Jemand aus deinem Team hat die Kündigung eingereicht? Die meisten Unternehmen haben eine klar definierte Strategie, wenn es um Mitarbeitersuche und Einstellung geht. Doch was genau gibt es bei einer Kündigung zu tun?
Professionalität ist hier genauso wichtig wie bei der Einstellung eines neuen Teammitglieds. Bevor du dich also der Herausforderung stellst, die Stelle neu zu besetzen, gilt es für einen sauberen Austritt einiges zu beachten. Wir haben eine Checkliste für dich zusammengestellt.
Dein Team informieren
Ganz wichtig bei einer Kündigung, egal von welcher Seite sie erfolgt, ist die interne Kommunikation. Informiere deine Mitarbeitenden sachlich darüber, wer gekündigt hat. Das kann bei einer sehr kleinen Firma durchaus mündlich geschehen, grundsätzlich ist es aber empfehlenswert, ausserdem eine E-Mail zu verschicken, um sicherzustellen, dass alle die gleiche Information erhalten. Eine Begründung für den Austritt ist nicht zwingend notwendig. Mach aber deine Wertschätzung gegenüber der Person deutlich und bedanke dich für ihren Einsatz.
Vor dem letzten Arbeitstag
Kontrolliere bei der Vorbereitung der letzten Lohnzahlung, ob ein Lohnvorschuss besteht, den es auszugleichen gilt oder ein Überzeit- oder Feriensaldo. Um Überstunden vor dem Austritt abzubauen, gibt es grundsätzlich 2 Möglichkeiten: Entweder Ausgleich durch Freizeit. Beispielsweise durch vorzeitiges Verlassen der Firma entsprechend der mehr geleisteten Zeit. Oder du zahlst die Überstunden aus. Laut Gesetzgeber musst du sie zum Normallohn plus Zuschlag von mindestens einem Viertel auszahlen. Im gegenseitigen Einverständnis kann allerdings auch eine anderweitige Vereinbarung getroffen werden.
Falls es einmal jährlich GAV-Abzüge oder anderen Abzüge von Verbandsbeiträgen gibt, werden diese bei Kündigungen während des Jahres im letzten Lohn abziehen.
Überlege dir ausserdem, wie du die Stelle neu besetzen möchtest. Frag dein Team, ob sie jemanden kennen, der dafür infrage kommt. Vermittlungsprämien für Mitarbeitende sind übrigens meistens günstiger als Jobinserate. Oder ist es vielleicht sogar möglich, die Arbeit intern aufzuteilen?
Was gilt es versicherungstechnisch zu beachten?
Du bist verpflichtet, Mitarbeitende beim Austritt über folgendes zu informieren:
- Die Unfallversicherung läuft nach dem letzten Arbeitstag beziehungsweise nach dem Kündigungsdatum noch 31 Tage weiter. Die Person ist also noch 31 Tage nach der Kündigung versichert. Es besteht die Möglichkeit, diese um maximal 6 Monate zu verlängern, die Kosten der Verlängerung trägt allerdings die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer.
- Nach der Kündigungsfrist beziehen Mitarbeitende keine Krankentaggeldversicherung mehr.
- Die Abmeldung vom BVG erfolgt durch den jetzigen Arbeitgeber, also durch dich. Damit du das BVG-Guthaben an die richtige Stelle weiterleiten kannst, brauchst du Informationen zu Namen und Ort des neuen Arbeitgebers sowie Name, Adresse, Vertragsnummer und Bankkonto der neuen Vorsorgeeinrichtung. Im Falle einer Barauszahlung stattdessen das Bankkonto des Freizügigkeitskontos. Am einfachsten ist das anhand eines Formulars, das du nach Abmeldung bei der Pensionskasse von dieser erhältst. Der oder die Mitarbeitende füllt es aus und schickt es an die noch aktuelle Pensionskasse.
Das Austrittsgespräch
Danke dem oder der Mitarbeitenden für die geleistete Arbeit und händige das Arbeitszeugnis aus. Stelle ausserdem sicher, dass die Rückgabe aller Arbeitsgeräte sowie Schlüssel erfolgt. Falls du den Abgang bedauerst, ist nun durchaus der passende Moment, ein mögliches späteres Arbeitsverhältnis zu kommunizieren.
Ein souveränes Austrittsgespräch ist für betroffene Mitarbeitende genauso wertvoll wie für dich. Indem du die richtigen Fragen stellst, kannst du Stärken, aber auch Schwachstellen in deinem Betrieb aufdecken. Sorge dabei für eine entspannte und lockere Atmosphäre und höre aktiv sowie empathisch zu. Beispiele für aufschlussreiche Fragen, die du stellen kannst:
- «Was würdest du anders machen, wenn es deine Firma wäre?»
- «Wie wohl hast du dich im Team gefühlt?»
- «Wie würdest du deinen Vorgesetzten in positiver und kritischer Hinsicht beschreiben?»
- «Was hätten wir ändern müssen, damit du geblieben wärst?»
- «Welche Tipps kannst du uns mit auf den Weg geben?»
- «Gibt es etwas, dass ich bei der Neubesetzung der Stelle beachten sollte?»
Das Austrittsdokument
Im Dokument, dass die Beendigung des Arbeitsverhältnisses offiziell macht, unbedingt einen Abschnitt zu Geheimhaltung und Eigentum einfügen. Dies gilt für geschäftsrelevante Daten, unabhängig davon, ob diese in digitaler, schriftlicher, physischer oder geistiger Form vorliegen. Sie sind Eigentum des Unternehmens. Je nach Arbeitsvertrag unterstehen Mitarbeitende auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses der gesetzlichen Geheimhaltungspflicht nach OR321a. Erwähne dort, dass es verboten ist, geschäftsrelevante Daten zu löschen, zu verfälschen oder in anderer Art zu verändern.
Um alles rechtssicher zu machen, am Ende des Dokuments diesen oder einen ähnlichen Satz einfügen: «Mit der Unterschrift wird bestätigt, dass ich obigen Text verstanden habe, einverstanden bin und alles Eigentum der Unternehmung zurückgegeben und ohne Bewilligung des Vorgesetzten keine Kopien von Dokumenten oder elektronischen Daten gemacht habe.»
Checkliste
Damit bestimmt nichts vergessen geht, haben wir für dich alle Aufgaben, die nach einer Kündigung auf dich zukommen, detailliert aber kompakt und übersichtlich zusammengefasst. Du kannst die Checkliste hier bestellen:
