7 Tipps für die Lageroptimierung

Immer mehr Menschen möchten ihre Ware jederzeit bestellen können und so schnell wie möglich erhalten. Dies stellt KMU vor die Herausforderung, ihre Warenbestände und -bewegungen effizient zu planen und organisieren. Denn sonst wird die Lagerung schnell zu einem erheblichen Kostenfaktor.

Eine effiziente Lagergestaltung trägt entscheidend zum Unternehmenserfolg bei. Auch wer keinen Versandhandel hat und nur vor Ort verkauft, muss sich flexibel an die sich stets verändernden Umstände anpassen. Deshalb hier 5 Tipps, wie du dein Lager schnell und einfach optimieren kannst.

1. Kleinere Mengen liefern lassen

Ein Lager ist unweigerlich mit Kapital- und Raumkosten verbunden. Ist es gut aufgestockt, bietet es zwar den Vorteil, jederzeit alles vorrätig zu haben, nimmt aber leider auch viel Platz ein. Dies bedeutet mehr Ausgaben für Miete, Energie und Kapitalbindung. Um unnötige Kosten zu vermeiden, haben sich häufigere Lieferungen von kleineren Mengen bewährt.

Dazu ist es nötig, die optimale Verfügbarkeit der Waren zu analysieren. Ziel: Die Lagerzeit sowie die Produktmenge so minimieren, dass trotz möglichen Bedarfsschwankungen keine Lieferengpässe entstehen. Wenn du viele grosse sowie langfristige Aufträge hast, lohnt es sich womöglich sogar, auf Just-in-time-Lieferung umzusteigen. Dazu brauchst du allerdings zuverlässige Lieferanten und eine leistungsstarke Software, die deine Lieferkette effizient verwaltet.

2. Standorte der Waren stets prüfen

Ein weiterer wichtiger Punkt, der massgeblich zur Kostensenkung sowie Lagerperformance beiträgt, ist die Lagerplatzzuordnung. Um eine effiziente Bewirtschaftung zu gewährleisten, passt sich die Lagerstruktur den Anforderungen der Waren an. Häufig benötigte Produkte gehören an den Anfang des Ganges. Selten bestellte Waren, Notreserven oder solche, die viel Platz einnehmen, sollten an schwieriger erreichbaren Standorten platziert werden.

Gleichzeitig muss die Ware den sich ändernden Marktbedingungen gerecht werden. Das Produkt, das heute weggeht wie warme Semmel, interessiert morgen vielleicht niemanden mehr. Überprüfe deshalb die Produktstandorte regelmässig und passe sie entsprechend an. Dieses Vorgehen gewährleistet eine wirtschaftlich nutzbringende Lagerung.

3. Saubere Beschriftung der Regale

Ordnung ist das halbe Leben – ein Motto, das auch auf die Lageroptimierung zutrifft. So zeigen Studien, dass Lagermitarbeitende im Durchschnitt 14 Minuten täglich mit Materialsuche verbringen. Auf den Monat hochgerechnet ist das schon mehr als ein halber Arbeitstag pro Person! Diese Suchzeiten kannst du durch saubere Beschriftung der Regale vermeiden.

Erfasse dazu in einem ersten Schritt bei Warenaufnahme gleich deren Standort mit. Auf den Regalen sollte dann für alle klar ablesbar sein, ob die Mindestmenge unterschritten wurde. Dies ermöglicht es dem Büro jeweils selbstständig neue Bestellungen vornehmen, was den Logistikprozess zusätzlich optimiert. Pro-Tipp: Bei der Bestandsaufnahme die Produktpreise dazu notieren und bei der Inventur erheblich Zeit sparen.

4. Software Optimierung

Digitalisierung gestaltet die Lagerverwaltung noch einfacher und übersichtlicher. Moderne Programme verbessern den Workflow, verkürzen Bearbeitungszeiten und erlauben dir auf Knopfdruck eine Übersicht über den aktuellen Warenbestand. Das bedeutet kürzere Bereitstellungs- und Lieferzeiten und spart gleichzeitig Kosten.

KLARA Inventar ist die perfekte Ergänzung zu den bestehenden KLARA Verkaufslösungen wie Kassen, Onlineshop und Auftragsverwaltung. Das Programm bildet den Einkaufsprozess, die Lagerverwaltung, Verkäufe sowie Buchhaltung in einem einzigen System ab. Ausserdem zeigt es dir den exakten Warenstandort, sendet eine Warnmeldung, sobald die Mindestmenge erreicht ist und verwaltet Sonderfälle wie Reservierungen, Retouren oder defekte Ware.

5. Bestand automatisch mit Warenausgang und -eingang abgleichen

Um die bestellte Ware Bedarfsschwankungen jeweils zeitsparend versandfertig zu haben, ist ein transparenter Warenfluss fundamental. Dies erfordert stets den Überblick über den Wareneingang und -ausgang zu behalten. Ausserdem weisst du in Echtzeit, wie es um deinen Gewinn oder deine Kosten steht. Hierbei unterstützt dich KLARA Inventar ebenfalls. Das Programm synchronisiert alle Verkäufe, online sowie offline, laufend mit dem Lagerbestand und der Buchhaltung. Dabei sorgen die einfach bedienbare Eingabemaske zusammen mit der Möglichkeit eines Barcode-Scanners für eine schnelle Warenerfassung.

6: KPIs (Key Performance Indicators) einführen und regelmässig überwachen

Die Einführung von KPIs in deiner Lagerverwaltung kann einen erheblichen Beitrag zur Optimierung leisten. Definiere die wichtigsten Leistungskennzahlen, die für dein Unternehmen relevant sind, wie zum Beispiel Lagerumschlagshäufigkeit, Durchlaufzeit, Fehlerquoten oder Lagerkosten pro Einheit.

Durch die regelmässige Überwachung dieser KPIs erhältst du Einblicke in die Effizienz deiner Lagerprozesse. Du kannst Trends identifizieren, frühzeitig auf Probleme reagieren und kontinuierliche Verbesserungen vornehmen. Dies ermöglicht es dir, dein Lagermanagement gezielt anzupassen und auf veränderte Anforderungen zu reagieren.

Die Einführung von KPIs kann auch dazu beitragen, die Teammotivation zu steigern, da die Mitarbeiter klare Ziele und Erfolgskennzahlen haben. Dadurch wird die gesamte Lagerorganisation noch effektiver und produktiver.

7: Schulung und Weiterbildung der Lagermitarbeitenden

Lagermitarbeitende spielen eine entscheidende Rolle bei der Lageroptimierung. Durch Schulung und Weiterbildung kannst du sicherstellen, dass sie effiziente und effektive Arbeitsweisen anwenden. Dies kann sich positiv auf die Genauigkeit, Geschwindigkeit und Sicherheit der Lagerprozesse auswirken.

Investiere in Schulungen, die den Mitarbeitern beibringen, wie sie moderne Lagerverwaltungssysteme, Geräte und Technologien optimal nutzen können. Dies umfasst die Schulung im Umgang mit Lagerverwaltungssoftware, Barcodescannern, Gabelstaplern und anderen Hilfsmitteln. Außerdem sollten sie in Bestandskontrollverfahren, Sicherheitsprotokollen und Prozessoptimierung geschult werden.

Fazit

Als Versandhändler stehst du vor der grossen Herausforderung, keine Zeit zu verlieren und gleichzeitig auf Bedarfsschwankungen und sich kurzfristig ändernde Kundenwünsche zu reagieren. Dreh- und Angelpunkt ist dabei das Lager. Wenn du flexibel bleibst, deine Ware effizient platzierst und das Lager modernisierst, hältst du dem Wettbewerb auch weiterhin erfolgreich stand.

«Wir erfassen unsere Artikel einmal im KLARA System. Dann sind sie überall drin: in der Kasse, im Online Shop und im Inventar – danach wird alles automatisch abgeglichen. Das erleichtert unser Leben enorm.» 

Kathrin Erne, Inhaberin Madame Bocuse