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Ein sauberes Spesenmanagement ist Pflicht. Doch wie rechnet man die Kosten, die Mitarbeitenden anfallen, richtig ab?
KLARA Blog

Spesenabrechnung richtig ausfüllen: So geht’s.

27.01.2020
Lesezeit: 1 min

Fahrkosten, Verpflegung, Material: Entstehen Mitarbeitenden bei der Arbeit Kosten, müssen Arbeitgeber dafür aufkommen. Wie das richtig geht, liest du hier.

Als Firma bist du dazu verpflichtet, die Auslagen deiner Arbeitnehmer zu decken und dem Steueramt zu melden. Deshalb lohnt sich ein sauberes Spesenmanagement. Doch wie rechnet man die Spesen richtig ab?

In der Schweiz gibt es zwei verschiedene Arten der Spesenabrechnung: Pauschalspesen und effektive Spesen. Worauf du bei der Erfassung der Berufsauslagen achten musst, erfährst du hier Schritt für Schritt.

Effektive Spesenabrechnung.

  1. Quittung aufbewahren – physisch oder papierlos
  2. Nummeriere die Quittung
  3. Erfasse das Datum der Quittung
  4. Erfasse den Anlass/Grund für die Auslagen (z.B. «Kundenessen KLARA»)
  5. Füge eine Bezeichnung hinzu (z.B. «Übernachtung», «SBB Ticket»)
  6. Spesen für das Auto
    - Effektive Fahrkosten von Abfahrtsort nach Zielort angeben.
    - Anzahl Kilometer total: Betrag pro km angeben (CHF 0.70 oder CHF 1.–, je nach Unternehmen)
  7. Bei Fremdwährungen: Fremdwährungskurs angeben
  8. Spesencode angeben – dieser wird später für die Buchhaltung benötigt (z.B. «Verpflegung», «Auto», «Reisespesen»)
  9. Datum und Unterschrift des Mitarbeitenden
  10. Freigabe durch Unterschrift des Vorgesetzten 

Pauschalspesen.

Bei den Pauschalspesen handelt es sich um Pauschalbeträge, welche die Berufsauslagen decken sollen. Die Auslagen für diese Spesenart müssen ausserhalb des Wohn- und des üblichen Arbeitsorts des Arbeitsnehmers anfallen. Alle Pauschalspesen sind zu begründen.

Ein Beispiel: Eine Arbeitnehmerin muss während zwei Monaten wegen eines Projekts im Ausland arbeiten. Hierfür kann man Pauschalbeträge für Übernachtung und Verpflegung verwenden. Wichtig: Die festgesetzten Beträge müssen die effektiven Kosten der Arbeitnehmerin auf jeden Fall decken. Um dies sicher zu stellen, benötigst du ein klares Spesenreglement. Darin führst du sauber und unmissverständlich auf, wie Pauschalspesen in deiner Firma gehandhabt werden.

Fazit: Effektive Spesenabrechnung oder Pauschalspesen?

Bei Pauschalspesen arbeitest du mit Beträgen, die einer Annahme entsprechen. Wir empfehlen deshalb eine effektive Spesenabrechnung. Auf den ersten Blick sieht das zwar nach viel Arbeit aus, aber mit einer Business Software wie KLARA schaffst du auch das im Handumdrehen.

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KLARA Tipp:

Wer KLARA Lohn nutzt, hat‘s noch einfacher: Verbuchst du eine Spesenquittung mit der Zahlungsart «Abrechnung über Spesen», so werden die Spesen mit einem der nächsten Löhne des Mitarbeiters ausgezahlt.
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