Spesenmanagement war nie einfacher

Weniger administrativer Aufwand

Nicht so mit dem automatisierten Spesenmanagement-Modul auf Basis von Prepaid Kreditkarten von Swiss Bankers, das ab dem 1. Januar 2022 als Teil von «KLARA Buchhaltung RELAX» angeboten wird. Ein Unternehmen, das die «Swiss Bankers Value Karte» nutzen will, wird offiziell Kunde von Swiss Bankers. Gesteuert wird aber alles über KLARA.

Die Prepaid Kreditkarten werden bei Bedarf umgehend herausgegeben. Ein Unternehmen kann auch vorsorglich fünf Karten bestellen und erst später festlegen, ab wann sie eingesetzt und wer die Karteninhaber werden sollen. Bei einem Mitarbeiterwechsel muss eine Karte nicht vernichtet, sondern kann einfach der neu angestellten Person übergeben werden. Das Unternehmen muss dazu nur in KLARA den Namen des Kartennutzers ändern.

Geld in wenigen Minuten transferieren

Mit KLARA nimmt aber nicht nur der Aufwand für die Administration ab. Das Spesenmanagement wird auch übersichtlicher und flexibler. Unternehmen haben eine ständige Saldo-Übersicht über alle Prepaidkarten. Ist beispielsweise das verfügbare Guthaben auf der Karte eines Chauffeurs, der gerade tanken sollte, knapp, kann über KLARA in Echtzeit mit wenigen Klicks Geld von einer Swiss Bankers Karte auf eine andere übertragen werden.

Die grössten Vorteile von KLARAS Spesenmanagement-Modul dürften sich derweil in der Buchhaltung eines Unternehmens zeigen. Während ein Buchhalter für Abgleich und Verbuchung von 40 Transaktionen bisher schnell mal eine Stunde Arbeit aufwenden musste, wird dieser Arbeitsschritt mit dem Spesenmodul von KLARA weitgehend automatisiert.

Rechnungsdifferenz als Trinkgeld deklarieren

Zentral für die Buchung einer Kreditkartenzahlung ist das Vorhandensein des Zahlungsbelegs, ansonsten kann man die Mehrwertsteuer nicht zurückfordern. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vergessen jedoch häufig, ihre Belege regelmässig einzureichen oder haben möglicherweise
bis zur Einreichung der Spesenrechnung den ein oder anderen Beleg bereits verloren. Um dieses Problem zu lösen, nutzt KLARA die starke Vernetzung der verschiedenen Dienstleistungen. Unmittelbar nach der Benutzung der Swiss Bankers Prepaidkarte, erhält die zahlende Person eine Push-Mitteilung, in der sie aufgefordert wird, den Beleg der soeben erfolgten Zahlung mit der myKLARA App einzuscannen und das Bild ins System zu laden.

Aufwendig ist das Verbuchen von Kreditkartenzahlungen aber nicht nur, wenn Belege fehlen, sondern auch, wenn der abgebuchte Betrag nicht mit jenem auf dem Beleg übereinstimmt. Dafür gibt es meistens nur zwei Gründe: entweder wegen einer Währungsdifferenz oder wegen eines Trinkgeldes. Besonders letzteres ist ein Albtraum für jeden Buchhalter. Denn während der Rechnungsbetrag vorsteuerbefreit ist, ist es das Trinkgeld nicht. Um zu verhindern, dass hier eine Person alles von Hand auseinandernehmen muss, bietet KLARA bei Betragsdifferenzen zwei Buttons an, mit denen die Differenz als Währungsdifferenz oder als Trinkgeld deklariert werden kann. Für die korrekte Verbuchung im Hintergrund sorgt KLARA schliesslich automatisch.

Vorzeigebeispiel für digitales Ecosystem

Für KLARA-CEO Renato Stalder ist die Partnerschaft mit Swiss Bankers ein Vorzeigebeispiel für die Funktionsweise von KLARAS digitalem Ecosystem: «Wir überlegen uns stets, wo wir den Kunden im Büroalltag das Leben erleichtern, nervenaufreibende Aufwände reduzieren können und suchen uns dann die entsprechenden Partner, um die Probleme zu lösen.» Langfristig verfolgt KLARA die Vision, jeden Kunden in seinem individuellen Büroalltag abzuholen und zu unterstützen.