Spesenabrechnung richtig ausfüllen: So geht’s.

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25.05.2023 07:00:00

Fahrkosten, Verpflegung, Material: Entstehen Mitarbeitenden bei der Arbeit Kosten, müssen Arbeitgeber dafür aufkommen. Wie das richtig geht, liest du hier.

Als Firma bist du dazu verpflichtet, die Auslagen deiner Angestellten zu decken, zu dokumentieren und natürlich korrekt zu verbuchen. Deshalb lohnt sich ein sauberes Spesenmanagement. Keine Sorge – mit einer Spesenverwaltungs-Software ist das schon fast ein Kinderspiel! 

In der Schweiz gibt es zwei verschiedene Arten der Spesenabrechnung: Pauschalspesen und effektive Spesen. Worauf du bei der Erfassung der Berufsauslagen achten musst, erfährst du hier Schritt für Schritt.

Effektive Spesenabrechnung

Effektive Spesen werden grundsätzlich nach dem tatsächlich angefallenen Aufwand und gegen Originalbeleg abgerechnet. Sie müssen aber nicht mit dem Betrag auf dem Lohnausweis aufgeführt werden. Es reicht, wenn du unter Ziffer 13.1, unter «Effektive Spesen» ein Kreuz setzt.

Hier findest du hilfreiche Tipps, was du beim Erstellen einer Spesenabrechnung beachten solltest:

  1. Quittung aufbewahren – physisch oder papierlos.
  2. Nummeriere die Quittung.
  3. Erfasse das Datum der Quittung.
  4. Erfasse den Anlass/Grund für die Auslagen (z. B. «Kundenessen KLARA»).
  5. Füge eine Bezeichnung hinzu (z. B. «Übernachtung», «SBB Ticket»).
  6. Spesen für das Auto:
    - Effektive Fahrkosten von Abfahrtsort nach Zielort angeben.
    - Anzahl Kilometer total: Betrag pro km angeben (CHF 0.70 oder CHF 1.–, je nach Unternehmen)
  7. Bei Fremdwährungen: Fremdwährungskurs angeben, am besten den aktuellen Monatsmittelkurs.
  8. Datum und Unterschrift des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin.
  9. Freigabe durch Unterschrift des oder der Vorgesetzten.

Pauschalspesen

Bei den Pauschalspesen handelt es sich um Pauschalbeträge, die die Berufsauslagen decken sollen. Die Auslagen für diese Spesenart müssen ausserhalb des Wohn- und des üblichen Arbeitsorts der angestellten Person anfallen. Alle Pauschalspesen sind zu begründen.

Ein Beispiel für Pauschalspesen: Eine Arbeitnehmerin muss während zwei Monaten wegen eines Projekts im Ausland arbeiten. Hierfür kann man Pauschalbeträge für Übernachtung und Verpflegung verwenden. Wichtig: Die festgesetzten Beträge müssen die effektiven Kosten der Arbeitnehmerin auf jeden Fall decken. Um dies sicherzustellen, benötigst du ein klares, von der kantonalen Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement. Darin führst du sauber und unmissverständlich auf, wie Pauschalspesen in deiner Firma gehandhabt werden. Im Lohnausweis führst du sie entsprechend unter «Pauschalspesen» auf. 

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