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Herrscht bei dir noch heilloses Zettelchaos oder verwaltest du deine Spesen schon zeitsparend mit einem Buchhaltungs-Programm?
KLARA Blog

Spare Zeit und Geld mit digitaler Spesenverwaltung

04.01.2022
Lesezeit: 5 min

Effiziente Spesenverwaltung ist der Albtraum vieler Buchhalter – zumindest, wenn diese noch manuell erfasst wird. Denn dabei verlierst du wertvolle Zeit und deine Nerven. Etwa, wenn die Belege nicht zeitnah eingereicht werden oder sogar verloren gehen. Auch für Mitarbeitende bedeutet manuelles Spesenmanagement Mehraufwand: Sie müssen alle Belege aufbewahren, abfotografieren oder sie sogar selbst in Excel-Tabellen eintippen, um die Rückzahlung  oft erst nach mehrmaligem Erinnern zu erhalten.

Das kommt dir bekannt vor? Dann starte das neue Jahr stattdessen total relaxt mit digitalem Spesenmanagement. Am besten in Verbindung mit Prepaid-Kreditkarten für Mitarbeitende. Davon profitieren nicht nur du und dein Unternehmen, sondern auch dein Team und dein Buchhalter oder deine Buchhalterin. Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um deine Buchhaltungs-Software zu wechseln! Wir zeigen dir, wie die Spesenverwaltung dadurch zum Kinderspiel wird.

Lesezeit: 5 min

Zeitersparnis dank weniger administrativem Aufwand

Deine Zeit ist wertvoll – verschwende sie nicht mit dem Sortieren von Belegen und Ausfüllen von veralteten Excel-Tabellen! Intelligente Programme wie KLARA Business RELAX erledigen das wie von selbst. Noch einfacher wird’s mit dem automatisierten Spesenmanagement, das mit den Prepaid-Kreditkarten deiner Mitarbeitenden verknüpft ist. So musst du weder Belege abtippen noch Rückzahlungen tätigen – die Software erledigt das alles automatisch. Nahm die Spesenabrechnung bisher mehrere Stunden monatlich ein, erledigst du sie jetzt im Nullkommanichts. So bleibt mehr Zeit fürs Tagesgeschäft, die Kundschaft oder für deine Freizeit. Wir sagen nur: Hallo, Work-Life-Balance!

Keine fehlenden Belege

Der Zahlungsbeleg ist natürlich nach wie vor notwendig, um die Mehrwertsteuer zurückfordern zu können. Aber auch dieser Schritt wird digitalisiert: Unmittelbar nach der Bezahlung mit der Prepaid-Kreditkarte erhält die betreffende Person eine Push-Mitteilung, die dazu auffordert, den Beleg mit der myKLARA App einzuscannen und das Bild hochzuladen. Du hast den Beleg dann sofort in deinem Programm an der richtigen Stelle verbucht. Das Problem der fehlenden oder zu spät eingereichten Belege oder solcher, die sich nicht zuordnen lassen, ist damit Geschichte – genauso wie Excel-Tabellen und eine lose Zettelwirtschaft. 

Genauere und fehlerfreie Spesenabrechnungen

Wir sind auch nur Menschen. Bei der manuellen Verwaltung mit Excel schleicht sich schnell ein Tippfehler ein – der äusserst unangenehme Folgen nach sich ziehen kann. Da es sich bei Buchhaltungsprogrammen um künstliche Intelligenz handelt, sind diese weitaus weniger fehleranfällig. Sie rechnen Spesen automatisch ab und verbuchen sie an der richtigen Stelle. Das schont deine Nerven und sorgt für eine entspannte Administration. 

 

Der abgebuchte Betrag stimmt nicht mit dem vom Beleg überein? Auch dieser Stressfaktor gehört mit KLARA Business RELAX der Vergangenheit an. Meistens ist der Grund dafür eine Währungsdifferenz oder die Erstattung eines Trinkgeldes. Damit du den Betrag nicht umständlich auseinandernehmen und neu verbuchen musst, kannst du deshalb im Programm einfach auf den entsprechenden Button klicken, um die Abweichung als Währungsdifferenz oder Trinkgeld zu deklarieren. KLARA verbucht dann von selbst alles korrekt.  

Zufriedene Mitarbeitende

Dank der Zusammenarbeit von KLARA und Swiss Bankers können Mitarbeitende ihre Geschäftsausgaben jetzt mit Prepaid-Kreditkarten begleichen und müssen somit nicht mehr auf eine Rückzahlung warten. Du legst fest, wann die Kreditkarten eingesetzt werden dürfen und wer sie benutzt. Bei einem Wechsel kannst du sie problemlos an das neue Teammitglied übergeben. Das alles steuerst du ganz unkompliziert über die Software von KLARA – von überall her und per Mausklick. So schaffst du für dein Team bessere Rahmenbedingungen und von zufriedenen Mitarbeitenden profitiert schliesslich dein gesamtes Unternehmen. 

Behalte deine Geschäftsausgaben im Blick

Ein weiterer Vorteil, den das Spesenmanagement-Tool bietet: Per Knopfdruck erhältst du Einblicke in die Geschäftsausgaben und kannst Analysen erstellen. So erkennst du beispielsweise direkt, wo sich Geld sparen lässt. Das erlaubt dir einen smarten Umgang mit deinen Finanzen. Auch der Jahresabschluss ist um einiges einfacher und schneller erledigt: Statt sich durch Berge von Belegen durchwühlen zu müssen, ist nun alles fein säuberlich und übersichtlich in der Software verbucht. Deine Treuhänderin oder dein Treuhänder wird es dir danken!

Du willst relaxt ins neue Geschäftsjahr starten?

Dann probier die Komfortlösung für deine Buchhaltung aus.

Neben E-Mail-Marketing, Newsletter und Facebook-Werbung, was macht ihr sonst noch, um Wiederverkäufe zu generieren?

Obwohl wir ein Online-Unternehmen sind, versuchen wir vermehrt offline zu gehen, weil sich das extrem positiv auf die Kundenbindung auswirkt. Wir laden sie zu Veranstaltungen ein: Direct Sales, Outlet Sales, aber auch Events wie Clean-up-Days, Baumpflanztage, oder einfach ein Apéro exklusiv für die besten Kunden… Jetzt sind die Möglichkeiten leider wegen Corona eingeschränkt.

Den wichtigsten oder besten Kunden schicken wir ausserdem handgeschrieben Karten an Weihnachten, natürlich auf baumfreiem Papier. Das passt auf den ersten Blick vielleicht nicht zu einer Online-Brand, aber tatsächlich ist es das gewisse Extra, dass dich von anderen Brands unterscheiden kann. Vor allem, wenn noch ein gratis Produkt dabei ist.

Gibt es abschliessend weitere Tipps bezüglich Kundenbindung, die du uns geben kannst?

Behalte so viele Kundendaten wie möglich bei dir selbst. Viele Unternehmen arbeiten zu stark mit Plattformen wie beispielsweise Amazon. Klar, dort bekommst du auch Daten, aber es erschwert das Kunden-Tracking. Das wiederum macht es schwierig, personalisiertes Marketing zu betreiben. Mach dich stattdessen unabhängig und versuche, so bald wie möglich deine eigene Kundendatenbank aufzubauen. Diese ist dein Juwel und bringt dir langfristig am meisten, um als Brand bestehen zu können.

Den vollständigen Podcast, in dem Nicholas Hänny noch mehr über seine Erfahrungen im Zusammenhang mit NIKIN berichtet und was er rückblickend anders machen würde, kannst du hier hören.

 

Sicher ist sicher!

Da die Krankenkasse nur für Nichtberufsunfälle aufkommt, bist du gesetzlich dazu verpflichtet, eine Versicherung gegen Berufsunfälle für deine Hilfskraft abzuschliessen – selbst, wenn sie nur wenige Stunden bei dir arbeitet. Kümmert sich deine Haushaltshilfe jedoch mehr als acht Stunden pro Woche um deinen Haushalt, gilt es zusätzlich eine Nichtberufsunfallsversicherung für sie abzuschliessen.

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KLARA Tipp:

Was es bei den Sozialversicherungen für deine Angestellten zu beachten gibt, wie viel Lohn für Tätigkeiten im Haushalt angemessen ist, Informationen rund ums Thema Haushaltshilfe einstellen, findest du im nachfolgend downloadbaren Merkblatt.
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