So unterstützt eine digitalisierte Administration dein Beauty-Business

2017 in Bern gegründet, ist das Madame Beauty Institut stetig gewachsen. Mitten im Corona-Winter 2021 wurde eine Filiale in Thun eröffnet und vor wenigen Wochen haben Geschäftsführerin Justina Bühler und ihr Team die neue Location in Bern bezogen. Sie liegt in einem charmanten Altstadthaus an der Spitalgasse, im Herzen der Stadt.

An einem langen Bartresen können die Kundinnen ihren nächsten Termin vereinbaren, die Bezahlung abwickeln und einen Drink geniessen. Von den Regalen in den hell gestrichenen Räumen leuchtet immer wieder ein markanter Farbtupfer, das rot-schwarze Tragetäschchen mit dem Firmenlogo. In einem der vier gross-zügigen Behandlungszimmer bespricht Susi Michaelis, Leiterin Kosmetik, mit einer Stammkundin gerade den nächsten Schritt der Beauty-Behandlung.

Hauptsache Haut

«Wir legen einen Schwerpunkt auf zeitgemässe Soft-Ästhetik mit medizinisch-kosmetischen Beauty-Behandlungen. Mit diesen ist es möglich, den Alterungsprozess zu verzögern und länger eine jugendliche, aber trotzdem natürliche Ausstrahlung zu bewahren», sagt Susi Michaelis. Das Madame Beauty Institut konzentriert sich vor allem auf Behandlungen rund um die Haut. Ein wichtiges Angebot sind hier professionelle Unterspritzungen mit Hyaluron oder Botox. Dafür arbeitet man mit verschiedenen Ärztinnen und Ärzten zusammen, welche die Behandlungen direkt im Institut vornehmen. Weiter sind auch verschiedene Treatments gegen Cellulitis, zur Haarentfernung sowie Laser-Tattoo-Entfernungen im Angebot.

So sanft und schonend wie die Behandlungen gestaltet sich im Unternehmen auch die Administration. Denn Daniel Bühler, Ehemann von Justina Bühler und als ausgebildeter Controller für Administration, Personal und Marketing zuständig, setzt seit längerem auf die Branchenlösung KLARA für Beauty. Die Software sei im Alltag eine grosse und spürbare Erleichterung, sagt Bühler: «Zu Beginn waren wir ein Einzelunternehmen, da habe ich noch mit Excel-Tabellen gearbeitet. Doch ab einer gewissen Unternehmensgrösse ist die doppelte Buchhaltung Pflicht und man muss viele Auflagen einhalten. Dafür ist diese Lösung ideal.»

Flexibel und schnell

Die Branchenlösung von KLARA umfasst verschiedene Bausteine, darunter auch das Kassen-Modul. Auf einem Tablet werden die Behandlungen erfasst und abgerechnet, bezahlt wird mit Karte oder Bargeld. Belege für die Buchhaltung wie Rechnungen oder Kassenquittungen können via Smartphone eingescannt werden. Das Beleg-Modul legt die Scans anschliessend am richtigen Ort ab und das Buchhaltungs-Modul übernimmt zu grossen Teilen die Verbuchung. Auch die Lohnabrechnungen für die acht Mitarbeitenden können auf Knopfdruck erstellt werden.

Sehr praktisch im Alltag sei zudem das Inventar-Modul, sagt Daniel Bühler: «Damit habe ich jederzeit die Kontrolle über unser Produkte-Lager und kann rechtzeitig Nachschub bestellen.» Mit dem fast vollständig digitalisierten Büro macht man im Madame Beauty Institut sehr gute Erfahrungen. «Ich mag nicht alle Sachen dreimal in die Finger nehmen und bin deshalb ein Fan digitaler Lösungen. Dank KLARA hat sich mein Aufwand für die Administration deutlich reduziert. Besonders nützlich ist die systematische, digitale Ablage. So finde ich rasch, was ich suche», resümiert Daniel Bühler.