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Et c’est parti!

Remarque:
Si tu as déjà effectué l’une des étapes suivantes, tu peux tout simplement l’ignorer.

Prépare les informations suivantes.

Horaires d’ouverture

Tes horaires d’ouverture, y compris les heures d’ouverture spéciales les jours fériés.

?

Tes horaires d’ouverture, y compris les heures d’ouverture spéciales les jours fériés.

Services à réserver

Tu dois défini les services qui peuvent être réserver.

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Tu dois défini les services qui peuvent être réserver.

Informations sur tes employé·e·s et tes indépendant·e·s

Tu dois avoir défini les employé·e·s et les indépendant·e·s que tu souhaites afficher dans la prise de rendez-vous.

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Tu dois avoir défini les employé·e·s et les indépendant·e·s que tu souhaites afficher dans la prise de rendez-vous.

Connaitre ton matériel

Tu dois savoir quel matériel tu veux rendre réservable pour tes services.

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Tu dois savoir quel matériel tu veux rendre réservable pour tes services.

Logo de l’entreprise

Un symbole pour tout ce que ton entreprise représente.

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Un symbole pour tout ce que ton entreprise représente.

Image de l’entreprise

Montre ce que tus fais et dans quel domaine tu travailles.

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Montre ce que tus fais et dans quel domaine tu travailles.

1. Comprendre ton tableau de bord principal.

Dès que tu souscris au widget de réservation, un nouvel onglet «Réservation» apparait à gauche sur le menu principal. Tu y trouves la configuration ainsi que le Smart Booking Control (vue de réservation).

2. Saisir les succursales et les horaires d’ouverture.

Indique les succursales et tes heures d’ouverture sous la rubrique «Société» dans la section «Lieu de travail et heures d’ouverture». Ceci est important pour que les réservations puissent être effectuées au bon endroit et uniquement pendant les heures d’ouverture.

Bon à savoir.

Indique également tes heures d’ouverture spéciales comme à Noël, à Pâques, etc. Celles-ci seront synchronisées avec ton outil de réservation en ligne, de sorte qu’aucune réservation ne soit effectuée alors que tu es fermé.

3. Saisir les articles.

Pour chaque prestation (chaque service) que tu veux offrir, tu dois créer un article correspondant.

Exemple: «Article lavage, coupe, brushing» Note que le type de produit «prestation» doit être attribué à un article, afin de pouvoir créer un service. Définis également les catégories et les filtres correspondants dans la section «Réservation en ligne» de l’article.

Bon à savoir.

Tu peux saisir le service «Colorage, lavage, coupe, séchage» et les variantes correspondantes «cheveux courts» et «cheveux longs». Tu as également la possibilité de définir ultérieurement différents prix pour ces variantes ainsi que la durée correspondante du service.

4. Saisis tes employé·e·s.

Les ressources sont les employé·e·s (personnes) et les outils ou les locaux (équipements) dont tu as besoin pour fournir des prestations à tes client·e·s. Les ressources principales, sont les ressources que tu utilises le plus souvent. Celles-ci sont affichées par défaut dans le Smart Booking Control (aperçu du calendrier).

Si tu souhaites bénéficier de l’interaction avec les autres composantes de KLARA, comme par exemple la comptabilité des salaires, tu dois les saisir intégralement en tant qu’employé·e·s. Tu trouveras des instructions ici.

Ensuite, tu dois indiquer la succursale dans laquelle l’employé travaille. Ajoute également une photo pour que tes client·e·s puissent voir qui les servira.

Bon à savoir.

Si tu souhaites principalement utiliser la réservation en ligne, tu peux également gérer tes employé·e·s en tant que personnes externes.

5. Saisis ton équipement.

L’équipement st l’ensemble des outils dont tu as besoin pour offrir tes services. Il s’agit d’un équipement limité que tu dois gérer avec soin pour t’assurer qu’il y en a toujours un de disponible pour servir tes client·e·s. Dans un salon de coiffure, par exemple, ce sont les fauteuils de coiffure et les chariots de coiffure.

Bon à savoir.
  1. Les principales ressources sont affichées dans le Smart Booking Control. Toutes les autres ressources sont cachées. Attention: si tu définis celles-ci comme ressources «normales» comme réservables, elles peuvent être réservées sans que ceci n’apparaisse sur Le Smart Booking Control.

  2. Si la pièce dans laquelle le service est fourni est le facteur le plus important dans ta branche, (salles Escape, espaces de coworking, etc.), tu peux également saisir cet équipement comme ressource principale.

6. Créer un groupe de ressources.

Les groupes de ressources regroupent les ressources (personnes ou matériel) nécessaires pour fournir tes services. Par exemple, pour fournir le service «coloration, lavage, coupe, séchage», tu as besoin d’un coiffeur et d’un fauteuil de coiffure. Toutefois, pour fournir la prestation «lavage et séchage», tu peux faire appel à un·e apprenti·e, mais tu as toujours besoin d’un fauteuil de coiffure.

Tu peux décider si les ressources au sein du groupe doivent être sélectionnées manuellement lors de la réservation ou si elles doivent être affectées automatiquement. Dans un salon de coiffure, par exemple, il peut s’avérer judicieux de réserver l’employé·e mais pas le fauteuil de coiffure, car il est peu probable que le fauteuil soit pertinent pour le client. Pour les fauteuils de coiffure, tu dois sélectionner «Non, attribuer automatiquement» dans les deux cas. Pour le coiffeur ou la coiffeuse, tu dois sélectionner «Oui, permettre la sélection manuelle» pour «Ressource sélectionnable» et «Oui, permettre la sélection manuelle» pour «Sélectionnable par la clientèle».

Bon à savoir.
  1. Exemples de groupes de ressources
    • Groupes de ressources avec des personnes

      • Les apprenti·e·s: qui ne peuvent fournir que certaines prestations
      • Coiffeurs ou coiffeuses: pour des tâches spécifiques
      • Les polyvalent·e·s: pour toutes les tâches
    • Groupes de ressources avec équipement
      • Fauteuil de coiffure
      • Chariot de coiffure
      • Lavabo de coiffure
  2. Lors de la création, plusieurs personnes peuvent être affectées à un groupe en même temps
  3. Note que l’affectation automatique est basée sur l’ordre des personnes et du matériel saisis. Par exemple, cela signifie que la première ressource d’un groupe de ressources est assignée en premier. L’ordre peut être adapté par glisser-déposer.

7. Créer un service.

Il est maintenant temps de compléter la compilation et la description de tes services que tu as déjà saisis comme articles à l’étape 3. Note que pour chaque service, tu as besoin d’un article correspondant. Seuls les articles de prestations sont affichés ici.

  1. Tu devrais saisir la durée de fourniture de ton service. Note que tu peux également adapter la durée dans le Smart Booking Control, mais les client·e·s ne peuvent pas le faire lorsqu’ils réservent sur le site Web.

  2. En outre, tu dois décider si le service peut être réservé directement par tes client·e·s sur le site Web ou si la réservation ne peut être effectuée qu’en interne par tes employé·e·s.

  3. Ensuite, tu dois sélectionner les groupes de ressources nécessaires pour fournir le service et les glisser-déposer dans le service respectif au moyen de la souris.

8. Configurer la présentation sur le Web.

Personnalise le site à ton goût. Tu reçois des suggestions automatiques, adaptées à la présentation de ton entreprise. Choisis ensuite une couleur d’accentuation et ton propre concept de police. Décris ton entreprise en quelques phrases. Ainsi, ta nouvelle clientèle potentielle saura exactement ce que fait ton entreprise.

9. Configurer la réservation en ligne.

Tu dois déplacer vers le haut le module de réservation en ligne vers les modules actifs du site Web, afin que le module apparaisse sur ton site Web.

Tu peux choisir d’afficher les prix de tes services. À l’avenir, tu pourras également choisir l’ordre des réservations. Tu peux également définir l’intervalle dans lequel les réservations peuvent être effectuées et déterminer le délai et la dernière fois qu’il est possible d’annuler un rendez-vous.

Rédigez un texte de remerciement qui s’affiche lorsqu’une réservation a été effectuée.

10. Importer les client·e·s.

Pour pouvoir assigner des rendez-vous à tes client·e·s dans le Smart Booking Control, nous te recommandons d’importer ta liste de client·e·s dans KLARA. Tu peux télécharger notre modèle Excel et saisir les données. Charge ensuite la liste et tes client·e·s/partenaires sont tous saisis. Tu trouveras des instructions ici.

Bon à savoir.
  1. Tu peux également créer un nouveau client directement via le Smart Booking Control lors de la réservation.

  2. Lorsque les client·e·s réservent sur ton site web, notre système compare l’adresse du client ou de la cliente avec ta base clientèle. Ainsi, si tu as déjà saisi ce client ou cette cliente, la réservation lui sera attribuée.

Terminé!

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Bravo! Félicitations pour la configuration de la Prise de rendez vous en ligne!

Travailler avec la réservation en ligne de KLARA.

Maintenant que la configuration est terminée, on peut commencer:
Découvre ici comment travailler avec la réservation en ligne de KLARA.


Le savais-tu?

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KLARA Salaire.

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