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Offerten richtig einholen und vergleichen – das musst du wissen.

klara-blog-gastbeitrag-gryps
25.07.2019
Lesezeit: 2 min

Du suchst einen Kopierer, einen IT-Service, eine Versicherung oder neue Büromöbel und brauchst Offerten von passenden Anbietern? Damit du keine bösen Überraschungen erlebst, hier ein paar Tipps wie du am besten vorgehst.

Definiere deine Bedürfnisse und Wünsche möglichst genau
Welche Anforderungen du an das gesuchte Produkt oder die gesuchte Dienstleistung stellst – und welche nicht – ist die entscheidende Grundlage zur Erstellung einer seriösen Offerte. Bei grösseren Beschaffungen und für wichtige Projekte macht es Sinn, wenn du dich mit den Anbietern vor Ort triffst. Das gibt dir die Möglichkeit, mit dem Anbieter alles ganz konkret zu besprechen und offene Punkte zu klären.

Vielleicht weisst du auch noch nicht genau, was für dich die beste Lösung ist, welche Vor- und Nachteile du abwägen musst und ob du möglicherweise mit Folgekosten rechnen musst. Ein Gespräch mit dem Profi kann Klarheit schaffen und du kannst deine Anforderungen dadurch genauer formulieren.

Äpfel mit Äpfel vergleichen
Mit den von dir genau definierten Anforderungen können die für dich in Frage kommenden Anbieter alle auf der gleichen Grundlage eine Offerte erstellen, und du kannst diese nach dem Prinzip Äpfel-mit-Äpfel-vergleichen beurteilen. Sind die Grundlagen nicht die gleichen, greifst du vielleicht nach dem günstigsten Angebot und bekommst dann später womöglich eine Rechnung für zusätzliche Kosten.

Offerte auf einen Blick verstehen
Hände weg von einem Anbieter, der eine unsaubere, unvollständige Offerte unterbreitet. Fehlen Informationen wie der vollständige im Handelsregister eingetragene Name, die genaue Adresse und der Sitz der Firma oder das Datum, kann das ein Zeichen dafür sein, dass der Anbieter nicht professionell arbeitet. Zudem sollte eine Offerte genau bezeichnet sein und die Leistungen in Arbeitsleistung und Material resp. Spesen sowie Fremdleistungen, welche von Dritten eingekauft werden, sauber aufgeteilt. Ein Zahlenwirrwarr und Unübersichtlichkeit spricht gegen einen Anbieter. Eine gut gemachte Offerte solltest du auf einen Blick verstehen und beurteilen können. Stimmt diese, ist das eine gute Basis für eine Zusammenarbeit. Die Wahrscheinlichkeit, dass dein Auftrag zur Zufriedenheit ausgeführt wird, steigt mit der Qualität der Offerte.  

Kosten im Griff behalten
Damit du keine Kostenüberraschungen erlebst, bist du insbesondere bei Dienstleistungen nach Aufwand gut beraten ein Kostendach mit den Anbietern zu vereinbaren. Das gibt dir eine gewisse Kostensicherheit, weil in diesem Fall die Kostenüberschreitungen maximal 10-15 % sein dürfen. Probleme tauchen vor allem bei zusätzlichen Leistungen auf, welche nicht offeriert, aber erbracht wurden. Deshalb solltest du die Leistungen vorher immer genau abgrenzen und darauf achten, dass der Stundenansatz für zusätzliche Leistungen auf der Offerte aufgeführt ist. Zusatzleistungen solltest du mit dem Anbieter sofort besprechen und diese jeweils protokollieren sowie unterzeichnen lassen. So ersparst du dir später endlose, mühsame Diskussionen über Mehrkosten. Diese Protokolle solltest du unbedingt bis zum Rechnungseingang und besser auch bis zum Ablauf der Garantiefrist aufbewahren.

Den richtigen Anbieter finden

  1. Hole frühzeitig Offerten ein und vergleiche mehrere Anbieter. Damit schaffst du dir genügend Zeit zum Entscheiden: Wenn du unter Zeitdruck entscheiden musst, hast du weniger Verhandlungsspielraum.
  2. Offerten sollten immer schriftlich, gratis und unverbindlich sein und wenige Tage nach dem Besprechen eintreffen.
  3. Vergleiche die Offerten auf alle Anforderungen hin. Stimmen die beschriebenen Leistungen mit deiner Anfrage/deinen Wünschen überein? So vermeidest du unliebsame Überraschungen.
  4. Checke die Offerten auf Vollständigkeit in Bezug auf Wartungskosten, Betriebsmittel, Spesen & Anfahrtspauschalen, Stundensätze für Zusatzaufwände und Zahlungskonditionen.

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