Grundlagen beim Einrichten der Kasse
- Den Geschäftsnamen korrekt eingeben. Also beispielsweise «Coiffeur Strubel AG», statt nur «Strubel».
- Ganz wichtig für deine Buchhaltung: Deine MwSt-Nummer richtig speichern.
- Datum und Uhrzeit richtig programmieren – so vermeidest du ein Durcheinander bei den Abrechnungen später.
- Am besten doppelt kontrollieren, ob alle Artikel korrekt in der Kasse erfasst und jeweils mit dem richtigen MwSt-Satz hinterlegt sind. Vor allem, wenn du Produkte führst, die je nach Verwendung einen anderen MwSt.-Code haben. Ein Beispiel dafür ist der Kaffee in einer Bäckerei: Trinkt die Kundschaft ihn vor Ort, beträgt die MwSt 7,7 Prozent, wen sie ihn zum Mitnehmen bestellt, sind es 2,5 Prozent.
- Vermutlich bietest du deiner Kundschaft verschiedene Zahlungsarten an. Die KLARA Kasse etwa hat folgende zur Auswahl: Barzahlung, Kartenzahlung, Sumup, Twint und auf Rechnung. Es ist wichtig, dass du diese von Anfang an sauber hinterlegst.
Vernetze dein Kassensystem
Am meisten holst du aus deinem Kassensystem heraus, wenn du es mit deiner restlichen Büro-Software verbindest. Vor allem durch die Verknüpfung mit der Buchhaltung sparst du viel Zeit und Kosten: Jeden Abend den Tagesabschluss manuell mit Excel durchzuführen und die Zahlen dann am Monatsende in ein Buchhaltungssystem zu übertragen, bedeutet nämlich viel Aufwand. Wenn du aber deine Kasse mit der Buchhaltung verknüpfst, geschieht das automatisch im Hintergrund.
Durch die Verknüpfung mit deinem CRM erfährst du mehr über deine Kundschaft und wie du ihr Kauferlebnis verbessern kannst. Zusammen mit der Software, die du für die Verwaltung deines Inventars benützt, hast du stets die Kontrolle darüber, ob du neue Ware bestellen musst.
Abklärungen vor der Inbetriebnahme
Ausserordentliche Situationen kommen immer wieder mal vor. Je besser du und dein Team darauf vorbereitet seid, desto reibungsloser läuft der Kaufprozess ab und desto zufriedener ist deine Kundschaft. Daher lohnt es sich, einige Fragen zu besprechen und Arbeitsprozesse klar zu definieren, bevor ihr mit der Kasse zu arbeiten beginnt.
Was ist beispielsweise zu tun, wenn du «Bar» drückst, die Kundin oder der Kunde dann aber trotzdem mit Karte zahlt? Was, wenn jemand Ware zurückbringt? Gibt es eine Möglichkeit, Rückgaben entgegenzunehmen oder Geld aus der Kasse zu nehmen und dazu einen passenden Beleg auszudrucken?
Sind alle diese Fragen geklärt, bist du bestens vorbereitet, um mit deiner digitalen Kasse durchzustarten!
