Das Spesenreglement.
In einem allgemeinen Spesenreglement werden insbesondere Fahr-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie Repräsentationsauslagen geregelt.
Das Spesenreglement muss genehmigt werden, da sich die Steuerverwaltung die Frage stellt, ob es wirklich um Unkosten (Spesen) geht, die dem Mitarbeiter aus einem konkreten geschäftlichen Auftrag entstanden sind oder um eine versteckte Lohnzahlung. Denn normalerweise stellen Spesen kein steuerbares Einkommen dar.
Geschäftlich begründete Spesen.
Die geschäftlich begründeten Spesen können zum Beispiel so aussehen: Dein Mitarbeiter muss von seinem Arbeitsort zu einer Kundin reisen. Da sich das Büro der Kundin in einer anderen Stadt befindet und am selben Tag noch weitere Kunden in der Nähe besucht werden, kehrt dein Mitarbeiter erst am Abend oder am darauffolgenden Tag zurück. Es entstehen somit Spesen, da dein Mitarbeiter einen konkreten Auftrag (Kundenbesuche) hatte.
Hier eine Auflistung möglicher Unkosten bei begründeten Spesen:
- Reisekosten (ÖV-Ticket, Flug)
- Verpflegungs- und Übernachtungskosten (Mittagessen, Abendessen, Übernachtung)
- Parkgebühren während Kundenbesuchen
- Entschädigung für Privatwagen, wenn dieser für geschäftliche Zwecke genutzt wird (Kilometerentschädigung, Treibstoffverbrauch)
Wenn wir den letzten Punkt «Entschädigung des Privatwagens für die Fahrten zu Kunden» nehmen und du deinem Mitarbeiter dafür einen Pauschalbetrag pro gefahrenem Kilometer bezahlst, kann die Steuerverwaltung den Betrag, die Anzahl Fahrten etc. in Frage stellen. Für diesen Fall muss jede Fahrt aufgezeichnet und begründet werden. Darum gilt auch hier: Ein genehmigtes Spesenreglement spart dir viel Kraft und Mühe.
Sobald du deinen Mitarbeitenden Pauschalspesen auszahlen möchtest, wie beispielsweise für
- Mittagessen: CHF 25.– pro Tag
- Abendessen: CHF 30.– pro Tag
- Kilometerentschädigung Privatfahrzeug: CHF 1.– pro gefahrenem Kilometer
lohnt es sich ein Spesenreglement zu erstellen, dieses bei der Kantonalen Steuerverwaltung einzureichen und genehmigen zu lassen. Diese Genehmigung schafft Klarheit für für alle Parteien. Für die Steuerverwaltung ist klar, dass dies Pauschalspesen sind, welche begründet und genehmigt sind. Für deinen Arbeitnehmer ist klar, dass diese Pauschalspesen steuerfrei und somit nicht als Einkommen zu versteuern sind. Ausserdem ist für dich als Arbeitgeber klar, dass du keine Sozialversicherung auf den Spesen bezahlen musst und wie du diese korrekt im Lohnausweis aufführst. Wie du siehst, alle Parteien profitieren von dieser Lösung.
Natürlich ist uns klar, dass die Erstellung eines Spesenreglements mit Aufwand verbunden ist. Dennoch lohnt sich dieser. Wenn du Mitarbeitende hast, die die effektiven Spesen abrechnen, du aber immer wieder Diskussionen um die Belege und die pünktliche Abgabe der Spesenabrechnungen hast, bist du froh, wenn du dies für alle Mitarbeitende gleich regeln kannst. Es hilft dir auch, wenn deine Unternehmung wächst und immer mehr Arbeitnehmer dazukommen.
Viele der kantonalen Steuerverwaltungen stellen auf Ihrer Webseite ein Muster eines Spesenreglements zur Verfügung. Ebenfalls kann die kantonale Steuerverwaltung im Voraus kontaktiert werden, um zu klären ob es sich für deine Unternehmung lohnt, ein Spesenreglement zu erstellen oder nicht.
