Eine andere Möglichkeit: Ausgleich durch Ferien oder verkürzte Arbeitszeiten an einzelnen Werktagen. Damit kannst du die Lohnkosten der Mitarbeitenden konstant halten. Mit einer Gleitzeitregelung lässt sich deren Arbeitszeit zudem dynamischer gestalten, sodass es gar nicht zu Überstunden kommt.
2. Sinnvolle Überstundenregelung.
Am bestem legst du im Arbeitsvertrag deiner Mitarbeitenden klare Regeln fest, indem du zum Beispiel die Art der Abgeltung definierst. Macht eine Geld- oder eine Zeitkompensation mehr Sinn? Das ist in den meisten Fällen abhängig von der Situation. Stell sicher, dass die Abgeltungsregeln deines Unternehmens nicht nur klar formuliert sind, sondern auch fair. Suche das Gespräch mit deinen Mitarbeitenden, wenn du merkst, dass sich freiwillige Überstunden anhäufen.
3. Zusatzmassnahme: 4-Tage-Woche.
Manchmal gestaltet sich die Kompensation mittels Freitage gar nicht so einfach, wie es auf dem Papier aussieht. Eine betriebsübergreifende 4-Tage-Woche, etwa während der Auftragsflaute in den Sommermonaten, kann Abhilfe schaffen. Beachte dabei, dass Abwesenheiten rechtzeitig geklärt und transparent gehandhabt werden.
4. Nachhaltige Personalpolitik.
Eine weitere effektive Lösung bietet eine nachhaltige Personalpolitik. So kannst du eine grosse Anzahl Überstunden vorweg vermeiden. Konkret geht es darum, Mitarbeitende bei der Einplanung von Ressourcen richtig einzuschätzen. Das heisst: Sie am richtigen Ort und im richtigen Ausmass einzusetzen. Mitarbeitenden mit weniger Erfahrung solltest du zum Beispiel keine Projektverantwortung übertragen. Das fehlende Knowhow müssen sie potenziell durch Überstunden kompensieren.
5. Klare Prozesse.
Reflektiere bewusst, welche Aufträge dein Unternehmen annehmen soll und kann. Zwar klingen Grossaufträge verlockend, doch können sie ungeahnte Probleme zur Folge haben – vor allem wenn eine Zusage trotz technisch oder fachlich fehlender Ressourcen erfolgt. Schlüsselpositionen im Unternehmen sollten im Krankheitsfall bestenfalls durch eine Vertretung abgedeckt sein. So vermeidest du, dass Aufgabenbereiche den Mitarbeitenden zufallen, die damit überfordert sind. Generell kannst du durch klare Prozesse Druck abbauen und die Effizienz steigern.
6. Verteile Kompetenzen.
Es sind oft vor allem einzelne Mitarbeitende, bei denen sich Überstunden anhäufen. Der Grund dafür ist meist, dass ihre Aufgaben niemand anderes übernehmen kann. In der Folge entstehen nicht nur Überstunden, sondern womöglich auch Engpasse, während andere Mitarbeitende gleichzeitig noch Kapazität hätten. Orientiere dich an einer optimalen Verteilung von Aufgaben und Kompetenzen, sodass die Belastung auf mehrere Schultern verteilt ist. Mit einer Kompetenzverteilung kannst du deine Mitarbeitenden zudem flexibler einplanen. Natürlich können nicht alle Arbeitnehmer alle Aufgaben erledigen. Filtere jene heraus, die leicht von verschiedenen Mitarbeitenden erledigt werden können.
7. Prioritäten in hektischen Zeiten.
Falls es mal brennt, liegt es in deiner Hand als Geschäftsführer, wie viel Druck zu deinen Mitarbeitenden gelangt. Manchmal gelingt es nicht, alles gleichzeitig zu erledigen. Hier kannst du massgeblich dazu beitragen, dass Überstunden nicht ins Unendliche ausufern. Versuche, Aufgaben richtig zu priorisieren. Eine Umstellung auf agile Projektmethoden ermöglicht es dir zudem, in turbulenten Phasen schneller und flexibler auf unerwartete Entwicklungen reagieren zu können.
8. Der Wert deiner Zeit.
Als Selbstständiger oder Geschäftsführer eines kleinen Unternehmens solltest du unbedingt daran denken, dass auch deine Zeit wertvoll ist – obwohl du als Selbständiger nicht dem Arbeitsgesetz unterstellt bist. Es ist schön und gut, wenn du die Überstunden deiner Mitarbeitenden im Zaun halten möchtest, aber vergiss dich selbst dabei nicht. Abschalten und Energie tanken: Zeit mit Familie und Freunden ist wichtig, denn das ist mit entscheidend, um dauerhaft erfolgreich zu sein. Stichwort: Work-Life-Balance.
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