Premiers pas

Configurer KLARA Inventaire

Environ 30 minutes

Une demi-heure vraiment bien investie, car KLARA te fait gagner un temps fou.
  
Chapitre 1

Configurer l'inventaire

C’est parti!

Astuce 
Tu as déjà accompli l’une des étapes ci-dessous? Passe à la suivante, tout simplement.

Rassemble les éléments dont tu vas avoir besoin.

  • Données de TVA, coordonnées bancaires, données relatives à l'exercice et à la forme juridique, bilan d'ouverture, éventuellement valeur initiale de ton stock.

  • Informations sur le stock et sa structure.

  • Données sur le numéro d'article, le nom, l'unité et le prix.

  • Données spécifiques à l’inventaire: Quantité minimale, coût moyen, fabricant, fournisseur, etc.

1. Configurer la comptabilité.

Tu souhaites gérer ton inventaire également en termes de valeur (comptabilité des stocks)? Alors configure d’abord ta comptabilité. Tu trouvera toutes les informations à ce sujet dans notre Guide.

Pour synchroniser les stocks avec les charges des marchandises, ajoute le compte d’entrepôt à ton bilan d'ouverture.

Bon à savoir

1. Tu peux ajouter différents comptes d'entrepôt dans ta comptabilité, comme par exemple l'entrepôt principal, l'entrepôt secondaire, etc.

2. Tu peux saisir manuellement la valeur initiale de ton entrepôt dans le bilan.

2. Créer des entrepôts

Définis maintenant les noms des entrepôts, comme par exemple boutique, entrepôt principal, entrepôt externe. Au sein de chaque entrepôt, tu peux définir différents emplacements de stockage qui te permettent d'organiser tes marchandises de manière ciblée. Si tu as décidé de tenir également une comptabilité des stocks, tu dois lier le stock au compte de comptabilité correspondant.

Bon à savoir

Prépare des étiquettes avec les emplacements de stockage que tu as définis et catégorise les zones de ton entrepôt. Il est très important que tes employés et toi puissiez reconnaitre clairement les différentes zones de l'entrepôt, afin de pouvoir trouver facilement les marchandises dès que vous en avez besoin.

3. Saisir des articles

Ajoute les informations sur les articles que tu vends et que tu as en stock. Suis notre guide pour les paramètres de base de tes articles: Configurer les articles

Informations requises: Informations générales sur tes articles, photos et Informations de base.

Bon à savoir

1. Si tu as beaucoup d'articles, il est préférable d'utiliser la fonction d'importation en masse de KLARA. Télécharge notre modèle Excel, remplis-le et charge-le à nouveau.

2. Après avoir défini les paramètres de base de tes articles, il est important de poursuivre avec les informations spécifiques à l'inventaire. Veille à revenir sur cette page.

4. Inventorier les articles

Pour que tes articles apparaissent dans ton inventaire, active la fonction «Cet article est utilisé dans l'inventaire» pour les articles correspondants.

Saisis ensuite les données spécifiques à l'inventaire.

Données complémentaires
- Indiquer si l'article est géré en fonction de la quantité ou également en fonction de la valeur - Numéro de série, si pertinent

Données sur l’entrepôt
- Définir l’entrepôt standard - Définir un emplacement dans l’entrepôt standard

Niveau de stock
- Définition du niveau de stock ‘quantité minimale’ (si les articles atteignent +- 10% de la quantité minimale définie, tu recevras un message pour passer une nouvelle commande sur le tableau de bord de l'inventaire, dans la boite «Ceci requiert ton attention»)

Données sur les fournisseurs
- Numéro d'article d’origine et description du fournisseur (plusieurs fournisseurs peuvent également être définis pour un article).

Bon à savoir

Dès que tu achètes de nouvelles marchandises et que tu les ajoutes au stock, le prix moyen pondéré est automatiquement recalculé et mis à jour.

Le savais-tu?

KLARA Inventaire interagit avec:

    
Chapitre 2

Travailler avec l'inventaire

C’est parti!

Astuce 
Tu as déjà accompli l’une des étapes ci-dessous? Passe à la suivante, tout simplement.

1. Inventaire

Une fois que tu as configuré l'entrepôt et tes articles, passe à l'inventaire.

Tu as déjà un stock: Passe en revue tous les articles, ajoute-les à l'entrepôt à l'aide de la fonction «Ajouter à l'entrepôt» et complète les informations. Saisis le nombre d'articles que tu as en stock. Le prix d'achat est le prix moyen que tu as payé par unité.

- Si tu utilisais auparavant un système d'inventaire: transfère le nombre de pièces de l'article et le prix moyen payé de l'ancien système.

- Jusqu'à présent, tu n’as géré l'inventaire que manuellement et de manière approximative: Dans ce cas, tu devrais estimer le prix moyen.

A partir de cette valeur de départ, KLARA calcule automatiquement le prix moyen pondéré.

Tu n’as pas encore de stock: Tu peux saisir les articles étape par étape dès qu'ils te sont livrés par le fournisseur (voir étape 2. Saisir le bon de livraison).

Bon à savoir

Zusätzliche Kosten: Dies sind die Kosten, die du für den Versand und ggf. die Verzollung der Ware bezahlst. Du kannst sie mit einem prozentualen Wert zu den Lagerkosten hinzufügen. So werden sie auch bei den Gesamtkosten deiner Ware berücksichtigt (Warenaufwand).

2. Saisir un bon de livraison

Dès que tu reçois une livraison d'un fournisseur, ajoute les marchandises à ton stock. Dans le tableau de bord principal de l'inventaire, clique sur «Ajouter à l'entrepôt».

Pour avancer rapidement, tu peux effectuer une recherche par le nom de l'article ou par le nom du fournisseur. Enregistre ensuite les informations concernant le nombre d'articles reçus, le prix par article et les détails du stock. Et le processus est terminé.

Bon à savoir

Si tu as reçu un bon de livraison sans indication de prix, pas de problème. Tu peux saisir le coût par unité plus tard. Les transactions qui ne contiennent pas de prix d'achat se retrouvent dans la boîte: «Ceci requiert ton attention» sur le tableau de bord de l’inventaire.

3. Réservation et prélèvement sur l'inventaire

Dès que des articles sont vendus via la boutique en ligne, la caisse ou la gestion des commandes, les unités correspondantes sont prélevées du stock.

Réservations: Si l'article est en phase d'offre (ceci s'applique également aux confirmations de commande dans la boutique en ligne), l'article est réservé et donc déjà prélevé sur le stock disponible.

Prélèvement sur l'inventaire: Une fois qu'une facture est créée, l'article est définitivement retiré de l'inventaire. Il en va de même pour les ventes via la KLARA Caisse.

Bon à savoir

Le tableau de bord de l'inventaire te permet de réserver directement des articles, de les sortir du stock, de les remettre en stock, de les déplacer et d'enregistrer les marchandises défectueuses. Voir à cet effet la boite «Modifier l‘entrepôt».

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