Digitale Administration bei KMU und Startups – Interview mit Monica Maurer

Welche Fehler siehst du, die Schweizer Unternehmen beim digitalen Administrieren immer wieder machen?

Was ich besonders häufig erlebe, ist, dass jemand, der frisch eine Firma gründet, mit verschiedenen Tools arbeitet. Dann ergibt sich später meistens ein Schnittstellen-Problem, also dass die verschiedenen Programme und Apps nicht mehr zusammenpassen. Das erschwert die administrative Arbeit sehr.

Ein zweites Thema ist die «Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher» (GeBüV). Diese besagt, dass Belege, die du ins Programm hochlädst, nicht fälschbar und echt sein müssen, mit der Verpflichtung, sie 10 Jahre aufzubewahren. Bei der Auswahl ihres Buchhaltungsprogramms überlegen sich das die wenigsten. Sie scannen ihre Belege einfach ein und entsorgen sie danach – und dann habe ich die Krise. Denn wenn du mir heute ein PDF-Dokument gibst, weiss ich nicht, ob ich dieses in 10 Jahren noch öffnen kann.

Was sollte ein Buchhaltungs-Tool alles können? Welche Kernfunktionalitäten empfiehlst du?

Das hängt von deinen Bedürfnissen und deinem Unternehmen ab. Mein Motto ist, «keep it simple» und finde heraus, welches Tool am besten zu dir passt. Du triffst damit ja keine Entscheidung für die nächsten 20 Jahre. Denn so wie sich dein Geschäft entwickelt, muss das auch deine Finanzbuchhaltung.

Wichtig ist sicher, dass die Programme eine gewisse Flexibilität haben. Wenn das Buchhaltungsprogramm sich mit der Bank verbinden lässt, um Spesen oder Lohnzahlungen direkt abzugleichen, ist das natürlich schon cool. Was man nicht vergessen darf, ist die kontinuierliche Kontrolle. Auch wenn alles elektronisch ist und man nur noch den Knopf drücken muss, sollte man sicherstellen, dass alles stimmt.