Spesenabrechnung richtig ausfüllen: So geht’s.

In der Schweiz gibt es zwei verschiedene Arten der Spesenabrechnung: Pauschalspesen und effektive Spesen. Worauf du bei der Erfassung der Berufsauslagen achten musst, erfährst du hier Schritt für Schritt.

Effektive Spesenabrechnung.

Effektive Spesen werden grundsätzlich nach dem tatsächlich angefallenen Aufwand und gegen Originalbeleg abgerechnet. Um die effektiven Spesen korrekt im Lohnausweis abzubilden, machst du's am besten so:

1. Quittung aufbewahren – physisch oder papierlos.
2. Nummeriere die Quittung.
3. Erfasse das Datum der Quittung.
4. Erfasse den Anlass/Grund für die Auslagen (z.B. «Kundenessen KLARA»).
5. Füge eine Bezeichnung hinzu (z.B. «Übernachtung», «SBB Ticket»).
6. Spesen für das Auto:
   - Effektive Fahrkosten von Abfahrtsort nach Zielort angeben.
   - Anzahl Kilometer total: Betrag pro km angeben (CHF 0.70 oder CHF 1.–, je nach Unternehmen)
7. Bei Fremdwährungen: Fremdwährungskurs angeben.
8. Spesencode angeben – dieser wird später für die Buchhaltung benötigt (z.B. «Verpflegung», «Auto», «Reisespesen»).
9. Datum und Unterschrift des Mitarbeitenden.
10. Freigabe durch Unterschrift des Vorgesetzten.

Pauschalspesen.

Bei den Pauschalspesen handelt es sich um Pauschalbeträge, welche die Berufsauslagen decken sollen. Die Auslagen für diese Spesenart müssen ausserhalb des Wohn- und des üblichen Arbeitsorts des Arbeitsnehmers anfallen. Alle Pauschalspesen sind zu begründen.