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Erste Schritte

KLARA Auftragsverwaltung einrichten

Kapitel 1 Auftragsverwaltung: Einrichten
  
Kapitel 1

Auftragsverwaltung: Einrichten

Benötigte Zeit: Ungefähr 60 Minuten.

Der Aufwand lohnt sich: Dank KLARA sparst du in Zukunft viel Zeit.

Los geht’s!

Hinweis: 
Solltest du einen der folgenden Schritte schon erledigt haben, überspringe ihn einfach.

Bitte halte folgende Informationen bereit:

  • Mehrwertsteuerangaben (Kannst du beim Treuhänder oder dem Eidgenössischen Steueramt anfragen) 
  • Kontaktinformationen deiner Kunden und Partner
  • Aus der bisherigen Kundenverwaltungslösung.
  • Definition von Standard Artikel inkl. Name, Artikelnummer, Preis, MWST-Satz etc.
  • Informationen aus deinen bisherigen Offerten und Rechnungen.
  • Layout deiner Dokumentation
  • Ehemalige Templates zum Vergleichen

1. Mehrwertsteuerangaben

Unter «Firma – MWST» werden die MWST-Angaben hinterlegt. Damit du deine Rechnungen gesetzeskonform erstellst, musst du in KLARA angeben, ob du MWST-pflichtig bist oder nicht. Verwendest du auch die KLARA Buchhaltung, werden deine Umsätze automatisch richtig in die MWST-Abrechnung übertragen.

Benötigte Infos: MWST Nummern, Abrechnungsmethode (Effektiv oder Saldosteuersatz), Abrechnungsart (vereinnahmt oder vereinbart).

Gut zu wissen.

Falls dir diese Angaben nicht bekannt sind, kannst du diese bei deinem Treuhänder oder der Eidgenössischen Steuerverwaltung anfragen. Bitte vergewissere dich, dass deine MWST-Angaben korrekt erfasst sind. Du bist verpflichtet deinen Kunden die korrekte MWST auf der Rechnung auszuweisen.

2. Bankdaten.

Deine Bankdaten müssen angegeben werden, damit dein Firmenkonto auf Rechnungen und Einzahlungsscheinen aufgedruckt wird. So wissen deine Kunden, wohin sie die Überweisung tätigen sollen. Du kannst die Daten unter «Firma – Bankbeziehung» hinterlegen.

Benötigte Infos: IBAN Nummer

Gut zu wissen.

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, Konti in KLARA zu verwenden.

  1. Bankkonto für Lohnzahlungen: Verwendest du KLARA Lohn, werden die Löhne direkt über dieses Konto bezahlt.
  2. Bankkonto für Forderungen: Verwendest du die KLARA Auftragsverwaltung, wird dieses Konto auf deiner Rechnung und Einzahlungsscheinen aufgedruckt.
  3. Bankkonto für Verbindlichkeiten: Verwendest du die KLARA Buchhaltung, wird dieses Konto als Default-Vorschlag bei der Verbuchung von Belegen vorgeschlagen.

3. Kunden und Partner

Importiere deine Kunden und Partner: So sind deine Rechnungen, Offerten und weitere Dokumente korrekt adressiert. Erhalte Statistiken über den Status von Offerten, Rechnungen und Verläufen – für jeden Kontakt.

Benötigte Infos: Kontaktinformationen der Kunden.

Gut zu wissen.

  1. Du musst nicht sofort alle deine Kunden importieren. Das kannst du in KLARA  jederzeit nachholen – zum Beispiel wenn du gerade dabei bist, eine Offerte oder Rechnung zu schreiben.
  2. Lade die myKLARA App aus dem App Store oder Google Play herunter. So hast du jederzeit Zugriff auf die Daten deiner Kunden, auch über das Smartphone.

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4. Artikel

Die Erfassung von Artikeln ist notwendig, um Preise, Mehrwertsteuer und andere Infos in Bezug auf deine Produkte und Dienstleistungen zu definieren. Und das Beste daran: Du sparst wertvolle Zeit, da die Auftragsverwaltung und die KLARA Buchhaltung automatisch alle relevanten Informationen untereinander austauschen. Hier findest du unseren Leitfaden für die Grundeinstellungen deiner Artikel: Artikel einrichten 

Komplette Angaben deiner Artikel inkl. Name, Artikelnummer, Preis, MWST-Satz etc.

Gut zu wissen

Wenn du nicht mit der KLARA Buchhaltung arbeitest, kannst du auf die Artikel verzichten. Dadurch verlierst du jedoch die gesamte Zeiteinsparung, die durch die gemeinsame Nutzung der KLARA Auftragsverwaltung und KLARA Buchhaltung anfällt.

5. Layout

Personalisiere das Layout, die Texte und auch die Nummerierung deiner Offerten, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine – für einen konsistenten Firmenauftritt.

Benötigte Infos: Ehemalige Templates zum Vergleichen.

 

Gut zu wissen

Du bist nicht gezwungen, das Layout anzupassen. Stattdessen kannst du das Standardlayout verwenden, dass KLARA dir zur Verfügung stellt. Möchtest du Unterstützung? Du kannst unser Angebot «Layout Anpassung»  buchen und wir kümmern uns um die Anpassungen!

   
Kapitel 2

Auftragsverwaltung: Durchstarten

1. Auftrag erstellen

Mit deinen Aufträgen verwaltest du die ganze Dokumentation. Dazu gehören Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen. Es ist nicht notwendig, zuerst einen Auftrag zu erstellen. Sobald ein Dokument erfasst wird, wird automatisch auch ein Auftrag angelegt.

2. Dokumente schreiben

Erfasse dein Dokument. Du kannst dort beginnen, wo es für deinen Verkaufsprozess relevant ist, also z.B. mit einer Offerte oder auch direkt mit der Rechnung.

Gut zu wissen.

Bearbeite dein Dokument, z.B. die Offerte und wandle sie direkt in eine Auftragsbestätigung um oder mache aus der Auftragsbestätigung eine Rechnung . 

3. Dokumente verschicken

Mit KLARA hast du verschiedene Möglichkeiten, deine Dokumente zu versenden

  1. E-Mail
  2. Papierdokument ausdrucken
  3. «KLARA Print and Send»: Mit Print and Send übergibst du deine Dokumente per Knopfdruck an die Schweizerische Post. Sie landen danach direkt in den Briefkästen deiner Kunden.
  4. Smart-Versand (eBill und eLetter). Hier  findest du mehr Informationen.

4. Umsatzplanung und -chancen

Verfolge visuell den Status deiner Offerten und bringe Ordnung in den Verkaufsprozess.

Benötigst du Unterstützung?

Unser KLARA Coach ist gerne für dich da! Als Profi auf seinem Fachgebiet hilft und unterstützt er dich. Sei es bei der Einrichtung, sonstigen Fragen oder Unklarheiten!

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