Digitale Administration bei KMU und Startups – Interview mit Monica Maurer

Swisspreneur veröffentlichte in Zusammenarbeit mit KLARA eine fünfteilige Podcast-Serie mit Fokus auf Schweizer KMU. Wir fassen die Gespräche hier für dich zusammen und picken die spannendsten Leckerbissen heraus. Zum fünften Gespräch luden wir Monica Maurer ein, diplomierte Treuhandexpertin bei ACT Audit & Tax AG in Zürich.

Nach ihrem Karrierestart in der Hotellerie entdeckte Monica bald ihr Interesse am Treuhandwesen. Sie absolvierte berufsbegleitend eine Zweitausbildung und blickt inzwischen auf jahrelange Erfahrung in der Betreuung von Startups, juristischen und natürlichen Personen zurück. Im Interview erzählt sie, worauf es bei der Finanzbuchhaltung zu achten gilt und gibt Firmengründern überaus wertvolle Tipps rund ums Thema digitale Administration.

Welche Fehler siehst du, die Schweizer Unternehmen beim digitalen Administrieren immer wieder machen?

Was ich besonders häufig erlebe, ist, dass jemand, der frisch eine Firma gründet, mit verschiedenen Tools arbeitet. Dann ergibt sich später meistens ein Schnittstellen-Problem, also dass die verschiedenen Programme und Apps nicht mehr zusammenpassen. Das erschwert die administrative Arbeit sehr.

Ein zweites Thema ist die «Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher» (GeBüV). Diese besagt, dass Belege, die du ins Programm hochlädst, nicht fälschbar und echt sein müssen, mit der Verpflichtung, sie 10 Jahre aufzubewahren. Bei der Auswahl ihres Buchhaltungsprogramms überlegen sich das die wenigsten. Sie scannen ihre Belege einfach ein und entsorgen sie danach – und dann habe ich die Krise. Denn wenn du mir heute ein PDF-Dokument gibst, weiss ich nicht, ob ich dieses in 10 Jahren noch öffnen kann.

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Was sollte ein Buchhaltungs-Tool alles können? Welche Kernfunktionalitäten empfiehlst du?

Das hängt von deinen Bedürfnissen und deinem Unternehmen ab. Mein Motto ist, «keep it simple» und finde heraus, welches Tool am besten zu dir passt. Du triffst damit ja keine Entscheidung für die nächsten 20 Jahre. Denn so wie sich dein Geschäft entwickelt, muss das auch deine Finanzbuchhaltung.

Wichtig ist sicher, dass die Programme eine gewisse Flexibilität haben. Wenn das Buchhaltungsprogramm sich mit der Bank verbinden lässt, um Spesen oder Lohnzahlungen direkt abzugleichen, ist das natürlich schon cool. Was man nicht vergessen darf, ist die kontinuierliche Kontrolle. Auch wenn alles elektronisch ist und man nur noch den Knopf drücken muss, sollte man sicherstellen, dass alles stimmt.

Was mache ich besser selbst und wofür hole ich mir Hilfe, wenn ich eine Firma starte?

Buchhaltung ist ein Führungsplanungsinstrument. Entsprechend ist es sinnvoll, sie am Anfang selbst zu erledigen. So bekommst du ein Gespür dafür, wo das Geld reinkommt und rausgeht. Natürlich kann man einen Treuhänder oder Buchhalter beiziehen, um einen sauberen Start zu haben. Das ist sogar sehr wichtig, denn es vereinfacht das Prozedere auch in Zukunft.

Es gibt viele Angebote von Experten, die dich in der Buchhaltung oder als Treuhänder unterstützen wollen. Hast du Tipps, wie ich, bevor ich mit jemanden zu arbeiten beginne, sehen kann, ob die Qualität stimmt und es ein geeigneter Partner ist?

Bei einem Treuhänder ist es sicher wichtig, dass er bei Treuhand Suisse ist oder bei EXPERTsuisse. Buchhalter sind beispielsweise beim VEB. Wenn du siehst, dass die Gesellschaft oder Einzelperson in einem dieser Verbände ist, hast du einen gewissen Garanten für Qualität. Denn die Mitgliedschaft verpflichtet zu regelmässigen Weiterbildungen.

Das Erstgespräch zum Kennenlernen ist ebenfalls ausschlaggebend – für beide Seiten. Eine Vertrauensperson zu finden ist eben auch eine Bauchsache, das Zwischenmenschliche ist entscheidend. Wenn du von Anfang an jede Aussage deines Treuhänders oder Buchhalters hinterfragst, wechselst du besser zu jemand anderem.

Den vollständigen Podcast, in dem Monica Maurer detailliert erklärt, worauf du bei deiner Finanzbuchhaltung achten sollst und was es wann zu erledigen gilt, kannst du hier hören.