Erhalte hier eine Übersicht über die administrativen Aufgaben, die auf Jungunternehmen zukommen.
KLARA Blog

Firmengründung? Diese administrativen Hürden kommen auf dich zu.

18.07.2022
Lesezeit: 10 min

Du hast dich entschieden, dein eigenes Unternehmen zu gründen? Wir gratulieren! Vor der Unternehmensgründung ist es wichtig, sich über grundsätzliche Fragen ein paar Gedanken zu machen. Eine Übersicht über die bürokratischen Aufgaben, die auf Jungunternehmen zukommen, findest du hier.

Die Gründung einer eigenen Firma ist mit einigen emotionalen Aspekten und viel Enthusiasmus verbunden. Es klingt zwar verlockend, aber «einfach mal loslegen» ist hier fehl am Platz. Denn gerade in der Anfangsphase müssen Unternehmensgründerinnen und -gründer viele Ämter und Behörden abklappern, bevor sie mit ihrer selbstständigen Tätigkeit starten können. Um dir den Weg in die Selbstständigkeit zu erleichtern, haben wir bereits eine kleine Checkliste erstellt.

Hier findest du eine Übersicht der administrativen Aufgaben, die auf Jungunternehmen zukommen:

Lesezeit: 10 min

Vor der Firmengründung

Die Frage aller Fragen: Teilzeit oder Vollzeit?

Viele Unternehmensgründer entscheiden sich für einen schrittweisen Übergang in die Selbstständigkeit. So kann man das Angebot am Markt testen, während man die (finanzielle) Sicherheit einer Teilzeitanstellung geniesst. Wer sich für diese Variante entscheidet und so das Risiko minimieren möchte, muss sich zum Beispiel über die berufliche Vorsorge keinen Kopf zerbrechen. Hast du dich aber für eine Vollzeit-Selbstständigkeit auf einen Schlag entschieden? Dann gibt’s da weitaus mehr zu bedenken, bevor es losgehen kann.

Pensionskasse auszahlen oder nicht?

Wer sich selbstständig macht, hat grundsätzlich das Recht dazu, die bis dato angehäuften Pensionskassengelder zu beziehen. Je nach Zeitpunkt und Einkommen kann es sich hierbei um eine fünf- oder sechsstellige Summe handeln. Klingt verlockend, oder? Hier gilt es, keine voreiligen Schlüsse zu ziehen, damit es nicht unnötig zu allfälligen Einkommenslücken im Alter kommt. Beachte auch, dass die Auszahlung von Pensionskassengeldern unter Umständen als Einkommen besteuert werden kann. Überlege dir deshalb sehr gut, ob du das Geld wirklich brauchst, um deine Geschäftsidee umzusetzen oder ob du auf alternative Kapitalquellen zurückgreifen kannst. Lass dich diesbezüglich am besten von Experten beraten.

Tipp: Damit du deine Pensionskassengelder beziehen kannst, musst du deine Selbstständigkeit mit einem ausführlichen Dossier bei der Ausgleichskasse nachweisen. Wir empfehlen dir, dies erst nach deinem Handelsregistereintrag zu erledigen, weil du erst dann die vollständigen Unterlagen zur Verfügung hast.

Buchhaltung: Treuhänder oder Do-It-Yourself?

Excel-Tabellen, Business Software oder doch Treuhänder? Bei der Buchhaltung hat man die Qual der Wahl. Welche Zahlen du gesetzlich ausweisen musst, hängt von der gewählten Rechtsform ab. Einzelunternehmen mit einem Umsatz von weniger als CHF 500’000 pro Jahr haben grundsätzlich eine Buchhaltungspflicht, GmbH und AG müssen jedoch eine doppelte Buchführung vorweisen. In jedem Fall braucht’s aber mindestens eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Heutzutage nutzen Kleinunternehmen zunehmend Cloud-basierte Buchhaltungssoftwares, die flexibel einsetzbar und relativ kostengünstig sind. So hat man stets die Kontrolle über die momentane finanzielle Lage und weiss sofort, ob noch offene Rechnungen ausstehen oder nicht.

Tipp: In der intelligenten Finanzbuchhaltung von KLARA werden Ausgaben und Einnahmen automatisch und gesetzeskonform an der richtigen Stelle verbucht. Erfahre mehr über KLARA Buchhaltung.

Patente: So schützt du deine Marke oder Erfindung

Du hast dein Unternehmen gegründet und ein innovatives Produkt entwickelt. Dann findest du plötzlich heraus, dass jemand eine Kopie deines Produkts schon vor dir auf den Markt bringt. Was wie ein Albtraum klingt, passiert häufiger als du denkst. Damit du einfacher gegen Nachahmer vorgehen kannst, empfehlen wir dir, dein Patent so früh wie möglich zu schützen. Ausserdem ist es sehr wichtig, schon vor der Gründung zu prüfen, ob dein Marken- oder Firmenname besetzt ist – das Handelsregisteramt übernimmt das nämlich nicht.

Tipp: Wie du deine Erfindung anmelden kannst, erfährst du beim IGE, dem Eidgenössischen Institut für Geistiges Eigentum.

Während der Firmengründung

Handelsregistereintrag: die Grundlage

Egal ob Einzelfirma, GmbH oder AG: Der Handelsregistereintrag ist ein Muss. Bei der Einzelfirma ist der Eintrag erst ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000 obligatorisch. Einen Eintrag ins Handelsregister kannst du ganz einfach bei deinem kantonalen Handelsregisteramt vornehmen. Kosten: CHF 200 bis 300.

Tipp: Auch wenn der Umsatz deiner Einzelfirma weniger als CHF 100'000 pro Jahr beträgt, lohnt es sich nicht, an dieser Stelle zu sparen. Denn durch einen Handelsregistereintrag ist dein Unternehmen im Firmenindex eingetragen. So können dich deine Kunden einfacher finden und du erhöhst deine Glaubwürdigkeit.

Mehrwertsteuer: freiwillige Anmeldung kann sich lohnen

Erzielst du einen jährlichen Umsatz von mindestens CHF 100'000, bist du MWST-pflichtig. Das heisst: Innerhalb von 30 Tagen nach Beginn der Mehrwertsteuerpflicht musst dich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) anmelden. Auch wenn dein Umsatz weniger als CHF 100'000 pro Jahr beträgt, lohnt es sich in manchen Fällen, seine Firma freiwillig für die Mehrwertsteuer anzumelden. So erhältst du eine MWST-Nummer und erhöhst damit die Glaubwürdigkeit bei deinen (potenziellen) Kunden. Gerade in der Dienstleistungsbranche kann dies von Nutzen sein.

Tipp: Alle Vorsteuern, die du zum Beispiel wegen Investitionen geleistet hast, werden dir zurückerstattet. Dies setzt jedoch eine Anmeldung bei der MWST voraus. Wer also grössere Investitionen tätigt, kann unter Umständen die geleisteten Mehrwertsteuern zurückerhalten.

Soziale Sicherheit: AHV, Unfallversicherung oder Krankentaggeld?

Das Gesetz spricht im Hinblick auf die Sozialversicherungen eine klare Sprache: Unternehmerinnen und Unternehmer haben die Pflicht, sich um die Sozialversicherungen für sich selbst und für allfällige Mitarbeitende zu kümmern. Welche Versicherungen freiwillig und welche obligatorisch sind, hängt von der gewählten Rechtsform des Unternehmens ab. Einzelunternehmer sind selbst für die richtige Absicherung verantwortlich. Die AHV/IV/EO ist jedoch für alle Fälle obligatorisch. Auch die Betriebs- und Nichtbetriebsunfallversicherung (BU/NBU) müssen selbstständig Erwerbende selber abschliessen. Freiwillig ist sind hier die Krankentaggeld- oder die Arbeitslosenversicherung. Wer keine Pensionskasse hat, sollte sich über die Möglichkeiten einer privaten Vorsorge (3. Säule) gründlich informieren.

Für GmbH und AG gelten strengere Regeln als für Einzelunternehmen. Hier sind die meisten Sozialversicherungen obligatorisch.

Tipp: Alle Informationen rund um die Sozialversicherungen findest du auf dem KMU Portalder Schweizerischen Eidgenossenschaft.

Nach der Firmengründung

Steuern und Jahresbilanz

Was die steuerlichen Aspekte der Firmengründung angeht, muss man grundsätzlich zwischen Einzelunternehmen und Kapitalgesellschaften (GmbH oder AG) unterscheiden. Für Einzelunternehmen gilt: Die erwirtschafteten Gewinne werden mit dem persönlichen Steuersatz der Inhaberin oder des Inhabers versteuert. Die Gewinne werden als Einkommen auf der privaten Steuererklärung ausgewiesen. Als Grundlage gilt hier der Jahresabschluss der Firma.

Die Gewinne einer GmbH und AG fallen unter die Unternehmensteuer, auf das Eigenkaptal werden Kapitalsteuern bezahlt. Das heisst: Für GmbH und AG gibt es eine separate Steuererklärung.

Tipp: Unternehmen müssen private und geschäftliche Ausgaben sauber trennen. Grundsätzlich kann man alles abziehen, was geschäftsmässig begründet ist – die Auslagen sind aber mit Belegen nachzuweisen. Mit der myKLARA App scannst du deine Belege einfach mit dem Handy. KLARA übernimmt automatisch die richtige Verbuchung.

Gut zu wissen.

Du kannst deine Kundennummer beim zuständigen Steueramt erfragen. Bitte beachte: Passe danach bei den quellensteuerpflichtigen Mitarbeitern die Angaben an (siehe Schritt 6)

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Sicher ist sicher!

Da die Krankenkasse nur für Nichtberufsunfälle aufkommt, bist du gesetzlich dazu verpflichtet, eine Versicherung gegen Berufsunfälle für deine Hilfskraft abzuschliessen – selbst, wenn sie nur wenige Stunden bei dir arbeitet. Kümmert sich deine Haushaltshilfe jedoch mehr als acht Stunden pro Woche um deinen Haushalt, gilt es zusätzlich eine Nichtberufsunfallsversicherung für sie abzuschliessen.

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KLARA Tipp:

Was es bei den Sozialversicherungen für deine Angestellten zu beachten gibt, wie viel Lohn für Tätigkeiten im Haushalt angemessen ist, Informationen rund ums Thema Haushaltshilfe einstellen, findest du im nachfolgend downloadbaren Merkblatt.
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