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Configurer la gestion des mandats KLARA

Chapitre 1 Configurer la gestion des mandats
  
Chapitre 1

Configurer la gestion des mandats

Temps nécessaire : environ 60 minutes.

L'effort en vaut la peine: Grâce à KLARA, tu gagneras beaucoup de temps à l'avenir.

C'est parti !

Remarque: 
Si tu as déjà effectué l'une des étapes suivantes, il suffit de la sauter.

Veuillez préparer les informations suivantes :

  • Indications sur la TVA (tu peux les demander à l'agent fiduciaire ou à l'Office fédéral des impôts) 
  • les coordonnées de tes clients et partenaires
  • De l'ancienne solution de gestion des clients.
  • Définition d'articles standard, y compris le nom, le numéro d'article, le prix, le taux de TVA, etc.
  • Informations tirées de tes offres et factures précédentes.
  • Mise en page de ta documentation
  • Anciens modèles à comparer 

1. Données relatives à la TVA

Les indications relatives à la TVA sont enregistrées sous "Entreprise - TVA". Pour que tu puisses établir tes factures conformément à la loi, tu dois indiquer dans KLARA si tu es assujetti à la TVA ou non. Si tu utilises également KLARA Comptabilité, tes chiffres d'affaires seront automatiquement reportés correctement dans le décompte TVA.

Informations requises : Numéros TVA, méthode de décompte (taux effectif ou taux de la dette fiscale nette), mode de décompte (encaissé ou convenu). 

Bon à savoir

Si tu ne connais pas ces informations, tu peux les demander à ton agent fiduciaire ou à l'Administration fédérale des contributions. Assure-toi que tes données TVA sont correctement saisies. Tu es tenu d'indiquer à tes clients la TVA correcte sur la facture. 

2. Données bancaires

Tes données bancaires doivent être indiquées pour que le compte de ton entreprise soit imprimé sur les factures et les bulletins de versement. Tes clients sauront ainsi où effectuer le virement. Tu peux enregistrer ces données sous "Entreprise - Relations bancaires".

Informations nécessaires : Numéro IBAN

Bon à savoir 

Il existe trois possibilités différentes d'utiliser des comptes dans KLARA.

  1. Compte bancaire pour le paiement des salaires: Si tu utilises KLARA Salaire, les salaires seront payés directement via ce compte.
  2. Compte bancaire pour les créances: Si tu utilises la gestion des commandes KLARA, ce compte sera imprimé sur ta facture et tes bulletins de versement.
  3. Compte bancaire pour les dettes: Si tu utilises KLARA Comptabilité, ce compte est proposé par défaut lors de la comptabilisation des documents.

3. Clients et partenaires

Importe tes clients et partenaires : tes factures, offres et autres documents sont ainsi correctement adressés. Obtiens des statistiques sur le statut des offres, des factures et de l'historique - pour chaque contact.

Informations requises : Informations de contact des clients.

Bon à savoir

    1. Tu n'as pas besoin d'importer immédiatement tous tes clients. Tu peux le faire à tout moment dans KLARA  ; par exemple lorsque tu es en train de rédiger une offre ou une facture.
    2. Télécharge l'application myKLARA sur l'App Store ou Google Play. Tu as ainsi accès à tout moment aux données de tes clients, même via leur smartphone.

      New call-to-action  New call-to-action

4. Articles

La saisie des articles est nécessaire pour définir les prix, la TVA et d'autres infos en rapport avec tes produits et services. Et le meilleur dans tout ça : tu gagnes un temps précieux, car la gestion des commandes et la comptabilité KLARA s'échangent automatiquement toutes les informations pertinentes. Tu trouveras ici notre guide pour les paramètres de base de tes articles : Configurer les articles 

Données complètes de tes articles, y compris le nom, le numéro d'article, le prix, le taux de TVA, etc.

Bon à savoir

Si tu ne travailles pas avec la comptabilité KLARA, tu peux renoncer aux articles. Mais tu perdras alors tout le temps économisé grâce à l'utilisation conjointe de la gestion des commandes KLARA et de la comptabilité KLARA. 

5. Mise en page

Personnalise la mise en page, les textes et même la numérotation de tes offres, factures, confirmations de commande et bons de livraison - pour une présentation cohérente de l'entreprise.

Informations requises : Templates précédents à comparer.

 

Bon à savoir

Tu n'es pas obligé de personnaliser la mise en page. Au lieu de cela, tu peux utiliser la mise en page standard que KLARA met à ta disposition. Tu veux de l'aide ? Tu peux réserver notre offre "Adaptation de la mise en page"  et nous nous occupons des adaptations !

   
Chapitre 2

Travailler sur la gestion des mandats

1. Créer un ordre

Avec tes commandes, tu gères toute la documentation. Cela comprend les offres, les confirmations de commande, les bons de livraison ou les factures. Il n'est pas nécessaire de créer d'abord une commande. Dès qu'un document est saisi, une commande est automatiquement créée.

2. Rédiger des documents

Saisis ton document. Tu peux commencer là où cela est pertinent pour ton processus de vente, c'est-à-dire par exemple avec une offre ou directement avec la facture.

Bon à savoir

Modifie ton document, par exemple l'offre et transforme-la directement en confirmation de commande ou transforme la confirmation de commande en facture.

3. Envoyer des documents

Avec KLARA, tu as plusieurs possibilités pour envoyer tes documents

  1. Courrier électronique
  2. Imprimer un document papier
  3. "KLARA Print and Send" : avec Print and Send, il te suffit d'appuyer sur un bouton pour remettre tes documents à la Poste suisse. Ils arrivent ensuite directement dans les boîtes aux lettres de tes clients.
  4. Envoi intelligent (eBill et eLetter).

2. Planification du chiffre d'affaires et opportunités

Suis visuellement le statut de tes offres et mets de l'ordre dans le processus de vente. 

Tu as besoin d'aide ?

Notre coach KLARA se tient à ta disposition ! En tant que professionnel dans son domaine, il t'aide et te soutient. Qu'il s'agisse de l'installation, d'autres questions ou d'incertitudes ! 

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