La clôture annuelle des comptes est une tâche cruciale de la comptabilité d'entreprise en Suisse. Pourtant, cette perspective provoque souvent des sueurs froides. Par où commencer ? Quels aspects faut-il surveiller ? Ai-je tout pris en compte ? Pour que ton bilan annuel se déroule sans stress, nous te présentons ici tout ce qu'il te faut.
Condition préalable : tous les justificatifs doivent être correctement enregistrés. Les logiciels de comptabilité sont une aide précieuse, garantissant que tout est correctement comptabilisé et que rien n'est oublié. Ils te permettent aussi d'avoir rapidement tous les documents nécessaires pour ta fiduciaire.
1 Reports de soldes
Pour les comptes de bilan, le solde doit être reporté dans le nouvel exercice. Veille à ce que les reports de solde actuels correspondent à ceux qui ont été validés lors de la dernière clôture annuelle.
2 Perte et bénéfice
La perte et le bénéfice de l'année précédente ont-ils été décidés et correctement comptabilisés ? La constitution de réserves a-t-elle encore été décidée ? Si oui, pense à les comptabiliser également correctement. Le solde du report de bénéfice et de perte doit correspondre à l'annexe des comptes annuels "Proposition d'affectation du bénéfice au bilan".
3 Comptes bancaires et caisse
Assure-toi que le compte dans la comptabilité présente le même solde que le relevé bancaire. De même, le solde de la caisse doit correspondre au relevé de caisse. N'oublie pas le compte de garantie de loyer !
Si tu travailles avec des devises étrangères, comptabilise-les au taux de clôture de l'année selon l'Administration fédérale des contributions. En cas d'incohérences lors du rapprochement, vérifie le solde de chaque mois jusqu'à trouver l'erreur.
Conseil : Rapproche tes comptes régulièrement ! Cela te fera gagner du temps et épargnera tes nerfs lors de la clôture annuelle. Avec le rapprochement bancaire automatique inclus dans l'abonnement KLARA Business, tu le fais en quelques minutes d'un simple clic.
4 Débiteurs et créanciers
Tu ne pratiques pas la comptabilité en partie double ? Alors crée à la date de clôture une liste des postes ouverts : une pour les débiteurs et une autre pour les créanciers, où tu notes les factures encore ouvertes à la fin de l'exercice. Ajoute aussi une colonne indiquant la date de paiement de ces factures. Nous te recommandons de joindre une copie des factures impayées. Le solde (total) des postes ouverts est comptabilisé à la date de clôture, afin qu'il corresponde à la liste dans la comptabilité.
5 Comptes de régularisation
Les comptes de régularisation, c'est-à-dire les avoirs et les dettes, sont souvent un casse-tête. Dissous les comptes de régularisation actifs (CCA) ainsi que les comptes de régularisation passifs (CCP) au début de l'exercice et comptabilise-les à la clôture de l'exercice.
6 Stocks de marchandises et actifs immobilisés
Evalue tes stocks de marchandises, tes produits semi-finis, tes travaux en cours et enregistre cette valeur dans ta comptabilité. Savais-tu que tu peux les évaluer à 2/3 ? Cela doit simplement être indiqué clairement dans l'annexe. Il est par contre interdit de surévaluer ces postes. Les actifs immobilisés doivent être amortis chaque année, conformément au tableau d'amortissement de l'administration fédérale des contributions. Cela peut être à partir de la valeur comptable ou de la valeur d'acquisition. L'important est de le faire de la même manière chaque année.
7 Salaires
Vérifie que les salaires ont été ajustés et comptabilisés en brut. Si tu ne tiens pas de comptabilité salariale, il est préférable de joindre une fiche de salaire par personne travaillant pour toi. Veille à ce que le solde du compte de salaire corresponde à celui de la déclaration de salaire AVS.
Si tu as des collaborateurs qui ne sont pas soumis à l'AVS, par exemple des apprentis ou des personnes à la retraite, nous te recommandons de tenir plusieurs comptes de salaire dans la comptabilité financière.
Conseil : KLARA Salaire se charge de ton décompte et de la comptabilisation des salaires de manière automatisée et conforme aux impôts. KLARA est ton programme de salaires en ligne pour la transmission électronique des déclarations de salaires et des impôts à la source aux autorités et aux assurances.
8 Assurances sociales
Ici, tu dois veiller à comptabiliser correctement toutes les factures finales des différentes assurances sociales (AVS, AI, AC, LPP, LAA et IJM). Pense à mettre une copie du décompte annuel (décompte final) dans le classeur de clôture.
9 Parts privées
Tes collaborateurs utilisent une voiture de fonction ? Tu trouveras ici toutes les informations sur le thème de la part privée pour les véhicules d'entreprise, du calcul à la déclaration dans le certificat de salaire.
10 TVA
L'Administration fédérale des contributions (AFC) exige une concordance annuelle. Il faut en déduire que les chiffres d'affaires imposables correspondent aux chiffres d'affaires déclarés et au contrôle de la TVA. Vérifie si le solde du compte de décompte TVA correspond à la dernière déclaration déposée. Assure-toi également que tous les comptes d'impôt préalable ainsi que le compte de TVA sont à zéro. Enfin, vérifie si des corrections TVA pour les différents trimestres ou semestres doivent être déposées.
Des questions sur la TVA ? Tu trouveras ici des réponses complètes sur la TVA.
11 Provisions
N'oublie pas de constituer des provisions. Les plus importantes sont :
- Ducroire (pertes présumées sur les débiteurs) sur les débiteurs. Sur le plan fiscal, 5 pour cent des créances nationales et 10 pour cent des créances étrangères sont reconnues.
- Tiers de marchandises (voir point 6)
- Provisions de garantie : par exemple deux pour cent du chiffre d'affaires annuel des deux dernières années).
- Provisions pour vacances et heures supplémentaires : Les feuilles de saisie des temps doivent être signées par les collaborateurs.
- Provisions pour litiges : Pas de constitution arbitraire, il doit s'agir de litiges présumés réels.
- Provisions pour impôts : Oui, tu peux les déduire des impôts. Pour le calcul, les cantons proposent un outil de calcul sur la page d'accueil de l'administration fiscale concernée.
12 Tes comptes annuels sont-ils complets ?
Les entreprises individuelles et les sociétés en nom collectif dont le chiffre d'affaires annuel ne dépasse pas 500 000 CHF peuvent baser leurs comptes sur un état des recettes et des dépenses. Toutes les autres sont tenues de tenir une comptabilité ordinaire. Pour cela, des comptes annuels complets comprennent un bilan, un compte de résultat, une annexe, l'affectation du bénéfice, le procès-verbal de l'AG. Bien entendu, tous les documents doivent être signés par l'organe compétent.
13 Documentation
Les responsables doivent conserver les livres de comptes pendant dix ans. En cas de contrôle, par exemple par l'administration fiscale, le service de la TVA ou l'AVS, ils doivent pouvoir présenter ces livres. Habituellement, les documents suivants sont demandés lors de tels contrôles :
- comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe, affectation du bénéfice, procès-verbal de l'AG)
- Feuilles de compte
- Justificatif des écritures de clôture et autres listes comme la liste des véhicules et la comptabilité des immobilisations
- Fiches de salaire, certificats de salaire et récapitulatifs de salaire
- Relevés bancaires
- Déclarations de TVA et réconciliations annuelles
14 Dates importantes en 2024
Pour que tu puisses commencer le nouvel exercice de manière organisée, voici pour finir un aperçu des dates les plus importantes :
- 1er janvier : Vérifie si les taux de primes suivants ont été adaptés : Assurances sociales des caisses de compensation (AVS, AI, CAF), indemnités journalières de maladie et d'accident. Vérifie également la caisse de pension et les déductions par collaborateur.
- 31 janvier : déclarations de la masse salariale de toutes les assurances sociales.
- 28 février : déclaration de la TVA.
- 30 juin (ou 6 mois après la clôture de l'exercice) : Clôture annuelle des comptes.
- 30 août : réconciliation annuelle de la TVA.
- Le délai de dépôt de la déclaration d'impôt est réglementé au niveau cantonal et doit être déposé entre le 30 avril et le 30 septembre.
