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Tipps, damit dir die Buchhaltung leicht von der Hand geht.
KLARA Blog

Mehr Beratung, weniger Büro

24.06.2022
Lesezeit: 3 min

Seit 13 Jahren ist Vilma Koseva als Hairstylistin tätig. In dieser Zeit hat die Badnerin in ihrem Geschäft «VE are Artists» Tausenden von Kundinnen zu einem umfassenden Style verholfen. «Unsere Spezialität ist der perfekte Look, sei es für den Alltag oder für einen besonderen Anlass. Das umfasst neben der Frisur auch Nails, Lashes und Extensions, manchmal gar das passende Kleid», sagt Vilma Koseva. Gemeinsam mit ihren drei Mitarbeitenden und Schwester Gorica gibt sie alles, damit ihre Kundinnen (und zuweilen auch Kunden) glänzen können.

Eine besondere Spezialität von «VE are Artists» sind Balayages. Die aufwendige Freihand-Färbetechnik erfreut die Kundinnen mit sanften Farbverläufen und natürlichem Look. Doch die einwandfreie Ausführung verlangt viel Erfahrung, Können und Zeit. Sie sei durchaus multitasking-fähig, meint Vilma Koseva: «Wenn wir einen Engpass haben, betreue ich auch mal drei, vier Kundinnen gleichzeitig. Aber ich arbeite lieber am Stuhl oder am Waschbecken, als mich ins Büro zu setzen.» Deshalb kümmert sich seit langem ihre Schwester Gorica um die ganze Administration. Und diese ist mit dem Umstieg auf «KLARA Hair One» vor einem guten Jahr deutlich einfacher geworden.

Lesezeit: 3 min

 

Jederzeit sicher

Dieses Softwarepaket wurde von KLARA in Zusammenarbeit mit dem Branchenverband Coiffure Suisse entwickelt. Es ist damit spezifisch auf die Bedürfnisse von Hairstylistinnen abgestimmt. So kann das Büro im Handumdrehen digitalisiert werden, und die Coiffeusen und Coiffeure können sich auf ihr Geschäft konzentrieren. «So gewinnen sie mehr Zeit für ihre Kundschaft und haben dank der einfachen Bedienung jederzeit das Büro im Griff», sagt Roger Nyffeler, Head of Sales & Customer Success bei KLARA.

Dieses Argument überzeugt auch bei «VE are Artists», denn eine vollständige und genaue Buchhaltung ist den beiden Schwestern sehr wichtig. «Als Unternehmerinnen können wir uns keine Fehler leisten. Falls die Lohnbuchhaltung oder die Mehrwertsteuer-Abrechnung revidiert wird, muss alles in Ordnung sein», sagt Vilma Koseva. Auch die genaue Abrechnung der Tageskasse ist sehr wichtig. Denn viele Haarschnitte werden nach wie vor bar bezahlt.

Weniger Papier

«Der Papierkram hat seit dem Wechsel deutlich abgenommen», berichtet Gorica Koseva. Sie hat bei «VE are Artists» die Digitalisierung Schritt für Schritt erlebt. In den Anfangsjahren des Unternehmens sammelte sie noch sämtliche Belege auf Papier und reichte sie beim Treuhänder ein: «Eine zeitraubende und mühsame Arbeit.» Dann begann sie, die meisten Dokumente zu scannen und digital weiterzuleiten. «Trotzdem benötigte unsere damalige Buchhaltung sehr lange, um einen Beleg herauszusuchen. Mehr als einmal musste ich selber die Ordner durchforsten, um das Richtige zu finden», erinnert sich Gorica Koseva.

Mit der Lösung von KLARA sind die beiden Schwestern nun fast vollständig digital unterwegs. Das von ihnen gewählte Paket umfasst ein modernes Kassensystem auf dem iPad, eine webbasierte Terminbuchung, die gesamte Buchhaltung inklusive Lohnbuchhaltung und das Inventar. Das reibungslose Zusammenspiel dieser Komponenten macht den Alltag leichter. «Falls ich einen Beleg einscannen muss, erinnert mich die App daran. Und wenn ich einmal in der digitalen Ablage ein Dokument suche, finde ich es im Handumdrehen», sagt Gorica Koseva.

Grosser Andrang

Obwohl sie mit der Software zufrieden sind, nutzen die Schwestern noch nicht alle Möglichkeiten. Die Termine bei der Chefin sind sehr begehrt. Deshalb ist die Terminbuchung auf der Website noch nicht aufgeschaltet, sondern wird nur intern benutzt. «Sonst wäre ich manchmal auf Wochen ausgebucht und hätte gar keinen Slot mehr frei, um kurzfristig eine Kundin zu empfangen», lacht Vilma Koseva.

 

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Die Steuererklärung im ersten Geschäftsjahr

Entsprechend kannst du auch die Steuererklärung für die Dauer des langen Jahres erstellen. Somit musst du den Jahresabschluss samt Steuererklärung nur einmal erledigen, statt zweimal. Also beispielsweise für 17 Monate statt für 5 und 12 Monate. Eine Ausnahme bildet allerdings die Mehrwertsteuer, die sich immer am Kalenderjahr orientiert. Hier gibt es kein verkürztes oder verlängertes Jahr. Alles, was du über die Mehrwertsteuerpflicht wissen musst, haben wir für dich in diesem Beitrag zusammengefasst.

Bei der Einrichtung der Buchhaltung Folgendes beachten:

  • Die Löhne müssen trotzdem per Ende Jahr abgerechnet werden. Also, um beim vorherigen Beispiel zu bleiben, vom 1. August bis zum 31. Dezember des aktuellen Jahres.
  • Die Mehrwertsteuer wird anteilsmässig auf zwölf Monate abgerechnet. In unserem Beispiel handelt es sich also um fünf Monate. Der Umsatz muss in dieser Zeit auf 12 Monate hochgerechnet werden.
  • In der Steuererklärung unbedingt alles sauber deklarieren. Von wann bis wann dauerte das Geschäftsjahr? Per wann wirst du die zukünftigen Geschäftsjahre abschliessen?
  • Auch in der Jahres- sowie der Erfolgsrechnung alle Daten vom 1. August bis 31. Dezember des laufenden Jahres sauber erfassen.
  • Eine umfassende Checkliste für deine Steuererklärung findest du hier.

Tipp: Du möchtest deine buchhalterischen Kennzahlen zu Statistikzwecken verwenden? Achtung, die aus dem ersten Geschäftsjahr lassen sich nicht eins zu eins mit denen aus dem zweiten vergleichen, da die beiden Jahre unterschiedlich lang sind. Das heisst: Eine saubere Eingrenzung ist notwendig.

Deine Aufgaben nach der Kündigung

Nebst den rechtlichen Aufgaben, die du als Arbeitgeber hast, ist für dich ein Punkt zentral: Du musst unmittelbar nach der Kündigung sicherstellen, dass das spezifische Wissen nach dem Abgang des Mitarbeiters in deinem Unternehmen bleibt. 

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Checkliste: Aufgaben für Arbeitgeber

KLARA hat alle Aufgaben, die auf dich nach der Kündigung zukommen, kompakt und übersichtlich in einer Checkliste zusammengefasst.
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