Damit sich das Team vom Madame Beauty Institut aufs Tagesgeschäft konzentrieren kann, ist die Administration weitgehend digitalisiert. Das sind ihre Erfahrungen.
KLARA Blog

So unterstützt eine digitalisierte Administration dein Beauty-Business

06.10.2022
Lesezeit: 3 min

2017 in Bern gegründet, ist das Madame Beauty Institut stetig gewachsen. Mitten im Corona-Winter 2021 wurde eine Filiale in Thun eröffnet und vor wenigen Wochen haben Geschäftsführerin Justina Bühler und ihr Team die neue Location in Bern bezogen. Sie liegt in einem charmanten Altstadthaus an der Spitalgasse, im Herzen der Stadt.

An einem langen Bartresen können die Kundinnen ihren nächsten Termin vereinbaren, die Bezahlung abwickeln und einen Drink geniessen. Von den Regalen in den hell gestrichenen Räumen leuchtet immer wieder ein markanter Farbtupfer, das rot-schwarze Tragetäschchen mit dem Firmenlogo. In einem der vier gross-zügigen Behandlungszimmer bespricht Susi Michaelis, Leiterin Kosmetik, mit einer Stammkundin gerade den nächsten Schritt der Beauty-Behandlung.

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Hauptsache Haut

«Wir legen einen Schwerpunkt auf zeitgemässe Soft-Ästhetik mit medizinisch-kosmetischen Beauty-Behandlungen. Mit diesen ist es möglich, den Alterungsprozess zu verzögern und länger eine jugendliche, aber trotzdem natürliche Ausstrahlung zu bewahren», sagt Susi Michaelis. Das Madame Beauty Institut konzentriert sich vor allem auf Behandlungen rund um die Haut. Ein wichtiges Angebot sind hier professionelle Unterspritzungen mit Hyaluron oder Botox. Dafür arbeitet man mit verschiedenen Ärztinnen und Ärzten zusammen, welche die Behandlungen direkt im Institut vornehmen. Weiter sind auch verschiedene Treatments gegen Cellulitis, zur Haarentfernung sowie Laser-Tattoo-Entfernungen im Angebot.

So sanft und schonend wie die Behandlungen gestaltet sich im Unternehmen auch die Administration. Denn Daniel Bühler, Ehemann von Justina Bühler und als ausgebildeter Controller für Administration, Personal und Marketing zuständig, setzt seit längerem auf die Branchenlösung «KLARA für Beauty». Die Software sei im Alltag eine grosse und spürbare Erleichterung, sagt Bühler: «Zu Beginn waren wir ein Einzelunternehmen, da habe ich noch mit Excel-Tabellen gearbeitet. Doch ab einer gewissen Unternehmensgrösse ist die doppelte Buchhaltung Pflicht und man muss viele Auflagen einhalten. Dafür ist diese Lösung ideal.»

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Flexibel und schnell

Die Branchenlösung von KLARA umfasst verschiedene Bausteine, darunter auch das Kassen-Modul. Auf einem Tablet werden die Behandlungen erfasst und abgerechnet, bezahlt wird mit Karte oder Bargeld. Belege für die Buchhaltung wie Rechnungen oder Kassenquittungen können via Smartphone eingescannt werden. Das Beleg-Modul legt die Scans anschliessend am richtigen Ort ab und das Buchhaltungs-Modul übernimmt zu grossen Teilen die Verbuchung. Auch die Lohnabrechnungen für die acht Mitarbeitenden können auf Knopfdruck erstellt werden.

Sehr praktisch im Alltag sei zudem das Inventar-Modul, sagt Daniel Bühler: «Damit habe ich jederzeit die Kontrolle über unser Produkte-Lager und kann rechtzeitig Nachschub bestellen.» Mit dem fast vollständig digitalisierten Büro macht man im Madame Beauty Institut sehr gute Erfahrungen. «Ich mag nicht alle Sachen dreimal in die Finger nehmen und bin deshalb ein Fan digitaler Lösungen. Dank KLARA hat sich mein Aufwand für die Administration deutlich reduziert. Besonders nützlich ist die systematische digitale Ablage. So finde ich rasch, was ich suche», resümiert Daniel Bühler.

Willst auch du weniger Aufwand für deine Administration?

Dank des modularen Aufbaus kannst du genau die Software-Lösungen auswählen, die dein Business vorwärtsbringen. Oder du machst es wie Daniel und entscheidest dich für eine Branchenlösung.

Die Steuererklärung im ersten Geschäftsjahr

Entsprechend kannst du auch die Steuererklärung für die Dauer des langen Jahres erstellen. Somit musst du den Jahresabschluss samt Steuererklärung nur einmal erledigen, statt zweimal. Also beispielsweise für 17 Monate statt für 5 und 12 Monate. Eine Ausnahme bildet allerdings die Mehrwertsteuer, die sich immer am Kalenderjahr orientiert. Hier gibt es kein verkürztes oder verlängertes Jahr. Alles, was du über die Mehrwertsteuerpflicht wissen musst, haben wir für dich in diesem Beitrag zusammengefasst.

Bei der Einrichtung der Buchhaltung Folgendes beachten:

  • Die Löhne müssen trotzdem per Ende Jahr abgerechnet werden. Also, um beim vorherigen Beispiel zu bleiben, vom 1. August bis zum 31. Dezember des aktuellen Jahres.
  • Die Mehrwertsteuer wird anteilsmässig auf zwölf Monate abgerechnet. In unserem Beispiel handelt es sich also um fünf Monate. Der Umsatz muss in dieser Zeit auf 12 Monate hochgerechnet werden.
  • In der Steuererklärung unbedingt alles sauber deklarieren. Von wann bis wann dauerte das Geschäftsjahr? Per wann wirst du die zukünftigen Geschäftsjahre abschliessen?
  • Auch in der Jahres- sowie der Erfolgsrechnung alle Daten vom 1. August bis 31. Dezember des laufenden Jahres sauber erfassen.
  • Eine umfassende Checkliste für deine Steuererklärung findest du hier.

Tipp: Du möchtest deine buchhalterischen Kennzahlen zu Statistikzwecken verwenden? Achtung, die aus dem ersten Geschäftsjahr lassen sich nicht eins zu eins mit denen aus dem zweiten vergleichen, da die beiden Jahre unterschiedlich lang sind. Das heisst: Eine saubere Eingrenzung ist notwendig.

Deine Aufgaben nach der Kündigung

Nebst den rechtlichen Aufgaben, die du als Arbeitgeber hast, ist für dich ein Punkt zentral: Du musst unmittelbar nach der Kündigung sicherstellen, dass das spezifische Wissen nach dem Abgang des Mitarbeiters in deinem Unternehmen bleibt. 

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Checkliste: Aufgaben für Arbeitgeber

KLARA hat alle Aufgaben, die auf dich nach der Kündigung zukommen, kompakt und übersichtlich in einer Checkliste zusammengefasst.
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