Auch wenn Mitarbeitergespräche nicht ausdrücklich vorgeschrieben sind, sie sind ein wertvolles Werkzeug: Personalgespräche verbessern die Zusammenarbeit und erlauben es, Mitarbeitende gezielt zu fördern und motivieren. Du lernst sie, ihre Wünsche und Ziele besser kennen und kannst so ihre Stärken optimal einsetzen. Das Ansprechen und hoffentlich Klären von Problemen sorgt zudem für bessere Leistung und Stimmung im Team. Nicht zuletzt geht das Feedback in beide Richtungen. Auch du weisst danach besser, wo noch Verbesserungspotenzial besteht.
Vorbereitung
Eine strukturierte Vorbereitung ist das A und O für ein gelungenes Jahersgespräch. Vor allem, wenn du erst wenig Übung darin hast. Überleg dir als erstes: Was möchtest du ansprechen, welches sind die Schwerpunkte? Mach dir Notizen, an denen du dich während des Gesprächs orientieren kannst.
Vereinbare den Termin mindestens zwei Wochen vor Durchführung. Informiere die Mitarbeitenden dabei über den Inhalt des Gesprächs, damit auch sie sich vorbereiten können. Es empfiehlt sich ausserdem, die Protokolle der letzten Gespräche noch einmal durchzugehen und während des Gesprächs zur Hand zu haben.
Leitfaden für das Mitarbeitergespräch
Auch wenn die Gesprächsschwerpunkte variieren können, solltest du alle Mitarbeitenden anhand derselben Punkte beurteilen und das Gespräch für gleich aufbauen. Am besten bereitest du dir dazu einen Leitfaden vor, in dem du alle wichtigen Punkte auflistest, die du bewertest. Lass jeweils genug Platz für Bemerkungen. Wir haben dir bereits ein solches Dokument zum Downloaden bereitgestellt:
Es kann sinnvoll sein, den Mitarbeitenden bereits vor dem Gespräch dieses Dokument zur Verfügung zu stellen. So können sie sich selbst beurteilen. Während des Gesprächs könnt ihr euch die Resultate euch zusammen ansehen und abweichende Bewertungen besprechen.
Bewertung der Mitarbeitenden
Versuche, eine lockere und angenehme Atmosphäre zu schaffen. Egal wie das Gespräch verläuft, kommuniziere auf Augenhöhe und sei klar in deinen Aussagen – das schafft Vertrauen. Beginne das Gespräch mit einem Rückblick auf die Leistungen der Person. Wir empfehlen, dass du dabei folgende Punkte behandelst:
Qualifikation
- Berufliches/fachliches Können und Wissen
- Qualität und Sorgfalt
- Erkennen / Lösen von Problemen
- Eigene Arbeitsorganisation
- Arbeitssicherheit (sofern du im Betrieb solche Vorschriften hast)
Arbeitsergebnis
- Effizienz
- Arbeitsvolumen
- Belastbarkeit
- Kostenbewusstsein / Wirtschaftlichkeit / Ökologie
Selbstständigkeit
- Initiative
- Unabhängigkeit
- Flexibilität
- Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung
Verhalten
- Teamfähigkeit
- Umgang mit Mitarbeitenden und Vorgesetzten
- Verhalten gegenüber Kundschaft
Bewerte jeder diese 4 Punkte mit einem der folgenden Leistungsfelder:
A: Hervorragend (Leistung und Verhalten liegen klar über den Anforderungen/Erwartungen)
B: Sehr gut (Leistung und Verhalten entsprechen voll den Anforderungen/Erwartungen)
C: Gut (Leistung und Verhalten entsprechenden Anforderungen/Erwartungen)
D: Genügend (Leistung und Verhalten entsprechen knapp den Anforderungen/Erwartungen)
E: Ungenügend (Leistung und Verhalten liegen klar unter den Anforderungen/Erwartungen)
Feedback der Mitarbeitenden
Ein Feedback von deinem Team einzuholen ist ebenso wichtig, wie deines an sie. Wie gefällt es ihnen im Unternehmen? Was läuft ihrer Meinung nach gut, wo besteht Verbesserungsbedarf? Halte dies unbedingt auch schriftlich fest. Wir haben dir auf unserer Vorlage einige Fragen vorbereitet. Du kannst für die Antworten deiner Mitarbeitenden beispielsweise mit verschiedenen Smileys für zufrieden, neutral und unzufrieden arbeiten.
Ziele festlegen
Am Schluss des Gesprächs bestimmt ihr gemeinsam die Ziele. Was erwartest du von deinen Mitarbeitenden? Bis wann und vor allem wie soll sie oder er diese Ziele erreichen? Wie messt ihr die Zielerreichung? Gibt es eine Zwischenbeurteilung?
Genauso wichtig ist, was sich deine Mitarbeitenden für ihre Zukunft wünschen und wo sie sich sehen. Entsprechend könnt ihr an dieser Stelle auch über Weiterbildungsmöglichkeiten, Mentoring-Programme und Coaching sprechen und wie genau diese aussehen sollen.
Abschluss
Fass das Gespräch am Schluss noch einmal zusammen. Gibt es ausserdem vielleicht noch weitere Punkte, die der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin gerne ansprechen möchte? Unterzeichnet zum Abschluss beide das Dokument und gib deinem Gegenüber eine Kopie. Vergiss nicht, dich für das Gespräch zu bedanken und verabschiede dich mit positiven Worten.
