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Erste Schritte

KLARA Lohn einrichten

Ungefähr 60 Minuten

Der Aufwand lohnt sich: Dank KLARA sparst du in Zukunft viel Zeit.

Kapitel 1 Lohn: Einrichten
  
Kapitel 1

Lohn: Einrichten

Los geht’s!

Hinweis: 
Solltest du einen der folgenden Schritte schon erledigt haben, überspringe ihn einfach.

Bitte halte folgende Informationen bereit:

  • Authentifizierungscode (gemäss unten stehendem Video)
    Du kannst diesen in KLARA bestellen. Er wird per Brief zugestellt.

  • AHV-Details
    Schlussrechnung des Vorjahres oder Kontorechnung.

  • Elektronische Lohnmeldung (ELM), Profile der Versicherungen UVG, UVGZ, KTG
    Hier kannst du deine ELM Profile anfordern.

  • BVG-Prämien
    Kannst du bei deinem BVG-Anbieter anfragen. 

  • Bankangaben
    Vertrag, Kontoauszug oder E-Banking.

  • Quellensteuerangaben, falls du quellensteuerpflichtige Mitarbeitende beschäftigst
    Beim zuständigen Steueramt erhältlich.

  • Lohnausweisangaben
    Lohnausweise des Vorjahres, falls vorhanden.

  • Mitarbeiterstammdaten
    Dateiordner deiner Mitarbeiter.

1. Firma authentifizieren.

Wenn du deine Firma authentifizierst, können wir deine Daten sicher an die zuständigen Behörden weiterleiten. 

Benötigte Infos: Authentifizierungscode.

Gut zu wissen.

Hast du einen Authentifizierungscode bestellt, erscheint die Aufgabe «Authentifizierungscode erfassen» im Dashboard. Möchtest du einen neuen Code anfordern? Das ist jederzeit möglich. Der Code wird per Briefpost innerhalb von 5 Arbeitstagen an deine angegebene Firmenadresse gesendet. Bitte beachte: Du solltest die Authentifizierung mindestens 4 Wochen vor der Lohnübermittlung durchführen.

2. Versicherungsangaben.

Ergänze deine Versicherungsangaben, damit alle Lohnabzüge stimmen und deine Lohnabrechnungen und elektronische Lohnmeldungen korrekt erstellt werden können.

Benötigte Infos: AHV Schlussrechnung des Vorjahres oder Kontorechnung, Elektronische Lohnmeldung (ELM), Profile der Versicherungen UVG, UVGZ, KTG und BVG Prämien.

Gut zu wissen.

Für die Elektronische Lohnmeldung (ELM) benötigt KLARA verschiedene Informationen, die nicht in den Versicherungspolicen enthalten sind. Deshalb ist es wichtig, ELM-Profile anzufordern. Hier geht’s zur Liste der Kontakte, bei denen du dies tun kannst.

3. Bankdaten erfassen.

Möchtest du die Löhne direkt vom Bankkonto des Unternehmens bezahlen? Dann erfasse deine Bankangaben. Gebe anschliessend das Konto für Lohnauszahlungen frei. So führt KLARA Zahlungen automatisch durch. 

Benötigte Infos: IBAN Nummer.

Gut zu wissen.

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, Konti in KLARA zu verwenden.

  1. Bankkonto für Lohnzahlungen: Verwendest du KLARA Lohn, werden die Löhne direkt über dieses Konto bezahlt.
  2. Bankkonto für Forderungen: Verwendest du die KLARA Auftragsverwaltung, wird dieses Konto auf deiner Rechnung und Einzahlungsscheinen aufgedruckt.
  3. Bankkonto für Verbindlichkeiten: Verwendest du die KLARA Buchhaltung, wird dieses Konto als Default-Vorschlag bei der Verbuchung von Belegen vorgeschlagen.

4. Quellensteuerangaben.

Falls du quellensteuerpflichtige Mitarbeiter beschäftigst, solltest du deren Wohnkanton und die Quellensteuer-Kundennummer erfassen.

Benötigte Infos: Quellensteuer Kundennummer.

Gut zu wissen

Du kannst deine Kundennummer beim zuständigen Steueramt anfragen. Bitte beachte: Zusätzlich solltest du die Quellensteuerangaben für die quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden anpassen (siehe Schritt 6).

5. Lohnausweisangaben.

Erfasse die grundlegenden Angaben, damit KLARA die Lohnausweise genau nach deinen Bedürfnissen erstellt.

Benötigte Infos: Lohnausweis des Vorjahres, falls vorhanden.

Gut zu wissen

Die allgemeinen Konfigurationen gelten für die Lohnausweise deiner ganzen Belegschaft. Du hast immer die Möglichkeit Abweichungen beim entsprechenden Mitarbeiter zu hinterlegen.

Eine Rentenbescheinigung ist nur in Ausnahmefällen notwendig.

6. Mitarbeiter erfassen.

Erfasse deine Mitarbeiter vollständig, damit KLARA deine Lohnabrechnungen korrekt erstellt.

Benötigte Infos: Alle Stammdaten des Mitarbeiters, Lohn- und Vertragsangaben, Versicherungen und Pensionskasse, Quellensteuerangaben (falls pflichtig).

Gut zu wissen

Erfasse alle Mitarbeitende sauber und vollständig (Ehepartner, andere Einkommen, etc.). Insbesondere bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitern müssen alle Angaben vollständig sein inkl. allfälligen Kinder- und Ausbildungszulagen.

    
Kapitel 2

Lohn: Arbeiten

Los geht’s!

Hinweis: 
Solltest du einen der folgenden Schritte schon erledigt haben, überspringe ihn einfach.

1. Lohnabrechnung erstellen.

So prüfst und erstellst du Lohnabrechnungen. Bitte beachte: Sobald du die Lohnabrechnung durchgeführt hast, kannst du keine Änderungen mehr vornehmen. Stelle also sicher, dass alles korrekt ist, bevor du weitermachst.

Gut zu wissen.

1. Um eine Zahlung auszulösen, solltest du das generierte Zahlungs-File in deinem E-Banking hochladen.

2. Bei ausgewählten Finanzinstituten hast du sogar die Möglichkeit, deinen KLARA Account direkt mit dem Bankkonto zu synchronisieren. So überträgst du Zahlungsinformationen direkt ins E-Banking. Im Widget Store erfährst du, ob deine Bank auch dabei ist.

3. In beiden Fällen gibst du die Zahlungen in deinem E-Banking nur noch frei. 

2. Quellensteuer übermitteln.

Übermittle die Quellensteuer für quellensteuerpflichtige Mitarbeiter.

Gut zu wissen.

Nachdem du die Lohnabrechnung durchgeführt hast, erscheint jeden Monat in deinem Dashboard eine neue Aufgabe mit der Bitte um die Übermittlung der Quellensteuer. Du kannst die Übertragung einfach mit einem Klick auf den Button «Play» durchführen. Führe die Quellensteuer Meldung jeweils direkt nach den Lohnzahlungen durch, um Komplikationen bei der Meldung zu vermeiden. 

3. Elektronische Lohnmeldung durchführen.

Du hast seit mindestens einem Jahr Lohnabrechnungen über KLARA erstellt? Oder seit der Gründung deiner Firma? Dann kannst du per Ende Jahr die Elektronische Lohnmeldung an die zuständigen Sozialversicherungen vornehmen.

Gut zu wissen.

Die Aufgabe «Übermittlung der elektrischen Lohnmeldung» erscheint erst dann in deinem Dashboard, wenn du die Dezember-Löhne abgerechnet hast.

4. Pensum- oder Lohnanpassungen.

Du kannst jederzeit Anpassungen zur Anstellung deiner Mitarbeitenden vornehmen. Ausserdem trägst du über den Zeitstrahl Änderungen ein, die in der Zukunft liegen. So musst du nicht mehr daran denken.

Gut zu wissen.

Du hast auch die Möglichkeit, Änderungen in einer vergangenen Periode durchzuführen. KLARA berechnet für dich erneut alle Lohnabrechnungen rückwirkend, und transferiert die Anpassungen in die aktuelle Periode.

Benötigst du Unterstützung?

Unser KLARA Coach ist gerne für dich da! Als Profi auf seinem Fachgebiet hilft und unterstützt er dich. Sei es bei der Einrichtung, sonstigen Fragen oder Unklarheiten!

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