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Warum du einen Ferienkalender brauchst

28.05.2019
Lesezeit: 3 min

Das Gesetz schreibt die Zeiterfassung vor – somit auch die Erfassung der Ferien-  und Krankheitstage. In den meisten KMU werden die Arbeitszeiten erfasst sowie Ferientage in das Outlook oder auf Papier eingetragen. Ebenfalls werden die Tage in einer separaten Übersicht gezählt. Doch wie notierst du andere Abwesenheiten wie Krankheitstage oder Umzugstage? Hier bekommst du die wichtigsten Tipps.

Eine Gesamtübersicht, auf der du sämtliche Abwesenheiten auf einen Blick erkennst, ist enorm wichtig. Du erkennst sofort wenn jemand alle Brückentage auf einmal eingegeben hat. Was ist mit den anderen Mitarbeitenden? Oder du siehst wenn ein Mitarbeiter öfters am Montag oder Freitag krank ist. Zudem kannst du dieses Instrument auch bei den Zwischen- und Endjahresgesprächen nutzen. Wichtig: Dies alles funktioniert nur wenn die Übersicht fortlaufend aktualisiert sowie auf das neue Jahr angepasst wird.  

Dabei hilft dir eine Gesamtübersicht der Abwesenheiten:

  • Ein Mitarbeiter nimmt nie zwei Wochen am Stück Ferien. Dieser Mitarbeiter läuft regelmässig auf dem Zahnfleisch und ist einfach erschöpft. Dies ist dir nicht aufgefallen, da es nur im Outlook eingetragen ist.
  • Eine Mitarbeiterin spart regelmässig 10 Ferientage per Ende Jahr auf. Die Ferientage will Sie ansparen, damit Sie im Sommer in ca. 2 Jahren insgesamt 6 Wochen Ferien machen kann. Sie hat aber regelmässig Absenzen wegen Krankheit.
  • Ein Aussendienstmitarbeiter gibt dir die Ferien immer erst Ende Jahr und zwar nur auf Verlangen an. Er meint, er schaue schon selber, dass er diese bezieht. Ebenfalls denkt er wenn er am Wochenende arbeitet, dass er dies selber irgendwie ausgleichen kann. 
  • Beim vorhergehenden Beispiel mit dem Aussendienstmitarbeiter geht das so nicht. Auch die gearbeiteten Wochenenden (z.B. für eine Ausstellung) müssen in der Ferienübersicht eingetragen und können somit gutgeschrieben werden.

Diese Punkte solltest du in deine Abwesenheitsplanung aufnehmen:

  • Wochenende
  • Nationale und kantonale Feiertage
  • Wenn jemand Teilpensum hat
  • Homeoffice
  • Krankheit
  • Unfall
  • Arztbesuch
  • Weiterbildung
  • Militär
  • Umzug
  • Todesfall in Familie
  • Unbezahlter Urlaub
  • Feld Total Ferien, darunter Ferientagesaldo Vorjahr = Ferien Total
  • Spalte für Gutschriften
  • Spalte bezogene Ferientage (Summe des Monats)
  • Spalte Feriensaldo

 

Excel-Vorlage für den Abwesenheitskalender

Lade hier ein Beispiel für die Abwesenheitsplanung in Excel-Form herunter. In dieser Vorlage gibt es bereits Mustereintragungen (Ferien, Krankheit, Feiertage, Kommentare, Eintritt, Pensum, Ferien, Ferien Vorjahr etc.). Du kannst diese beliebig auf deine Mitarbeitenden anpassen.

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Excel-Vorlage für den Abwesenheitskalender

Lade hier ein Beispiel für die Abwesenheitsplanung in Excel-Form herunter. In dieser Vorlage gibt es bereits Mustereintragungen (Ferien, Krankheit, Feiertage, Kommentare, Eintritt, Pensum, Ferien, Ferien Vorjahr etc.). Du kannst diese beliebig auf deine Mitarbeitenden anpassen.

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