Seit 13 Jahren ist Vilma Koseva als Hairstylistin tätig. In dieser Zeit hat die Badnerin in ihrem Geschäft «VE are Artists» Tausenden von Kundinnen zu einem umfassenden Style verholfen. «Unsere Spezialität ist der perfekte Look, sei es für den Alltag oder für einen besonderen Anlass. Das umfasst neben der Frisur auch Nails, Lashes und Extensions, manchmal gar das passende Kleid», sagt Vilma Koseva. Gemeinsam mit ihren drei Mitarbeitenden und Schwester Gorica gibt sie alles, damit ihre Kundinnen (und zuweilen auch Kunden) glänzen können.
Eine besondere Spezialität von «VE are Artists» sind Balayages. Die aufwendige Freihand-Färbetechnik erfreut die Kundinnen mit sanften Farbverläufen und natürlichem Look. Doch die einwandfreie Ausführung verlangt viel Erfahrung, Können und Zeit. Sie sei durchaus multitasking-fähig, meint Vilma Koseva: «Wenn wir einen Engpass haben, betreue ich auch mal drei, vier Kundinnen gleichzeitig. Aber ich arbeite lieber am Stuhl oder am Waschbecken, als mich ins Büro zu setzen.» Deshalb kümmert sich seit langem ihre Schwester Gorica um die ganze Administration. Und diese ist mit dem Umstieg auf «KLARA Hair One» vor einem guten Jahr deutlich einfacher geworden.
Jederzeit sicher
Dieses Softwarepaket wurde von KLARA in Zusammenarbeit mit dem Branchenverband Coiffure Suisse entwickelt. Es ist damit spezifisch auf die Bedürfnisse von Hairstylistinnen abgestimmt. So kann das Büro im Handumdrehen digitalisiert werden, und die Coiffeusen und Coiffeure können sich auf ihr Geschäft konzentrieren. «So gewinnen sie mehr Zeit für ihre Kundschaft und haben dank der einfachen Bedienung jederzeit das Büro im Griff», sagt Roger Nyffeler, Head of Sales & Customer Success bei KLARA.
Dieses Argument überzeugt auch bei «VE are Artists», denn eine vollständige und genaue Buchhaltung ist den beiden Schwestern sehr wichtig. «Als Unternehmerinnen können wir uns keine Fehler leisten. Falls die Lohnbuchhaltung oder die Mehrwertsteuer-Abrechnung revidiert wird, muss alles in Ordnung sein», sagt Vilma Koseva. Auch die genaue Abrechnung der Tageskasse ist sehr wichtig. Denn viele Haarschnitte werden nach wie vor bar bezahlt.
Weniger Papier
«Der Papierkram hat seit dem Wechsel deutlich abgenommen», berichtet Gorica Koseva. Sie hat bei «VE are Artists» die Digitalisierung Schritt für Schritt erlebt. In den Anfangsjahren des Unternehmens sammelte sie noch sämtliche Belege auf Papier und reichte sie beim Treuhänder ein: «Eine zeitraubende und mühsame Arbeit.» Dann begann sie, die meisten Dokumente zu scannen und digital weiterzuleiten. «Trotzdem benötigte unsere damalige Buchhaltung sehr lange, um einen Beleg herauszusuchen. Mehr als einmal musste ich selber die Ordner durchforsten, um das Richtige zu finden», erinnert sich Gorica Koseva.
Mit der Lösung von KLARA sind die beiden Schwestern nun fast vollständig digital unterwegs. Das von ihnen gewählte Paket umfasst ein modernes Kassensystem auf dem iPad, eine webbasierte Terminbuchung, die gesamte Buchhaltung inklusive Lohnbuchhaltung und das Inventar. Das reibungslose Zusammenspiel dieser Komponenten macht den Alltag leichter. «Falls ich einen Beleg einscannen muss, erinnert mich die App daran. Und wenn ich einmal in der digitalen Ablage ein Dokument suche, finde ich es im Handumdrehen», sagt Gorica Koseva.
Grosser Andrang
Obwohl sie mit der Software zufrieden sind, nutzen die Schwestern noch nicht alle Möglichkeiten. Die Termine bei der Chefin sind sehr begehrt. Deshalb ist die Terminbuchung auf der Website noch nicht aufgeschaltet, sondern wird nur intern benutzt. «Sonst wäre ich manchmal auf Wochen ausgebucht und hätte gar keinen Slot mehr frei, um kurzfristig eine Kundin zu empfangen», lacht Vilma Koseva.
