rechnungen.

  • Leistungsarten und Stundensätze
    Informationen aus deinen bisherigen Offerten und Rechnungen.

  • Mitarbeiterstammdaten: Dateiordner deiner Mitarbeiter.

1. Erfasse deine Artikel.

Um KLARA Projekt zu nutzen, musst du zuerst deine Materialien, Dienstleistungen und Produkte als Artikel erfassen. Das erlaubt dir die Mehrwertsteuersätze festzulegen. Hier findest du unseren Leitfaden für die Grundeinstellungen deiner Artikel: Artikel einrichten

Benötigte Infos: Deine Materialien-, Dienstleistung- und Produktübersicht.

Gut zu wissen.

1. Artikel sind Basiskomponenten von KLARA und entsprechen den verschiedenen Materialien und Dienstleistungen. Das sind beispielsweise Wandfarbe, Reinigungsmittel, Grafiken oder Beratung. Die Projektmitarbeiter werden den Verbrauch später im Projekt rapportieren. So kannst du den Aufwand dem Kunden allenfalls direkt in Rechnung stellen.

2. Bitte beachte: Du solltest mindestens einen Artikel mit dem Produkttyp «Dienstleistung» wählen, damit du Leistungsarten erstellen kannst. Dazu mehr im nächsten Schritt.

2. Definiere deine Leistungsarten.

Erfasse deine Leistungsarten und lege die Stundensätze für deine Dienstleistungen fest. Beispiele für Leistungsarten sind: Projektleitung, Beratung, Sekretariat. 

Benötigte Infos: Leistungsarten und Stundensätze.

Gut zu wissen.

Damit in der MWST-Abrechnung alles korrekt ist, verweisen alle Leistungsarten auf einen Artikel mit dem Produkttyp «Dienstleistung» (gemäss Video «Erfasse deine Artikel»).

3. Füge deine Rapportierenden hinzu.

Füge Projektmitarbeiter hinzu, damit sie an dem Projekt arbeiten können. 

Benötigte Infos: Vorname, Name und E-Mail-Adresse der Rapportierenden.

Gut zu wissen.

1. Externe Rapportierende: Möchtest du Projektmitarbeiter nicht als Mitarbeiter in KLARA erfassen, hast du die Möglichkeit, externe Personen zu führen. Beachte aber, dass es derzeit leider nicht möglich ist, externe Rapportierende in interne Mitarbeiter umzuwandeln.

2. Nutzerrechte: Standardmässig können alle Rapportierenden ihre Arbeit und Arbeitsmaterialien erfassen. Möchtest du einem Rapportierenden Zugriff auf das gesamte Projekt geben? Wähle dazu im Untermenü «Benutzer» den Punkt «Kundenbeziehungen» aus.

3. Übrigens: Du kannst deine gesamte Mitarbeiterverwaltung in KLARA abwickeln. Erstelle einfach und schnell Lohnabrechnungen und übermittle die Lohnmeldungen elektronisch an die zuständigen Behörden und Versicherungen. Mehr Infos: KLARA Lohn.

    
Kapitel 2

Projekt: Arbeiten

Los geht’s!

Hinweis:
Sollte einer der Schritte für dich nicht relevant sein, überspringe ihn einfach.

1. Erfasse einen Auftrag.

Gib die Eckdaten deines Auftrags ein. Ganz allgemein: Je mehr Informationen du ausfüllst, desto effizienter kannst du die Funktionen von KLARA Projekt nutzen.

So erfasst du einen Auftrag.

So fügst du Rapportierende zum Auftrag hinzu.

2. Plane dein Projekt.

Erfasse Aufgaben («Tasks») und weise sie den verantwortlichen Personen zu. Für Material und Zeit kannst du Budgets festlegen und ein Start- und Enddatum definieren.

Gut zu wissen.

1. Die Budgetierung von Kosten, Zeit und Material dient dir zur Orientierung und Planung.

2. Um eine noch bessere Übersicht über dein Projekt zu haben, kannst du mehrere Aufgaben zu Gruppen bündeln.

3. Rapportiere im Alltag.

Deine Projektmitarbeiter können nun ihre Stunden und das verbrauchte Material rapportieren – am Computer oder via myKLARA App.

Dafür sollen sie die myKLARA App aus dem App Store oder Google Play herunterladen:

New call-to-action New call-to-action

So rapportierst du als Projektleiter.

So rapportierst du als Projektmitarbeiter.

4. Verwalte und optimiere dein Projekt.

Um deine Projekte zu verwalten, brauchst du Informationen über den aktuellen Zeit- und Materialaufwand deines Projekts. Hier steht die Funktion «Tasks» im Fokus. Diese findest du im Untermenü «Aufträge» unter «Auftragsverwaltung».

So gewinnst du den Überblick über deine Aufgaben.

So sieht der Soll-Ist-Vergleich aus.

Gut zu wissen.

1. Damit du einen möglichst genauen Einblick in dein Projekt bekommst, ist eine regelmässige und fortlaufende Rapportierung wichtig.

2. Achte auch darauf, dass der Status der Aufgaben immer aktuell ist. So hast du einen Überblick über deine Aufgaben – unterteilt in «To Do», «in Arbeit» und «Erledigt».

3. Du erhältst auch eine detaillierte Sicht auf den Soll-Ist-Stand jeder Aufgabe. So kannst du bei Bedarf frühzeitig eingreifen. Ausserdem hast du Einsicht in Statistiken auf Mitarbeiter-, Projekt- oder projektübergreifender Ebene.

5. Stelle deine Projekte in Rechnung.

So erstellst du Rechnungen jederzeit direkt aus der effektiven Zeit- und Materialerfassung. Du kannst deine Rechnungen als Papierdokument ausdrucken, per E-Mail oder mit «KLARA Print and Send» (Drucken und Senden) schicken. Mit KLARA Print and Send übergibst du deine Rechnungen per Knopfdruck an die Schweizerische Post. Sie landen danach direkt in den Briefkästen deiner Kunden.

So versendest du deine Rechnungen.

Mit der KLARA Buchhaltung hast du deine Aufträge im Blick.

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Unser KLARA Coach ist gerne für dich da! Als Profi auf seinem Fachgebiet hilft und unterstützt er dich. Sei es bei der Einrichtung, sonstigen Fragen oder Unklarheiten!

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