Das KLARA Whitepaper für Neugründer: Kapitel 8 - Interne Prozesse definieren

Bereits am Anfang der Geschäftstätigkeit sind interne Abläufe ganz wichtig. Solange du alleine bist, hast du alles im Kopf und weisst, wie alles läuft. Falls du aber mal ausfällst und jemand für dich einspringt, sollte diese Person rasch an gewisse Informationen herankommen. Interne Prozesse können Abläufe beschleunigen und die Kundenbetreuung optimieren.

Es gibt weniger Engpässe, es ist für alle Mitarbeitenden klar, wie gewisse Abläufe und Kompetenzen sind. Es hilft der Firma, strukturiert und sauber vorzugehen, sicher aufzutreten – und es vermittelt Kunden gegenüber Kompetenz. Baust du die Prozesse von Anfang an sorgfältig auf, vermeidest du Fehler.

Arten der internen Prozesse

Es gibt viele verschiedene Prozesse, die beschrieben werden können. Stelle dir zuerst folgende zentrale Frage: Welche Prozesse sind für deinen Erfolg von höchster Wichtigkeit? Hier eine Aufzählung, die beinahe unendlich erweitert werden kann. Es beginnt mit Ordnung auf dem Server oder der Cloud-Ablage und deren Berechtigungen:

• Ablagesystem (Papierform und Papierlos)
• Ordnerstruktur
• Kundenbetreuung, CRM
• Verarbeitung Bestellung Abläufe des Debitoren- und Kreditorenmanagements
• Marketingabläufe
• Lagerverwaltung
• Reklamationsmanagement
• Prozesse im Personalmanagement
• Abläufe in der Buchhaltung

Dokumentation der internen Prozesse

Je sauberer die Prozesse aufgebaut sind, desto sauberer kannst du arbeiten. Ein Handbuch für die internen Prozesse hat eine hohe Relevanz. Doch ein Handbuch ist nur so gut, wie es auch geführt und aktualisiert wird. Somit muss im Prozessablauf, bzw. in der Datei immer ersichtlich sein, um welche Version es sich handelt – inkl. Datum der Aktualisierung und durch wen sie vorgenommen wurde. Hier ist wichtig, dass nicht jeder jedes Handbuch ändern darf und kann. Es muss somit auch einen Prozessablauf für den Ablauf bei der Erstellung von Handbüchern für interne Abläufe geben.

Aufbau eines Handbuchs

Grundsätzlich gilt: Je sauberer und detaillierter eine Dokumentation, desto besser. Die Prozesse sind am besten mit wenig Text, dafür mit einer einfachen Grafik versehen und für alle verständlich. Hier die wichtigsten Tipps für den Aufbau eines Handbuchs:

• Grundgerüst für Dokumentation erstellen: Jeder Prozessablauf hat die gleiche Vorlage mit Logo, Kopf- und Fusszeile gemäss Corporate Identity
• Fusszeile mit Version des Dokuments, Name und Vorname oder Kürzel des Erstellers, Datum, Änderungsdatum, Seitenzahl
• Vorlage so speichern, dass gewisse Änderungen nicht vorgenommen werden können
• Titelblatt mit Prozessablauf
• Inhaltsverzeichnis inkl. Seitenangaben
• Möglichst einfache, grafische Darstellungen
• Kontaktangaben der internen zuständigen Person(en) aufführen
• Prozessablauf prüfen: Der Prozess muss nach Erstellung des Prozessablaufes von einer Person geprüft werden, die den Ablauf nicht beschrieben hat
• Änderungen und Ergänzungen vornehmen
• Abspeichern
• Information an alle Beteiligten

Interne Abläufe sollten in gewissen Abständen kritisch geprüft werden. Durch die aktuelle Situation des Unternehmens, dessen Wachstum oder das Umfeld könnte sich einiges verändert haben. All das kann auch einen Einfluss auf die Prozesse haben. Übrigens: Eine gepflegte Dokumentation kann als Verkaufsinstrument verwendet werden. Stell dir vor, du verkaufst dein Unternehmen bereits nach drei Jahren – eine saubere Dokumentation steigert deinen Marktwert, da sie deinem Nachfolger die Einarbeitung viel einfacher macht.