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Configurer KLARA Salaire

Environ 60 minutes

Une heure vraiment bien investie, car KLARA te fais gagner un temps fou.

Chapitre 1 Configurer le Salaire
  
Chapitre 1

Configurer le salaire

C’est parti!

Astuce 
Tu as déjà accompli l’une des étapes ci-dessous? Passe à la suivante, tout simplement.

Rassemble les éléments dont tu vas avoir besoin.

  • Code d’authentification (voir la vidéo ci-dessous)
    Tu peux en faire la demande dans KLARA. Il te parviendra par courrier.

  • Renseignements AVS
    Facture définitive pour l’année précédente ou facture d’acompte.

  • Déclarations électroniques de données salariales (ELM), profil des assurances AAP, LAAC ACIJ
    Tu peux déposer ta demande de profil ELM ici.

  • Primes LPP
    Tu peux obtenir ces renseignements auprès de ta caisse LPP. 

  • Coordonnées bancaires
    Contrat, extraits de compte ou e-banking.

  • Indications relatives à l’impôt à la source, si tu emploies des collaborateurs y étant assujettis
    Elles peuvent être obtenues auprès de l’office d’impôt compétent.

  • Certificats de salaire
    Certificats de salaire de l'année écoulée, s’ils ont été établis.

  • Fiches collaborateurs
    Dossiers des collaborateurs.

1. Authentifier l’entreprise.

Si tu fais authentifier ton entreprise, nous pouvons alors effectuer les télédéclarations administratives et transférer tes données de manière sécurisée. 

Informations requises: code d’authentification

Bon à savoir

Si tu as fait une demande pour obtenir un code d’authentification, la tâche «Saisir le code d’authentification» apparaît alors dans le tableau de bord. Souhaites-tu obtenir un nouveau code? Tu peux en faire la demande à tout moment. Le code sera envoyé, dans un délai de 5 jours ouvrés, par courrier postal à l'adresse de l’entreprise que tu auras indiquée. Attention: pense à effectuer l’authentification au moins 4 semaines avant de transmettre des données salariales.

2. Assurances.

Complète les informations requises en ce qui concerne les assurances pour que toutes les retenues sur salaire, les fiches de paie et les déclarations salariales électroniques puissent être établies correctement.

Informations requises: facture définitive de cotisations AVS pour l’année précédente ou facture d'acompte, déclaration électronique de données salariales (ELM), profil d’assurance AAP, LAAC, CAIJ, et primes CP.

Bon à savoir

Pour les déclarations salariales électroniques (ELM), KLARA a besoin de différentes informations qui ne figurent pas dans les polices d'assurance. Voilà pourquoi il est important de faire la demande de profils ELM. Retrouve ici les coordonnées des organismes auxquels t’adresser.

3. Coordonnées bancaires.

Tu souhaites payer les salaires directement depuis le compte bancaire de l'entreprise? Dans ce cas, renseigne tes coordonnées bancaires. Valide ensuite ce compte pour le règlement des salaires («Bankkonto für Lohnzahlungen» dans la vidéo) et KLARA exécutera les opérations automatiquement. 

Informations requises: numéro IBAN («IBAN-Nummer» dans la vidéo).

Bon à savoir

Il existe trois possibilités d’utiliser des comptes dans KLARA.

1. Compte bancaire pour paiement de salaires: si tu utilises KLARA Salaire, le règlement se fait directement depuis ce compte.

2. Compte bancaire pour les encaissements: si tu te sers de KLARA Gestion des commandes, ce compte sera indiqué sur tes factures et sur tes bulletins de versement.

3. Compte bancaire pour les paiements: si tu travailles avec KLARA Comptabilité, ce compte sera proposé par défaut lors de l’enregistrement de pièces comptables.

4. Indications concernant l’impôt à la source.

Si tu emploies des collaborateurs soumis à l’imposition à la source, tu dois alors entrer leur canton de résidence («Arbeitsort» et «Quellensteuerangaben» dans la vidéo) ainsi que le numéro de client IS.

Informations requises: numéro de client IS.

Bon à savoir

Tu peux obtenir ton numéro de client auprès de l’office d’impôt compétent. Attention: tu dois aussi modifier les informations relatives à l’impôt à la source pour les collaborateurs qui y sont assujettis (voir point 6).

5. Aspects relatifs aux certificats de salaire.

Introduis les informations de base pour que KLARA puisse établir les certificats de salaire («Lohnausweis» dans la vidéo) conformément à ce dont tu as besoin.

Informations requises: certificats de salaire de l'année écoulée, s’ils ont été établis.

Bon à savoir

La configuration générale s’applique aux certificats de salaire de l’ensemble des collaborateurs. Tu as toujours la possibilité de configurer des paramètres différents pour un collaborateur donné.

Une attestation de rentes est requise uniquement dans certains cas particuliers.

6. Enregistrer des collaborateurs.

Saisis l’ensemble des informations concernant tes employés pour que KLARA établisse correctement les bulletins de salaire («Mitarbeiter» et «Mitarbeiter verwalten» dans la vidéo).

Informations requises: toutes les données de base du collaborateur, les indications relatives au salaire et au contrat, aux assurances, à la caisse de pension, à l’impôt à la source (si nécessaire).

Bon à savoir

Crée des fiches collaborateurs correctes et complètes (époux, autres sources de revenu, etc.) Pour les collaborateurs assujettis à l’impôt à la source notamment, toutes les informations doivent être renseignées, y compris les allocations pour enfant et de formation professionnelle.

    
Chapitre 2

Travailler avec le salaire

C’est parti!

Astuce 
Tu as déjà accompli l’une des étapes ci-dessous? Passe à la suivante, tout simplement.

1. Traiter les salaires.

Découvre ici comment vérifier et traiter les salaires («Lohnverarbeitung» dans la vidéo). Attention: dès que tu as traité les salaires, tu ne peux plus effectuer aucune modification. Assure-toi bien de l’exactitude de toutes les informations avant de poursuivre.

Bon à savoir

1. Si tu souhaites émettre un paiement, télécharge le fichier de transfert de données créé vers ta plateforme d’e-banking.

2. Certains établissements bancaires te donnent même la possibilité de synchroniser ton compte bancaire directement avec ton compte KLARA. Cela te permet de transférer les informations de paiement directement vers ta solution d’e-banking. Découvre dans le Widget Store si ta banque supporte cette fonction.

3. Dans les deux cas, il te suffit ensuite de valider les paiements dans ta solution d’e-banking. 

2. Transmettre l’impôt à la source.

Transmets l’impôt à la source pour les collaborateurs qui y sont assujettis (tâche «Quellensteuerübermittlung» dans la vidéo).

Bon à savoir

Après avoir traité les salaires, une nouvelle tâche apparaît chaque mois dans ton tableau de bord, te demandant d’effectuer la transmission de l’impôt à la source. Tu peux réaliser le transfert d’un simple clic sur le bouton «Comptabiliser et payer». Déclare l’impôt à la source directement après avoir réglé les salaires, cela simplifiera les choses et évitera d’éventuelles incohérences.

3. Déclarer les salaires électroniquement.

Tu effectues le traitement de tes salaires avec KLARA depuis un an au moins? Ou bien depuis la création de ton entreprise? Dans ce cas, tu peux effectuer la déclaration des salaires auprès des assurances sociales compétentes par voie électronique.

Bon à savoir

La tâche «Déclaration électronique des salaires» apparaîtra dans ton tableau de bord une fois que tu auras finalisé le traitement des salaires de décembre.

4. Modifier le taux d’occupation ou le salaire.

Tu peux à tout moment modifier les paramètres des fiches collaborateurs. De plus avec la barre temporelle dans «Modifier l'embauche», tu peux entrer les modifications qui sont prévues pour une date ultérieure. Comme ça, c'est fait et tu n'as plus à y penser.

Bon à savoir

Tu peux aussi procéder à des modifications pour une période située dans le passé. KLARA recalcule pour toi tous les décomptes de salaire rétroactivement et reprend les ajustements dans la période actuelle.

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