Online Zeiterfassung
für KMU

In KLARA Time können Mitarbeitende oder externe Personen als Rapportierende hinzugefügt werden. Alle Rapportierenden können Zeit erfassen. Im Gegensatz zu Mitarbeitenden sind externe Personen keine Lohnempfänger. Sie werden also nicht im KLARA Lohn erfasst. So können beispielsweise Freelancer / selbständig erwerbende die im Auftrag für das Unternehmen arbeiten trotzdem ihre Stunden auf Projekte rapportieren.

Beim Konfigurieren können einem Rapportierenden einer oder mehrere andere Rapportierende als Vorgesetze zugeordnet werden. Vorgesetzte können die erfassten Einträge (Arbeitszeit, Absenz, Pause) der zugeordneten Rapportierenden ansehen, auswerten und gegebenenfalls bearbeiten.

Falls es für die angegebenen E-Mailadresse noch keinen Benutzer in der KLARA Benutzerverwaltung gibt, wird für den Rapportierenden mit der angegebenen E-Mailadresse automatisch ein Benutzer erstellt. Dieser Benutzer erhält die Rolle "Zeit- und Materialrapporte". Wenn bereits ein Benutzer für diese E-Mailadresse existiert, erhält der Benutzer zusätzlich automatisch die Rolle "Zeit- und Materialrapporte".

Benutzer mit den Benutzerrollen "Administrator" oder "Externer Benutzer" können in KLARA Time die Stammdaten von Personen anpassen, die erfasste Zeit aller Rapportierenden einsehen und auch Einträge hinzufügen (Arbeitszeit, Pause, Absenz). Wenn ein Benutzer mit der Benutzerrolle "Administrator" auch seine eigene Arbeitszeit erfassen möchte, muss er als Rapportierender - d. h. Mitarbeiter oder externe Person - hinzugefügt werden. In KLARA Time erfasste Person können in der KLARA Benutzerverwaltung um die Benutzerrolle "Administrator" oder "Externer Benutzer" ergänzt werden.

Mehr Infos findest du hier

In KLARA Time können Mitarbeitende, die bereits in KLARA erfasst sind, direkt hinzugefügt werden.

Wenn du in KLARA Lohn noch keine Mitarbeitenden erstellt hast, kannst du entweder einen neuen Mitarbeiter erfassen oder eine externe Person anlegen. Im Unterschied zu Mitarbeitenden werden externe Personen nicht bei KLARA Lohn aufgeführt, weil sie keine Lohnempfänger sind.

Wie du allgemein Mitarbeitende in KLARA hinzufügst, wird hier gezeigt.

Mehr Detailinformationen dazu findest du in unserem FAQ-Bereich.

Die Arbeitszeit oder die Anzahl Ferientage kann manuell bearbeitet werden, wenn dies notwendig sein sollte. So können für die Personen in Time mit einem manuellen Eintrag die Arbeitszeit (Überstunden/Minusstunden) und Ferienguthaben angepasst werden, ohne Einträge bei einem Tag zu erstellen.

Diese Funktion ist insbesondere in diesen Situationen hilfreich:

• Übertragen der aufgelaufenen Stunden und Ferien beim Start mit KLARA Time
• Ausgezahlte Überstunden abziehen

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du hier in unseren FAQs.

Rapportierende können im Browser oder mit der MyKLARA App Zeit erfassen.

Wenn Rapportierende in KLARA Time erstellt werden, muss jeweils ihre E-Mailadresse hinterlegt werden, damit eine Einladung für die Zeiterfassung in KLARA Time versendet wird. Danach können sich die Rapportierenden in der MyKLARA App oder im Browser bei KLARA einloggen und ihre Arbeitszeit erfassen. Die Links zur App und zur Webseite sind in der E-Mail-Einladung enthalten.

Der eingeladene Benutzer wird per E-Mail benachrichtigt. Ist dieser noch nicht bei KLARA registriert, kann er das direkt über den Link im versendeten E-Mail machen. Falls die E-Mail bei Rapportierenden nicht ankommt, obwohl seine E-Mailadresse korrekt in KLARA Time hinterlegt ist, sollte der Rapportierende sein Spamfach prüfen.

Mehr Informationen findest du in unserem FAQ-Bereich.

Personen in KLARA Time können deaktiviert oder komplett gelöscht werden. Bei der Deaktivierung einer Person bleiben die hinterlegten Stammdaten gespeichert.

In KLARA Time kann eine Person deaktiviert oder gelöscht werden, indem du zuerst bei der Person auf diesen Pfeil klickst ❯. Danach gibt es oben rechts die Option "Reporter ändern".

Hier kann eine Person deaktiviert werden, wenn bei "Was wird erfasst" der Schalter bei "Arbeitszeit" umgeschaltet wird.

Mit dem Knopf "Löschen" kann eine Person gelöscht werden.

KLARA Time verfügt über verschiedenen vordefinierten Absenzen, die helfen die Arbeitszeit korrekt zu berechnen. Absenzen können jeweils tage- und halbtagesweise als Eintrag erfasst werden.

Absenzen, die als normale Arbeitszeit gezählt werden:

• Ferien
• Krankheit
• Bezahlte Absenz
• Unfall
• Militär/Zivilschutz/Zivildienst
• Mutter- oder Vaterschaftsurlaub

Beispiel: Ein Tag Unfall entspricht der Sollarbeitszeit von diesem Tag.

Absenzen, die nicht als Arbeitszeit berücksichtigt werden:

• Unbezahlte Absenz
• Kompensation von Überstunden

Beispiel: Ein Team-Mitglied hat acht Überstunden gesammelt und nimmt sich nun einen Tag frei, um diese zu kompensieren. Die 8 Stunden werden also von der bisher geleisteten Arbeitszeit abgezogen, womit keine Überzeit mehr verbleibt. 

Absenzen, die die Sollarbeitszeit reduzieren:

• Feiertag

Beispiel: Ein Feiertag reduziert die Sollarbeitszeit am entsprechenden Tag.