KLARA Prenotazione appuntamenti online
Circa 45 Minuti
Lo sforzo ne vale la pena: grazie a KLARA in futuro risparmierai tempo e potrai offrire ai tuoi clienti un nuovo approccio online.
Configurare Prenotazione appuntamenti online
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Indicazione:
Se hai già effettuato uno dei passi seguenti, non devi far altro che tralasciarlo.
Tieni a portata di mano le informazioni seguenti.
- Orari di apertura
I tuoi orari di apertura, inclusi gli orari di apertura speciali nei giorni festivi.
-
Servizi prenotabili
Dovresti aver definito quali servizi vuoi rendere prenotabili. -
Informazioni sui tuoi collaboratori e freelance
Dovresti aver definito quali collaboratori e freelance desideri visualizzare nella Prenotazione appuntamenti. -
Conoscere il tuo equipaggiamento
vDovresti sapere quale equipaggiamento desideri rendere prenotabile per i tuoi servizi. -
Logo della ditta
Un simbolo che identifica pienamente la tua azienda.
1. Comprendere il tuo dashboard principale.
Non appena ti sarai abbonato al widget Prenotazione appuntamenti, nel menu principale, a sinistra, sarà visualizzato il nuovo tab “Prenotazione appuntamenti”: Lì troverai la configurazione e lo Smart Booking Control (vista Prenotazione appuntamenti).
2. Registrare le filiali e gli orari di apertura.
Registra le tue filiali e i tuoi orari di apertura in “Ditta” al punto “Luogo di lavoro & orari di apertura”. Ciò è importante affinché le prenotazioni vengano effettuate al posto giusto e solo durante gli orari di apertura.
Buono a sapersi
Registra anche i tuoi orari di apertura speciali, come Natale, Pasqua, ecc. Questi saranno sincronizzati con la tua Prenotazione appuntamenti online, cosicché nessuna prenotazione possa essere effettuata quando tu sei chiuso.
3. Registrare gli articoli.
Per ogni prestazione di servizio (ogni servizio) che desideri offrire, devi creare un articolo corrispondente.
Esempio: “Articolo Lavaggio, Taglio, Asciugatura con phon”. Tieni presente che un articolo deve riportare il tipo di prodotto “Prestazione di servizio” affinché tu possa utilizzarlo per creare un servizio. Imposta anche le categorie e i filtri corrispondenti nella sezione "Prenotazione appuntamenti online" dell'articolo.
Buono a sapersi
Puoi registrare il servizio "Colore, Lavaggio, Taglio, Asciugatura con phon" e le corrispettive varianti "capello corto" e "capello lungo". Hai anche la possibilità di definire prezzi diversi per queste varianti e, successivamente, la corrispondente durata del servizio.4. Registra i tuoi collaboratori.
Le risorse sono i collaboratori (persone) e gli strumenti o locali (equipaggiamento) di cui tu hai bisogno per offrire le prestazioni di servizi ai tuoi clienti. Le risorse principali sono le risorse che tu utilizzi con maggior frequenza. Queste saranno visualizzate di default in Smart Booking Control (panoramica agenda).
Se vuoi beneficiare anche dell'interazione delle altre componenti di KLARA, come ad es. la contabilità salariale, dovresti registrarle in modo completo come collaboratori. Qui trovi un’istruzione al riguardo.
Successivamente devi designare la filiale in cui lavora il collaboratore. Aggiungi anche un’immagine, affinché tuoi clienti possano farsi un’idea di chi li servirà.
Buono a sapersi
Se intendi utilizzare principalmente la Prenotazione appuntamenti online, puoi anche gestire i tuoi collaboratori come persone esterne.5. Crea il tuo equipaggiamento.
L’equipaggiamento è costituito dagli strumenti di cui hai bisogno per offrire le tue prestazioni di servizi. Si tratta di un equipaggiamento limitato che tu devi gestire accuratamente affinché sia sempre disponibile per servire i clienti corrispondenti. In un salone da parrucchiere si tratta, ad esempio, delle poltrone da barbiere e dei carrelli da parrucchiere.
Buono a sapersi
- Le risorse principali saranno visualizzate in Smart Booking Control. Tutte le altre risorse saranno nascoste. Attenzione: se tu hai designato tali risorse "normali" come prenotabili, esse potranno essere prenotate senza che tu lo veda in Smart Booking Control.
- Se nel tuo settore è soprattutto decisivo il locale in cui è erogata la prestazione di servizio (escape room, spazi di lavoro in comune, ecc.), come risorsa principale puoi anche registrare solo l’equipaggiamento.
6. Creare i gruppi di risorse.
I gruppi di risorse riuniscono le risorse (persone o equipaggiamento) occorrenti per offrire i tuoi servizi. Per erogare le prestazioni di servizio “Colore, Lavaggio, Taglio, Asciugatura con phon” ti occorrono, per esempio, un hair stylist e una poltrona da barbiere. Per erogare la prestazione di servizio “Lavaggio e Asciugatura con phon”, puoi per es. impiegare un apprendista, ma ti occorre sempre una poltrona da barbiere.
Tu puoi decidere se le risorse all'interno del gruppo devono essere selezionate manualmente nella Prenotazione appuntamenti o se esse devono essere assegnate automaticamente. Ad esempio, in un salone da parrucchiere è sensato rendere prenotabile il collaboratore, ma non la poltrona da barbiere, poiché per il cliente la poltrona è piuttosto irrilevante. Per le poltrone da barbiere dovresti dunque scegliere in entrambi i caso “No, assegnare automaticamente”. Per l’hair stylist, alla voce „Risorsa selezionabile“, dovresti scegliere „Sì, consentire selezione manuale“ e in „Selezionabile dal cliente„ scegliere “Sì, consentire selezione manuale“.
Buono a sapersi
- Esempi per i gruppi di risorse
- Gruppi di risorse che includono le persone
- Apprendisti: che possono erogare solo certe prestazioni di servizi
- Hair stylist: che dovrebbero essere impiegati in modo mirato
- Allrounder: che possono essere impiegati sempre
- Gruppi di risorse che includono l’equipaggiamento
- Poltrona da barbiere
- Carrello da parrucchiere
- Lavatesta
- Gruppi di risorse che includono le persone
- Al momento della creazione, più persone possono essere assegnate contemporaneamente a un gruppo
- Tieni presente che l'assegnazione automatica si basa sulla sequenza in cui le persone e gli equipaggiamenti sono registrati. Ciò significa, ad esempio, che la risorsa in cima a un gruppo di risorse sarà assegnata per prima. La sequenza può essere adeguata tramite drag & drop.
7. Creare il servizio.
Ora si tratta di ultimare l’elenco e la descrizione dei tuoi servizi, che sono già stati da te registrati come articoli al punto 3. Attenzione: per ogni servizio ti occorre un articolo corrispondente. Qui saranno visualizzati solo gli articoli Prestazione di servizio.
- Dovresti registrare il tempo che ti occorre per l’erogazione del tuo servizio. Tieni presente che puoi ulteriormente adeguare il tempo in Smart Booking Control; i clienti tuttavia non lo potranno fare quando prenotano sul sito web.
- Dovresti inoltre decidere se il servizio può essere prenotato direttamente dai tuoi clienti sul sito web oppure se la prenotazione è possibile solo internamente, da parte dei tuoi collaboratori.
- In seguito dovresti selezionare i gruppi di risorse occorrenti per offrire il servizio e trascinarli con il mouse nel servizio corrispondente (drag & drop).
- Se si desidera offrire servizi che richiedono più tempo di quello che il cliente può prenotare online, ad esempio il tempo di pre o post lavorazione, oppure il servizio viene elaborato da diverse aree/gruppi di risorse, ad esempio "lavaggio" da un apprendista e "taglio" da uno stilista, il servizio viene suddiviso in "fasi di lavoro".
Non appena si fa clic su "Crea servizio" e si seleziona la voce corrispondente, è disponibile anche la voce di menu "Fasi di lavoro".
8. Configurare il sito web.
Personalizza il tuo sito web secondo i tuoi gusti. Riceverai proposte automatiche adeguate alla tua immagine aziendale. Seleziona in seguito un accento di colore e il tuo concetto grafico personale. Descrivi inoltre la tua ditta in poche frasi. Così tuoi potenziali nuovi clienti sapranno esattamente di cosa si occupa la tua azienda.
9. Configurare la Prenotazione appuntamenti online.
Devi spostare il modulo Prenotazione appuntamenti online nei moduli attivi del sito web affinché il modulo appaia anche sul tuo sito web.
Puoi decidere se i prezzi dei tuoi servizi dovranno essere visualizzati. In futuro, potrai anche stabilire la successione della Prenotazione appuntamenti. Definisci inoltre in quale intervallo gli appuntamenti possono essere prenotati e stabilisci il preavviso e i tempi minimi in cui è possibile disdire un appuntamento.
Redigi un testo di ringraziamento che sarà visualizzato quando viene effettuata una prenotazione.
10. Kunden importieren.
Affinché tu possa assegnare gli appuntamenti ai tuoi clienti in Smart Booking Control, ti consigliamo di importare in KLARA il tuo elenco clienti. Puoi scaricare il nostro modello Excel e inserire i dati. In seguito, carica nuovamente la lista e tutti i tuoi clienti/partner saranno registrati. Qui trovi un’istruzione al riguardo.
Buono a sapersi
- Puoi creare un nuovo cliente anche alla prenotazione di un appuntamento, direttamente tramite Smart Booking Control.
- Quando i clienti prenotano tramite il tuo sito web, il nostro sistema riconcilia l’indirizzo del cliente con la tua base clienti. Se ha già registrato il cliente in esame, la prenotazione sarà assegnata a lui.
Lavorare con Prenotazione online di appuntamenti
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Indicazione:
Se hai già effettuato uno dei passi seguenti, non devi far altro che tralasciarlo.
1. Prenotare nuovo appuntamento.
Per prenotare un nuovo appuntamento in Smart Booking Control, clicca su “Nuovo appuntamento”. Si apre un nuovo menu in cui puoi selezionare l’orario, la settimana e il giorno. Tu puoi decidere personalmente se iniziare con la selezione del cliente, del servizio o della risorsa.
Per registrare i dati complementari del cliente, puoi utilizzare gli “Appunti”. Ci sono due tipi di appunti: “Appunto cliente”, che può essere inserito dal cliente alla prenotazione, e “Appunto” normale, del quale tu puoi disporre.
Buono a sapersi
- Gli slot verdi ti mostrano le fasce orarie prenotabili. Clicca su di essi per assegnarli alla tua prenotazione. In alternativa, puoi anche inserire manualmente l’orario e sarà cercato uno slot corrispondente.
- Se prenoti un servizio con assegnazione automatica delle risorse, le stesse saranno assegnate anche alla prenotazione e visualizzate per te.
- Puoi aprire gli appunti che hai registrato in KLARA CRM procedendo come segue:
-
- Apri Smart Booking Control
-
Clicca, a destra del cliente, sull’icona
-
In questa vista trovi tutti gli appunti
2. Inserire blocchi non prenotabili.
Se uno dei tuoi collaboratori è in vacanza, oppure ha organizzato una appuntamento programmato in un certo giorno e a un certo orario, dovresti registrare un blocco. In questo modo, non sarà possibile prenotare appuntamenti con lui o lei.
3. Cancellare e spostare un appuntamento.
Per modificare un appuntamento, clicca sulla registrazione nell’agenda. Si riaprirà lo Smart Booking Control in cui tu potrai modificare l’appuntamento.
Buono a sapersi
Attualmente, in Smart Booking Control gli appuntamenti possono essere cancellati o spostati solo da te. I tuoi clienti non hanno ancora questa possibilità.Ha bisogno di supporto?
Il nostro coach KLARA è al vostro fianco! Come professionista del settore, vi aiuterà e vi sosterrà. Sia per quanto riguarda l'allestimento, sia per altre domande o incertezze!
