Unklare Definition von Projektzielen.
Fokussiert bleiben – die wichtigste Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt. Das gilt nicht nur für dich als Projektleiter, sondern für das ganze Projektteam. Wenn nicht alle das gleiche Verständnis über die Ziele haben, läufst du Gefahr, dass man sich verzettelt. Das betrifft sowohl das Hauptziel als auch die Etappenziele.
Unsere Tipps:
- Teile das Projekt in Phasen ein und ordne für jede Phase die Aufgaben zu. Wichtig: Definiere, welche Aufgaben nicht zum Projekt gehören.
- Notiere alle Abhängigkeiten, Hürden und Voraussetzungen für die Phasen.
- Erstelle eine Timeline für das Projekt.
- Definiere Meilensteine – sie sind wichtig für die Motivation des Projektteams.
Keine Kommunikation mit den Stakeholdern.
Damit du mit einem Projekt das bestmögliche Ergebnis erreichst, musst du auch Anspruchspersonen einbeziehen, die kein Teil des Projekts sind. Stichwort: Stakeholder Management. Seien es externe Lieferanten, die IT-Abteilung oder alle Mitarbeitenden der Firma: Mit einer offenen und transparenten Kommunikation sorgst du dafür, dass wichtige Schlüsselpersonen auf deiner Seite sind.
Unsere Tipps:
- Informiere alle betroffenen Personen regelmässig über den Fortschritt.
- Definiere Schlüsselpersonen, die das Projekt zum Scheitern bringen könnten. Hole ihr Feedback ein, damit sie sich abgeholt fühlen. Nur so kannst du auf ihre Unterstützung zählen.
- Involviere Experten, die nicht zwingend zum Projektteam gehören. Jedes Projektteam hat blinde Flecken. Aussenstehende Personen können diese besser identifizieren.
Unzureichende Ressourcen.
Ohne eine durchdachte Ressourcenplanung kannst du dein Projekt jetzt schon aufgeben. Die Beschaffung von Ressourcen gehört nämlich zu den wichtigsten Schritten einer Projektplanung. Dabei kommt es nicht nur auf die finanziellen Ressourcen an. Vielmehr solltest du sicherstellen, dass du genügend personelle Ressourcen blockierst. Das betrifft sowohl die internen Mitarbeitenden als auch externe Lieferanten und Partner. Hier machen aber viele Projektleiter den Fehler, dass sie nach Bauchgefühl statt nach Qualifikationen entscheiden und deshalb die falschen Personen fürs Projekt einsetzen.
Unsere Tipps:
- Dokumentiere alle Aufgaben fürs Projekt und welche Qualifikationen es dafür braucht.
- Informiere dich über die einzelnen Personen bei anderen Mitarbeitenden, den Vorgesetzten oder in der Personalabteilung.
- Bei Externen: Verlange ein Projektportfolio.
Falsche Instrumente.
Projektmanagement-Tools gibt’s wie Sand am Meer. Für welches Tool du dich entscheidest, hängt hauptsächlich von der Grösse des Projekts und natürlich deinem Budget ab. Es gibt zahlreiche Online Tools für Projektmanagement, die sich für kleinere Projekte bei Startups und KMU eignen. Eines davon ist z.B. KLARA Projekt: Der neue Service von KLARA vereinigt Projektmanagement, die Auftragsverwaltung sowie die Zeitrapportierung in einem.
Unsere Tipps:
- Erstelle eine Liste von Funktionen, die deine Projektmanagement-Software erfüllen muss.
- Informiere dich bei anderen Projektmanagern und hole dir Feedback über die einzelnen Anbieter.
Fehlende Dokumentation des Fortschritts.
Je nach Projektphase kann es manchmal hektisch zu- und hergehen. Dabei geht die Dokumentation oft unter. Eine saubere Dokumentation der Fortschritte – aber auch der Misserfolge – minimiert das Risiko, dass das Projekt scheitert. Als Projektleiter gilt es sicherzustellen, dass alle Beteiligten in allen Projektphasen ihre Arbeit einheitlich dokumentieren.
Unsere Tipps:
- Hol dir ein Tool, mit dem die Projektdokumentation ganz einfach und verständlich ist.
- Erstelle Reports und kommuniziere die Fortschritte an die Stakeholder.
- Übertreib es nicht. Jeden kleinsten Schritt zu dokumentieren kann das Gegenteil verursachen und sich negativ auf die Motivation auswirken.
Wir wünschen dir viel Spass mit deinem Projekt!
