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Die MWST im Griff? Diese 10 Punkte müssen KMU beachten

04.04.2019
Lesezeit: 8 min

Viele KMU empfinden die Mehrwertsteuer als ein «notwendiges Übel», das nebst finanzieller Lasten auch hohe administrative Kosten verursacht. Erfahre hier, wie du dich im MWST-Dschungel zurecht findest und bei der Abrechnung ganz viel Zeit sparst.

Die Mehrwertsteuer (MWST) ist wohl die bei Schweizer KMU bekannteste wie auch gefürchtetste indirekte Steuer im Schweizer Steuermix. Als sogenannte Verbrauchsteuer besteuert die MWST den Konsum von verschiedenen Gütern und Dienstleistungen. Das Abrechnungswesen der MWST erfolgt über die Produzenten oder Dienstleistungserbringer, wie KMU-Gesellschaften, welche die MWST auf die Endkonsumenten überwälzen müssen. partnerbeitrag_swissconsultants.png

Die MWST-Praxis ist sehr lebendig, was sich durch die häufigen Änderungen im MWST-Gesetz oder die Herausgabe neuer Branchenbroschüren oder MWST-Infos widerspiegelt. Deshalb ist bei MWST-Problemen der Beizug eines Treuhänders oder Experten wichtig, der sich regelmässig mit den Änderungen im MWST-Gesetz oder der MWST-Praxis beschäftigt und daher situativ und kundenspezifisch weiterhelfen kann. Ausserdem kannst du auf eine Buchhaltungs-Software wie KLARA zurückgreifen, die dich einfach per Mausklick bei der Abrechnung der MWST unterstützt.

Nachfolgend findest du die 10 häufigsten Stolpersteine bei der Anwendung der MWST in KMU-Betrieben – gefolgt von Tipps, um die Probleme zu meistern.

1. MWST-Pflicht ja oder nein? Wann und wie melde ich mich an?

Insbesondere Kleinstfirmen klären die MWST-Pflicht meistens viel zu spät ab, beispielsweise nach der Erstellung des ersten Geschäftsabschlusses. Eigentlich muss diese Frage bereits während der ersten drei Monate der Betriebstätigkeit überprüft werden. Gemäss der gesetzlichen Bestimmungen bist du dann steuerpflichtig, wenn du ein Unternehmen betreibst und jährlich einen Umsatz von mindestens 100'000 Franken aus steuerbaren Leistungen erzielst. Diese Umsatzlimite bemisst sich nach in Rechnung gestellten Leistungen exklusive Mehrwertsteuer. Falls bei Beginn der Geschäftstätigkeit noch nicht bekannt ist, ob du diese jährliche Umsatzgrenze erzielst, so muss nach Ablauf von drei Monaten eine Neubeurteilung der MWST-Pflicht vorgenommen werden. Oft fallen schon bei Neugründungen von Gesellschaften hohe Investitionen an, auf denen Vorsteuern lasten, die eine frühzeitige Anmeldung der MWST-Pflicht verlangen.

Die Anmeldung der MWST-Pflicht erfolgt über die Website der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Weiter gilt es zu überprüfen, welche Abrechnungsmethode (effektive Abrechnung oder Saldosteuersatz) für die Firma die geeignetste ist. Die Bestätigung der Eintragung ins MWST-Register durch die ESTV ist langfristig aufzubewahren.

2. Das richtige Buchhaltungsprogramm erleichtert die MWST-Abrechnung

Auf dem Schweizer Markt sind diverse Buchhaltungsprogramme erhältlich, die je nach Komplexität sowie Preis-Leistungs-Verhältnis stark variieren. Es ist dasjenige Buchhaltungsprogramm zu erwerben, das bezüglich MWST in seiner Komplexität und vor allem Benutzerfreundlichkeit am besten abschneidet. Dein Treuhänder kann dir dabei aufgrund seiner Erfahrung sicher weiterhelfen. Ein effizientes Buchhaltungsprogramm und die richtige MWST-Codierung ersparen viel Ärger bei der Abrechnung der MWST.

3. Richtige Rechnungsstellung an Kunden und von Lieferanten

Die Rechnungstellung muss neben der korrekten MWST-Nummer auch andere Formalitäten einhalten, welche in der MWST-Info 16 aufgeführt sind. Die Lieferantenrechnungen sind zu kontrollieren und zu beanstanden, wenn diese nicht den MWST-Bedingungen entsprechen. Nur so ist der Vorsteuerabzug steuerrechtlich legitimiert.

4. Vorsteuerabzug und -korrektur

Die im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit anfallenden Vorsteuern auf Lieferantenrechnungen können grundsätzlich bei der MWST abgezogen werden. Man muss sich darüber vergewissern, ob der Lieferant auch wirklich im MWST-Register eingetragen ist. Dies ist häufig beim Bezug von Leistungen von Einpersonen-Betrieben nicht der Fall. Zu den Vorsteuern zählen auch die bei der Einfuhr von Gegenständen der Eidg. Zollverwaltung zu entrichtende Einfuhrsteuer. Das MWST-Gesetz kennt auch von der Steuer ausgenommene Leistungen wie z.B. Leistungen im Bildungs- oder Kulturbereich, im Bereich des Geld- oder Kapitalverkehrs. Fallen Aufwendungen zur Erzielung solcher Leistungen an, können die dadurch angefallenen Vorsteuern nicht abgezogen werden. Verwendet eine MWST-pflichtige Gesellschaft vorsteuerbelastete Leistungen auch für nicht unternehmerische Zwecke, oder teils für unternehmerische und für nicht unternehmerische Tätigkeiten, so ist die Vorsteuer entsprechend der Verwendung zu korrigieren. Diesbezüglich bietet das MWST-Gesetz verschiedene Varianten an, die in der MWST-Info 9 ersichtlich sind. Grundsätzlich sind solche Vorsteuerkorrekturen unter Ziffer 415 des MWST-Formulars zu deklarieren.

5. Aufpassen bei der Bezugssteuer

In der Schweiz MWST-pflichtige Unternehmen, die Dienstleistungen von im Ausland ansässigen Firmen beziehen, welche in der Schweiz nicht steuerpflichtig sind, unterliegen der Bezugssteuer. Darunter fallen z.B. Dienstleistungen von Beratern, Vermögensverwaltern, Treuhändern oder im Bereich der Werbung. Bei Unternehmen, die MWST-pflichtig sind, wird die Bezugssteuer als Entgelt in der MWST-Abrechnung deklariert und kann zugleich, falls die Bedingungen erfüllt sind, als Vorsteuer wieder abgezogen werden. Dies gilt auch für Privatpersonen, als Dienstleistungsempfänger, falls sie mehr als CHF 10'000 Dienstleistungen im Kalenderjahr beziehen. Ist dies der Fall, müssen sich die Privatpersonen bei der ESTV schriftlich melden. Näheres ist der MWST-Info 14 zu entnehmen.

6. Abrechnung von Privatanteilen nicht vergessen

Unternehmen, die ihren Mitarbeitern oder nahestehenden Personen Gegenstände oder Leistungen auch für die private Nutzung zur Verfügung stellen, müssen entsprechende Privatanteile abrechnen. Beim Bezug solcher Leistungen orientiert sich die ESTV an den Lohnausweisen, auf welchen diese Leistungen zu deklarieren sind. Zu diesen Leistungen gehören z.B. Verpflegung und Unterkunft, Geschäftsfahrzeuge oder andere Gehaltsnebenleistungen, welche nicht in geldform ausgerichtet werden. Die Abrechnung der Privatanteile muss mindestens einmal im Kalenderjahr oder quartalsweise erfolgen. Es empfiehlt sich jeweils, vor dem Jahresende zu prüfen, ob alle Privatanteile auf den Gehaltsnebenleistungen abgerechnet wurden. Eine richtige MWST-Codierung sowie das Führen von separaten Konten für solche Leistungen erleichtert die Überwachung. Weitere Informationen können der MWST-Info 8 entnommen werden.

7. Jahresendarbeiten der MWST

Die Jahresendarbeiten der MWST sind wichtig für jede Abschlusserstellung. Zu diesen Jahresendarbeiten zählen die Umsatz- sowie die Vorsteuerabstimmung. Bei der Umsatzabstimmung werden die im Geschäftsjahr verbuchten Umsätze mit den in der MWST-Abrechnung deklarierten Umsätzen verglichen. Bei der Vorsteuerabstimmung geht es hauptsächlich darum, die abgerechneten Vorsteuern mit Vorsteuerkonten abzustimmen. Sollten sich daraus Differenzen ergeben, können diese mittels Formular «MWST-Jahresabstimmung» an die ESTV gemeldet und korrigiert werden. Die entsprechenden Formulare sind auf der Website der ESTV erhältlich.

8. Fristen unbedingt einhalten

Das Einreichen der MWST-Abrechnung und das Bezahlen der Steuerschuld haben grundsätzlich bis spätestens zwei Monate nach Quartals- oder Semesterende zu erfolgen. Wird diese Frist nicht eingehalten, so ist ein Verzugszins ab erstem Tag geschuldet. Es empfiehlt sich diese Fristen generell einzuhalten. Ebenfalls sind die Zahlen der einzureichenden MWST-Abrechnung mit den Zahlen aus dem Quartalsabschluss der Buchhaltung abzustimmen. Falls aus zeitlichen Gründen die Buchhaltung für die MWST-Abrechnung nicht fristgerecht nachgetragen werden kann, so kann die MWST-Abrechnung mit provisorischen und teilweise geschätzten Zahlen eingereicht werden. Nach dem Nachführen der Buchhaltung können mit einer Korrekturabrechnung oder mit der Jahresabstimmung die Differenzen nachdeklariert werden. Die «MWST-Jahresabstimmung» ist bis am 31.8. des Folgejahres der ESTV einzureichen. Ab dann gelten die Abrechnungen als finalisiert. Die aktuelle MWST-Praxis zeigt, dass die Jahresabstimmung der ESTV auch später eingereicht werden kann und die ESTV diese von Amtes wegen bis 5 Jahre zurück berücksichtigen muss.

9. MWST-Kontrolle – was nun?

Die Mehrwertsteuer ist eine sogenannte Selbstveranlagungssteuer ist. Das heisst: Die Steuerpflichtigen sind selber für eine korrekte Anwendung der steuerlichen Vorschriften verantwortlich. Aus diesem Grund führt die ESTV periodisch MWST-Kontrollen durch. Die MWST-Kontrolle wird in der Regel für eine Periode von 5 Jahren rückwirkend durchgeführt. Für die Durchführung der MWST-Kontrolle nimmt der Revisor frühzeitig Kontakt auf zwecks Terminvereinbarung. Anschliessend folgt eine schriftliche Bestätigung der Kontrolle mit genauen Angaben über die vorzubereitenden Akten, die geprüften Perioden und sonstigen Informationen. Es empfiehlt sich nebst den verlangten Unterlagen des Rechnungswesens folgende Akten bereitzustellen:

  • MWST-Detaillisten aus dem Buchhaltungsprogramm (Verprobung, Abrechnung, …)
  • Umsatz- und Vorsteuerabstimmung
  • Jahresabstimmung
  • Details zu den verbuchten Privatanteilen
  • Andere spezifische MWST-Infos

Für den Revisor ist der erste Eindruck wichtig und kann eine MWST-Revision entsprechend beeinflussen. Der Treuhänder/Steuerberater ist gerne bereit, die MWST-Kontrolle vorzubereiten und zu begleiten.

10. Neuerungen der MWST seit 1.1.2018

Das Schweizer Volk hat im September 2017 die Reform der Altersvorsorge 2020 abgelehnt und sich zugleich auch gegen eine Erhöhung der MWST-Sätze ausgesprochen. Zudem lief die IV-Zusatzfinanzierung per 31.12.2017. Neu tritt die Erhöhung der MWST um 0.1% bezüglich der angenommenen FABI-Abstimmung per 1.1.2018 in Kraft. Dies führt zu nachfolgenden MWST-Sätzen:

 

  seit 2018 alt
Normalsatz 7.7% 8.0%
Sondersatz Beherbergung 3.7% 3.8%
Reduzierter Satz 2.5% 2.5%

 

Bei Änderungen der MWST-Sätze ist grundsätzlich zu beachten, dass der Zeitraum oder der Zeitpunkt der Leistungserbringung massgebend ist. Falls bei Rechnungsstellung ein Leistungszeitraum von z.B. 1. Oktober 2017 bis 31. März 2018 abgerechnet wird, so sind auf der Rechnung beide MWST-Sätze entsprechend den Perioden aufzuführen. Bei angefangenen Arbeiten oder nicht fakturierten Dienstleistungen empfiehlt es sich bei Vorliegen einer Steuersatzsenkung, diese Leistungen noch per Ende Jahr mittels Akontorechnungen oder Teilzahlungsgesuchen abzurechnen. Die Saldosteuersätze werden bei Änderung der MWST-Sätze auch angepasst. Die neuen Sätze sind auf der Website der ESTV ersichtlich.

Mit einer rechtzeitigen Anpassung der Buchhaltungssoftware bezüglich der MWST-Sätze bleibt viel Korrektur-Ärger erspart. Zudem gibt es auch die Gelegenheit, die Abrechnungsmethode von «effektiv» auf «Saldosteuersatz» oder umgekehrt zu wechseln. Die Mehrwertsteuer wird die Unternehmer auch künftig durch politische wie auch gesetzliche Änderungen sowie durch ihre dynamische und komplexe Seite in der Geschäftstätigkeit beeinflussen. Der Autor hofft, mit den vorliegenden Tipps und Informationen den MWST-Alltag erleichtert zu haben.

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