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Online Terminbuchung – Modern, wirtschaftlich, flexibel

04.04.2019
Lesezeit: 4 min

Trotzdem scheint es Bereiche zu geben, in denen die Umstellung von Papier und Stift zu digitalen Lösungen langsamer verläuft: Terminbuchungen in Dienstleistungsunternehmen beispielsweise. Dabei wäre das Ganze gar nicht so kompliziert – und der Nutzen umso grösser.

Bei Leo Locke läuft momentan das Telefon heiss. Natürlich kennt er das altbekannte Phänomen, dass meist alle Kunden gleichzeitig auf die Idee kommen, dass es Zeit für einen neuen Haarschnitt ist. So rennt er gerade zwischen Frau Huber, der er eine neue Dauerwelle verpasst, Frau Meyers Pagenschnitt und dem ringenden Telefon hin und her. Auch seine beiden Mitarbeitenden frisieren Kunden im Akkord.

Eigentlich mag er es lieber, wenn es etwas ruhiger zu und her geht. So hat er mehr Zeit, auf die Wünsche seiner Kunden einzugehen. Doch er will sich keinesfalls über den Andrang beschweren. Ihn wurmt mehr, dass er heute schon die dritte Person wegschicken musste, die sich bei ihm spontan nach einem freien Termin erkundigt hat. Normalerweise gelingt es ihm, den einen oder anderen dazwischen zu schieben. Früher war er sogar bekannt für diese Flexibilität. Doch sein steigender Bekanntheitsgrad erschwert dies zunehmend, zumindest an einigen Tagen. 

Zeit für einen neuen Schritt

Tags darauf am Morgen – in Leos Coiffeursalon ist wieder etwas Ruhe eingekehrt – schaut Frau Specht zu ihrem dreiwöchentlichen Termin zum Haare färben vorbei. Ihr erzählt er, wie hektisch der Tag zuvor war. «Aber Leo, ich staune sowieso, dass du deine Terminplanung immer noch auf die alte Tour mit Telefon, Agenda und Stift betreibst», entgegnet sie. Leo stutzt. Er hat dieses Vorgehen noch nie in Frage gestellt und erkundigt sich bei Sabrina Specht, was denn die Alternative sei. Begeistert berichtet sie, dass sie in ihrer Physiotherapiepraxis mit einem Online Terminplaner arbeiten. «Kein störendes Telefon und mehr Zeit für die Dokumentation und Patienten», und sie fügt hinzu, dass sie es sich gar nicht mehr anders vorstellen könne.

Flexible und transparente Terminbuchung, und zwar 24/7

Leos Interesse ist geweckt. Aber er möchte natürlich harte Fakten hören, denn die damit verbundene Umstellung erfordert einiges bezüglich Umdenken. Sabrina Specht doppelt nach: Grundsätzlich schaffe die Online Terminbuchung Entlastung. Weniger Telefonate gehen ein. Dadurch ist es im Salon ruhiger, Leo hat mehr Zeit für seine Kunden und muss keine Ressourcen in die Terminplanung investieren. Der Blick am Morgen in den Terminkalender genügt, um zu wissen, was bevorsteht.

Auch Kunden werden die Vorteile schätzen. Sie können – egal zu welcher Tageszeit – ihre Terminbuchung vornehmen und sind so nicht auf die Öffnungszeiten von Leos Salon angewiesen. Solche Systeme sind rund um die Uhr von überall her verfügbar. Selbst wenn sich ein Kunde im Ausland befindet, kann er den Termin ganz einfach online vereinbaren. Durch die Standort- und Zeitunabhängigkeit sind Kunden – und natürlich auch Leo - viel flexibler als zuvor.

Enorm praktisch sind auch die automatischen Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail, die von den Systemen an die Kunden verschickt werden. So gehen weniger Termine vergessen. Das ist natürlich aus Sicht der Wirtschaftlichkeit besonders interessant, denn tatsächlich würden laut Leo Termine im Berufs- und Familienalltag sehr häufig untergehen.

Sabrina ergänzt: «Was natürlich nicht vergessen werden darf: Du kannst damit auch dein Image verbessern. Also nicht, dass du das nötig hättest», lacht sie. Trotzdem könne ein KMU damit ein Statement setzen und zeigen, dass es modern ist und mit der Zeit und ihren neuen Möglichkeiten geht. 

Eine Lösung im Sinne der Wirtschaftlichkeit

Wir springen zwei Monate in die Zukunft: Leo hat den Schritt gewagt und arbeitet nun seit einigen Woche mit einem Online Terminplaner – und er ist begeistert. Was ihm erst nach der Einführung bewusst wurde: Er kann – wie früher – wieder viel flexibler Kunden abfangen. Da all seine Kunden Einsicht in den Terminkalender haben, können sie Lücken selbst eruieren und kurzfristig freie Slots belegen. Seine Termine sind dadurch viel besser über die Woche verteilt.

Ein Teil von etwas ganz Grossem

Als Kleinunternehmer macht Leo seit einiger Zeit die Buchhaltung mit KLARA, dem digitalen Assistenten. Für ihn lag es deshalb auf der Hand, die Online Terminbuchung von KLARA, welche neuerdings als Zusatzprodukt angeboten wird, auszuprobieren. Die oben erwähnten Vorteile bringt die Online Terminbuchung von KLARA selbstverständlich alle mit. Daneben lässt sich das KLARA Booking einfach in die Webseite des Unternehmens integrieren und mittels Kalender-Sync mit den persönlichen Kalendern der Mitarbeitenden verbinden. 

KLARA Tipp: Bist du bereit, den Papier-Terminkalender dem Altpapier zu übergeben? Mehr zu den Funktionen von KLARA Booking erfährst du übrigens unter www.klara.ch/booking

Wir sagen dem Papierberg den Kampf an

Die Vorteile von Online Terminbuchungen sind bestechend. Aber wir verstehen, dass die Umstellung von der altbewährten Methode mit Papier und Stift zu digital gar nicht so einfach ist. In unserem Tipp erklären wir dir, was es zu beachten gibt für einen erfolgreichen Wechsel. 

 

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Da die Krankenkasse nur für Nichtberufsunfälle aufkommt, bist du gesetzlich dazu verpflichtet, eine Versicherung gegen Berufsunfälle für deine Hilfskraft abzuschliessen – selbst, wenn sie nur wenige Stunden bei dir arbeitet. Kümmert sich deine Haushaltshilfe jedoch mehr als acht Stunden pro Woche um deinen Haushalt, gilt es zusätzlich eine Nichtberufsunfallsversicherung für sie abzuschliessen.

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Was es bei den Sozialversicherungen für deine Angestellten zu beachten gibt, wie viel Lohn für Tätigkeiten im Haushalt angemessen ist, Informationen rund ums Thema Haushaltshilfe einstellen, findest du im nachfolgend downloadbaren Merkblatt.
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