Die Mehrwertsteuer (MWST) ist für viele KMU eine Herausforderung – komplizierte Regelungen, Fristen und Änderungen machen sie oft zum Bürokratiemonster. Mit dem richtigen Wissen und den passenden Tools kannst du die MWST jedoch effizient und stressfrei handhaben.
Was ist die MWST und wann bist du steuerpflichtig?
Die MWST ist eine Verbrauchssteuer, die auf den meisten Gütern und Dienstleistungen erhoben wird. Als KMU bist du mehrwertsteuerpflichtig, wenn dein Jahresumsatz mindestens CHF 100’000 beträgt. Auch bei einem kleineren Umsatz kann eine freiwillige Anmeldung Sinn machen, z.B. bei hohen Investitionen.
Tipp: Melde dich frühzeitig online bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) an. Halte folgende Infos bereit:
- UID-Nummer (Unternehmens-Identifikationsnummer)
- Umsatzprognose
- Beschreibung deiner Geschäftstätigkeit
Diese MWST-Sätze gelten seit dem 1. Januar 2024
- Normalsatz: 8,1 % für die meisten Waren und Dienstleistungen (z.B. Elektronik, Kleidung, Gastronomie).
- Sondersatz: 3,8 % für Beherbergungsleistungen (inkl. Frühstück).
- Reduzierter Satz: 2,6 % für Güter des täglichen Bedarfs (z.B. Lebensmittel, Bücher).
Wichtig: Der Steuersatz richtet sich nach dem Zeitpunkt der Leistungserbringung, nicht nach dem Rechnungsdatum.
Welche Abrechnungsmethode passt zu dir?
- Effektive Methode: Du rechnest die Umsatzsteuer abzüglich der Vorsteuer ab. Diese Methode eignet sich für KMU mit komplexeren Geschäftsvorgängen, viel Import oder hohe Investitionsaufwände.
- Saldosteuersatzmethode: Hier wird ein fixer Prozentsatz auf deinen Umsatz inkl. MWST angewendet. Ideal für kleinere KMU, die weniger administrativen Aufwand wünschen.
Tipp: Lass dich beraten, welche Methode zu deinem Unternehmen passt. Tools wie die KLARA Buchhaltung machen die Abrechnung besonders einfach.
Du hast allgemeine Fragen zur Rechnungsstellung? Hier erfährst du, wie du eine Rechnung korrekt schreibst, inkl. gratis Word-Rechnungsvorlage.
Abrechnung nach vereinnahmtem oder vereinbartem Entgelt
Was ist der Unterschied? Die Entscheidung zwischen vereinbartem und vereinnahmtem Entgelt bestimmt, wann die MWST deklariert wird. Beim vereinbarten Entgelt erfolgt die Deklaration mit der Rechnungsstellung. Beim vereinnahmten Entgelt geschieht dies erst, wenn die Rechnung bezahlt wird.
Für wen ist welche Methode geeignet? Die meisten Betriebe rechnen nach dem vereinbarten Entgelt ab. Unternehmen mit einem bargeldintensiven Geschäftsmodell, wie Restaurants, entscheiden sich oft für das vereinnahmte Entgelt, da es besser zu ihrem Zahlungsfluss passt.
Vorsteuerabzug: So sicherst du dir Vorteile
Die Vorsteuer, die du auf geschäftlichen Ausgaben wie Büromaterial oder Investitionen bezahlst, kannst du von der geschuldeten MWST abziehen. Voraussetzung:
- Dein Lieferant ist im MWST-Register eingetragen.
- Die Ausgaben betreffen keine steuerfreien Leistungen (z. B. Bildung).
- Du rechnest mit der effektiven Methode ab
Hinweis: Nutzt du Ausgaben sowohl geschäftlich als auch privat oder rechnest du auch Umsätze ab die von der Umsatzsteuer ausgenommen sind (Beispiel Referenten) sind anteilige Vorsteuerkorrekturen notwendig.
Rechnungsstellung: Worauf du achten musst
Damit deine Rechnungen korrekt sind, brauchen sie:
- Deine MWST-Nummer (z.B. CHE-123.456.789 MWST)
- Genaue Beschreibung der Leistung
- Angewandten Steuersatz und MWST-Betrag
Tipp: Kontrolliere auch die Rechnungen deiner Lieferanten. Fehlerhafte Rechnungen können deinen Vorsteuerabzug gefährden.
Achtung: Wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, darf in der Rechnung/Quittung nicht auf die Steuer hinweisen. Bei unrichtigen oder unberechtigten Steuerausweis ist die MWST geschuldet.
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Bezugssteuer: Was tun bei Leistungen aus dem Ausland?
Beziehst du Dienstleistungen von ausländischen Firmen, die in der Schweiz nicht steuerpflichtig sind, musst du die Bezugssteuer deklarieren. Dazu zählen z.B. Beratung, IT-Dienstleistungen oder Werbung.
Wichtig: Deklariere diese Beträge korrekt in deiner MWST-Abrechnung. Erfüllst du die Bedingungen, kannst du sie als Vorsteuer abziehen.
Mehrwertsteuer auf Dienstleistungen im Ausland: Was du als KMU wissen musst
Elektronische MWST-Abrechnung: So funktioniert es
Ab 2025 ist die elektronische Abrechnung Pflicht. Du kannst wählen zwischen:
- Mit Account: Für Unternehmen, die Korrekturen oder Daten direkt aus der Buchhaltungssoftware einreichen möchten.
- Ohne Account: Ideal für schnelle Abrechnungen als Gast.
Schritte für die Abrechnung ohne Account:
- Besuche estv.admin.ch.
- Wähle «MWST online» und «Login ohne Account».
- Gib deine Mobilnummer ein und folge den Anweisungen.
Fristen und Jahresendabstimmung: Verpasse keine Deadline
Die MWST-Abrechnung ist vierteljährlich bei der effektiven Methode und halbjährlich bei der Saldosteuersatzmethode zu deklarieren. Du hast zwei Monate Zeit, um die Abrechnung einzureichen. Falls Fehler auftreten, kannst du eine Korrektur oder eine Jahresabstimmung bis spätestens 31. August des Folgejahres einreichen.
Tipp: Halte dich an die Fristen, um Verzugszinsen zu vermeiden. Eine moderne Buchhaltungssoftware erinnert dich rechtzeitig.
MWST-Fristverlängerung Schritt für Schritt
Privatanteile und Eigenverbrauch: Transparenz zählt
Wenn Firmeneigentum (z.B. Fahrzeuge) privat genutzt wird, musst du diese Leistungen als Privatanteile korrekt versteuern. Diese sind auch in den Lohnausweisen der Mitarbeitenden zu deklarieren.
Tipp: Führe separate Konten für Privatanteile, um den Überblick zu behalten.
Privatnutzung von Geschäftsfahrzeugen: Was du wissen musst
Kontrollen durch die ESTV: Gut vorbereitet sein
Die Eidgenössische Steuerverwaltung kann bis zu fünf Jahre rückwirkend prüfen. Bereite folgende Unterlagen vor:
- Umsatz- und Vorsteuerabstimmungen
- Jahresendabstimmungen
- Rechnungen und Belege
Tipp: Lass dich von deinem Treuhänder oder deiner Treuhänderin unterstützen, um sicherzugehen, dass alles in Ordnung ist.
Treuhandliste: diese Treuhand-Expertinnen und Experten kennen sich mit KLARA bestens aus
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