Die jährlichen Personalgespräche stehen an und du bist noch nervöser als deine Angestellten? Tief durchatmen. Mit dieser Checkliste und der Vorlage zum Downloaden bist du bestens vorbereitet.
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Personalgespräch: Leitfaden und Vorlagen für KMU

15.12.2022
Lesezeit: 4 min

Auch wenn Mitarbeitergespräche nicht ausdrücklich vorgeschrieben sind, sie sind ein wertvolles Werkzeug: Personalgespräche verbessern die Zusammenarbeit und erlauben es, Mitarbeitende gezielt zu fördern und motivieren. Du lernst sie, ihre Wünsche und Ziele besser kennen und kannst so ihre Stärken optimal einsetzen. Das Ansprechen und hoffentlich Klären von Problemen sorgt zudem für bessere Leistung und Stimmung im Team. Nicht zuletzt geht das Feedback in beide Richtungen. Auch du weisst danach besser, wo noch Verbesserungspotenzial besteht.

Vorbereitung

Eine strukturierte Vorbereitung ist das A und O für ein gelungenes Jahersgespräch. Vor allem, wenn du erst wenig Übung darin hast. Überleg dir als erstes: Was möchtest du ansprechen, welches sind die Schwerpunkte? Mach dir Notizen, an denen du dich während des Gesprächs orientieren kannst.

Vereinbare den Termin mindestens zwei Wochen vor Durchführung. Informiere die Mitarbeitenden dabei über den Inhalt des Gesprächs, damit auch sie sich vorbereiten können. Es empfiehlt sich ausserdem, die Protokolle der letzten Gespräche noch einmal durchzugehen und während des Gesprächs zur Hand zu haben.

Lesezeit: 4 min

Leitfaden für das Mitarbeitergespräch

Auch wenn die Gesprächsschwerpunkte variieren können, solltest du alle Mitarbeitenden anhand derselben Punkte beurteilen und das Gespräch für gleich aufbauen. Am besten bereitest du dir dazu einen Leitfaden vor, in dem du alle wichtigen Punkte auflistest, die du bewertest. Lass jeweils genug Platz für Bemerkungen. Wir haben dir bereits ein solches Dokument zum Downloaden bereitgestellt:

Hier klicken, um die Personalgesprächs-Vorlage herunterzuladen

Es kann sinnvoll sein, den Mitarbeitenden bereits vor dem Gespräch dieses Dokument zur Verfügung zu stellen. So können sie sich selbst beurteilen. Während des Gesprächs könnt ihr euch die Resultate euch zusammen ansehen und abweichende Bewertungen besprechen.

Bewertung der Mitarbeitenden

Versuch, eine lockere und angenehme Atmosphäre zu schaffen. Egal wie das Gespräch verläuft, kommuniziere auf Augenhöhe und sei klar in deinen Aussagen – das schafft Vertrauen. Beginne das Gespräch mit einem Rückblick auf die Leistungen der Person. Wir empfehlen, dass du dabei folgende Punkte behandelst:

Qualifikation:
Berufliches/fachliches Können und Wissen
Qualität und Sorgfalt
Erkennen / Lösen von Problemen
Eigene Arbeitsorganisation
Arbeitssicherheit (sofern du im Betrieb solche Vorschriften hast)

Arbeitsergebnis:
Effizienz
Arbeitsvolumen
Belastbarkeit
Kostenbewusstsein / Wirtschaftlichkeit / Ökologie

Selbstständigkeit:
Initiative
Unabhängigkeit
Flexibilität
Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung

Verhalten:
Teamfähigkeit
Umgang mit Mitarbeitenden und Vorgesetzten
Verhalten gegenüber Kundschaft

Bewerte jeder diese 4 Punkte mit einem der folgenden Leistungsfelder:

A: Hervorragend (Leistung und Verhalten liegen klar über den Anforderungen/Erwartungen)
B: Sehr gut (Leistung und Verhalten entsprechen voll den Anforderungen/Erwartungen)
C: Gut (Leistung und Verhalten entsprechenden Anforderungen/Erwartungen)
D: Genügend (Leistung und Verhalten entsprechen knapp den Anforderungen/Erwartungen)
E:  Ungenügend (Leistung und Verhalten liegen klar unter den Anforderungen/Erwartungen)

Feedback der Mitarbeitenden

Ein Feedback von deinem Team einzuholen ist ebenso wichtig, wie deines an sie. Wie gefällt es ihnen im Unternehmen? Was läuft ihrer Meinung nach gut, wo besteht Verbesserungsbedarf? Halte dies unbedingt auch schriftlich fest. Wir haben dir auf unserer Vorlage einige Fragen vorbereitet. Du kannst für die Antworten deiner Mitarbeitenden beispielsweise mit verschiedenen Smileys für zufrieden, neutral und unzufrieden arbeiten.

Ziele festlegen

Am Schluss des Gesprächs bestimmt ihr gemeinsam die Ziele. Was erwartest du von deinen Mitarbeitenden? Bis wann und vor allem wie soll sie oder er diese Ziele erreichen? Wie messt ihr die Zielerreichung? Gibt es eine Zwischenbeurteilung?

Genauso wichtig ist, was sich deine Mitarbeitenden für ihre Zukunft wünschen und wo sie sich sehen. Entsprechend könnt ihr an dieser Stelle auch über Weiterbildungsmöglichkeiten sprechen und wie genau diese aussehen sollen.

Abschluss

Fass das Gespräch am Schluss noch einmal zusammen. Gibt es ausserdem vielleicht noch weitere Punkte, die der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin gerne ansprechen möchte? Unterzeichnet zum Abschluss beide das Dokument und gib deinem Gegenüber eine Kopie. Vergiss nicht, dich für das Gespräch zu bedanken und verabschiede dich mit positiven Worten.

 

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KLARA erledigt deine Lohnbuchhaltung automatisiert und steuerkonform. Auch Steuerdaten werden elektronisch übermittelt, ohne mühsames Ausfüllen von Formularen.

Die Steuererklärung im ersten Geschäftsjahr

Entsprechend kannst du auch die Steuererklärung für die Dauer des langen Jahres erstellen. Somit musst du den Jahresabschluss samt Steuererklärung nur einmal erledigen, statt zweimal. Also beispielsweise für 17 Monate statt für 5 und 12 Monate. Eine Ausnahme bildet allerdings die Mehrwertsteuer, die sich immer am Kalenderjahr orientiert. Hier gibt es kein verkürztes oder verlängertes Jahr. Alles, was du über die Mehrwertsteuerpflicht wissen musst, haben wir für dich in diesem Beitrag zusammengefasst.

Bei der Einrichtung der Buchhaltung Folgendes beachten:

  • Die Löhne müssen trotzdem per Ende Jahr abgerechnet werden. Also, um beim vorherigen Beispiel zu bleiben, vom 1. August bis zum 31. Dezember des aktuellen Jahres.
  • Die Mehrwertsteuer wird anteilsmässig auf zwölf Monate abgerechnet. In unserem Beispiel handelt es sich also um fünf Monate. Der Umsatz muss in dieser Zeit auf 12 Monate hochgerechnet werden.
  • In der Steuererklärung unbedingt alles sauber deklarieren. Von wann bis wann dauerte das Geschäftsjahr? Per wann wirst du die zukünftigen Geschäftsjahre abschliessen?
  • Auch in der Jahres- sowie der Erfolgsrechnung alle Daten vom 1. August bis 31. Dezember des laufenden Jahres sauber erfassen.
  • Eine umfassende Checkliste für deine Steuererklärung findest du hier.

Tipp: Du möchtest deine buchhalterischen Kennzahlen zu Statistikzwecken verwenden? Achtung, die aus dem ersten Geschäftsjahr lassen sich nicht eins zu eins mit denen aus dem zweiten vergleichen, da die beiden Jahre unterschiedlich lang sind. Das heisst: Eine saubere Eingrenzung ist notwendig.

Deine Aufgaben nach der Kündigung

Nebst den rechtlichen Aufgaben, die du als Arbeitgeber hast, ist für dich ein Punkt zentral: Du musst unmittelbar nach der Kündigung sicherstellen, dass das spezifische Wissen nach dem Abgang des Mitarbeiters in deinem Unternehmen bleibt. 

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Checkliste: Aufgaben für Arbeitgeber

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