Digitales Archiv: Maximale Sicherheit für deine Geschäftsdokumente

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06.04.2023 07:00:00

Sicherheit ist ein wichtiger Aspekt in jedem Unternehmen. Wer heute noch denkt, Dokumente in Aktenschränken zu archivieren, sei die sicherste Lösung, irrt sich gewaltig. Studien zeigen, dass über die Hälfte dere Datenschutzverletzungen in grösseren Unternehmen auf Papierdokumente zurückzuführen sind. Auch Cloud-Lösungen bieten oft nicht genug Sicherheit. Die sicherste und effizienteste Lösung zur Aufbewahrung von Unternehmensdokumenten bieten derzeit digitale Archive, auch Dokumenten-Management-Systeme (DMS) genannt.

Was ist ein digitales Archiv oder Dokumenten-Management-System (DMS)? 

Ähnlich wie bei einer Cloud, ist ein DMS eine Software-Lösung, die Dokumente und Dateien in elektronischer Form aufbewahrt. Für gewöhnlich bietet es folgende Funktionen:  

  • Nachvollziehbarkeit: Alle Vorgänge im digitalen Archiv werden dokumentiert und mit einem Zeitstempel als neue Datei ausgewiesen. Das digitale Abbild eines Dokuments kann so weder verloren gehen noch verändert werden.  
  • Indexierung: Dank einer von dir selbst angelegten Orderstruktur und Kategorisierung, findest du alle Dateien in Sekundenschnelle. Gute DMS verfügen zudem über eine Volltextsuche. 
  • Individuelle Zugriffsrechte: Nur berechtigte Personen können besonders heikle Daten einsehen. 

Warum ist ein DMS sicherer als eine herkömmliche Cloud-Lösung oder ein physisches Archiv? 

Bei Dokumenten in physischer Form besteht ein deutlich höheres Risiko für Diebstahl – auch von den eigenen Mitarbeitenden. Feuer, Überschwemmungen oder andere Naturkatastrophen können ebenfalls in wenigen Minuten ganze Archive vernichten. Ein weiteres Sicherheitsrisiko stellen in vielen Unternehmen die Drucker dar. Sie sind nur selten vor Hacker-Angriffen geschützt. Ein weiterer bedeutender Vorteil der digitalen Archivierung ist die Möglichkeit, den Datenzugriff individuell zu steuern.  

Der bedeutendste Unterschied zur Cloud liegt allerdings darin, dass DMS strengen rechtlichen Vorgaben unterliegen. In der Schweiz müssen sie zudem die Auflagen der Geschäftsbücher-Verordnung (GebüV) erfüllen. Damit sorgen digitale Archive für eine absolut rechtskonforme und revisionssichere Archivierung: Du kannst Rechnungen, Belege oder andere für deine Buchhaltung relevante Dokumente archivieren sowie wichtige geschäftliche Verträge. Hinzu kommt, dass DMS die Daten für gewöhnlich verschlüsselt speichern und versenden, was zusätzliche Sicherheit bedeutet.  

Welche weiteren Vorteile bietet die digitale Archivierung? 

Viele Unternehmen sträuben sich, ihr Archiv zu digitalisieren. Sie befürchten hohe Investitionen oder einen zu grossen Aufwand. Dabei ist die Umstellung überraschend einfach und kostengünstig. Vor allem aber gestaltet das digitale Archiv Arbeitsabläufe sicherer und effizienter. Darüber hinaus profitieren Unternehmen von folgenden Vorteilen:   

  • Zeitersparnis: Gemäss verschiedenen Studien verbringen wir täglich bis zu zwei Arbeitsstunden damit, Dokumente zu suchen. Im digitalen Archiv findest du Dokumente genauso schnell wie Belege für den Jahresabschluss.  
  • Kosteneinsparung: Dokumente ausdrucken ist teuer und Lagerräume für Aktenschränke kosten Miete. Ganz zu schweigen von der Arbeitszeit, die bei der Dokumentensuche verloren geht. Alle diese Punkte werden mit dem digitalen Archiv hinfällig. 
  • Platzeinsparung: Das digitale Archiv ersetzt den Aktenschrank. Wie wäre es mit einem Ficus, statt diesem hässlichen Ding? 
  • Unabhängigkeit: Du hast von überall her und jederzeit Zugriff auf deine Dokumente. 
  • Skalierbarkeit: Das digitale Archiv wächst mit deinem Unternehmen mit und ermöglicht es auch, eine grosse Menge von Dokumenten zu archivieren.  
  • Nachhaltigkeit: Die Bäume danken es dir, dass du keine Papierberge mehr produzierst. 
  • Effizienzsteigerung: Mit einem guten DMS lassen sich Workflows für die Dokumentenverwaltung erstellen. Schnittstellen zu anderen Systemen ermöglichen zudem automatisierte und medienbruchfreie Prozesse. Ist das DMS beispielsweise mit deiner Buchhaltungs-Software verknüpft, erledigst du die Rechnungsverarbeitung mit wenigen Klicks.   

Wie finde ich ein passendes digitales Archiv für mein Unternehmen? 

 Die Funktionen der verschiedenen DMS auf dem Markt variieren leicht. Da ein digitales Archiv die landesspezifischen gesetzlichen Vorgaben erfüllen muss, greifst du am besten auf einen Schweizer Anbieter zurück, wie beispielsweise KLARA. Wir empfehlen dir ausserdem bei der Auswahl folgendes zu beachten:  

  • Das DMS muss die Anforderungen der GebüV erfüllen. Nur dann dürfen Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte oder Revisionsberichte ausschliesslich digital aufbewahrt werden. 
  • Zudem sollte es branchenspezifische rechtliche Anforderungen erfüllen 
  • Wenn du in deinem Unternehmen bereits einige Prozesse oder Bereiche digitalisiert hast, sparst du Zeit und Nerven, wenn die digitale Archivlösung sich mit der Software verbinden lässt oder – noch besser – sogar vom gleichen Anbieter kommt. Wer beispielsweise mit KLARA arbeitet, kann Rechnungen direkt aus dem KLARA eArchiv an die Buchhaltungs-Software senden. So erledigst du administrative Aufgaben weitaus effizienter und schneller.   
  • Erst die Volltextsuche sowie die Möglichkeit einer eigenen Kategorisierung (Tags) machen Dokumente schnell wieder auffindbar.  
  • Für maximale Sicherheit sollte das digitale Archiv Daten verschlüsselt senden und speichern.   
  • Vor allem Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten, benötigen individuelle Zugriffsrechte. So kann beispielsweise in einer Kanzlei nur die Person, die den Fall bearbeitet, auf die entsprechenden Akten zugreifen.  

Mehr Informationen zum digitalen Archiv findest du hier.