Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber heisst es für dich jedes Jahr aufs Neue: Die AHV-Ausgleichskasse erwartet eine Meldung der im vergangenen Geschäftsjahr bezahlten Löhne. Zum Glück kannst du das heute online erledigen – das spart dir viel administrativen Aufwand. Dennoch gibt es wichtige Punkte zu beachten, damit deine Ausgleichskasse alle notwendigen Daten erhält und die Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet werden.
Damit nichts vergessen geht, erfährst du hier, wie du alles richtig machst und worauf es bei der Fristverlängerung ankommt.
Diese Bruttolöhne sind AHV-pflichtig
Die AHV-Pflicht gilt ab dem 18. Lebensjahr. Das bedeutet, dass alle deine Mitarbeitenden, die 2006 oder früher geboren wurden, im Jahr 2024 AHV-Beiträge leisten müssen. Der Lohn, auf den diese Beiträge erhoben werden, wird als «massgebender Lohn» bezeichnet. Dazu zählen alle Entgelte, die du deinen Mitarbeitenden bezahlst:
- Brutto-Jahreslohn (vor Abzug von Steuern und Abgaben)
- Monatslohn
- Stundenlohn
- Ferien- und Feiertagszuschlag
- Provisionen
- Boni
- Privatanteil Fahrzeug
- Unterkunft und Verpflegung, sofern sie als Lohnbestandteile gelten
- Unregelmässige Leistungen wie Dienstaltergeschenke oder Treueprämien
- Verwaltungsratshonorare
- Beteiligungsrechte
- EO- und Mutterschaftsentschädigungen
- Erwerbsersatzentschädigungen
- Schicht- und Nachtarbeitszulagen
Nicht in die AHV-pflichtige Bruttolohnsumme gehören: Taggelder bei Unfall oder Krankheit, IV-Taggelder, Familienzulagen sowie Militär- oder Zivildienstsolde. Verwechsle Letztere nicht mit dem EO-Taggeld.
Tipp: Kontrolliere beim Ausfüllen die aktuellen Sozialversicherungssätze für AHV, UVG, KTG und BVG. Diese können sich jährlich ändern.
Hinweis: Ab 2025 werden höhere Kinderzulagen ausbezahlt – plane dies rechtzeitig ein.
Sozialversicherungs-Kennzahlen für die Lohnbuchhaltung
Privatnutzung von Geschäftsfahrzeugen: Was du wissen musst
Familienausgleichskasse (FAK)
Neben der AHV-Pflicht musst du auch die Lohnsummen an die Familienausgleichskasse (FAK) melden. Wichtig: Für jeden Kanton, in dem Lohnsummen erzielt wurden, ist eine separate Meldung erforderlich.
Quellensteuer
Für ausländische Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung C ist die korrekte Berechnung und Meldung der Quellensteuer essenziell. Fehlerhafte Abrechnungen können zu Rückforderungen und zusätzlichem Aufwand führen. Mehr dazu erfährst du auf den Seiten der ESTV.
Quellensteuer leicht gemacht: Umfassender Leitfaden inkl. Checkliste
Unfallpflichtige Bruttolohnsummen
Falls Mitarbeitende weniger als acht Stunden pro Woche arbeiten, sind sie lediglich gegen Berufsunfälle versichert. Versicherungsleistungen bei Unfall oder Krankheit werden vom massgebenden Lohn abgezogen. Prämienfrei sind jedoch Taggelder der Erwerbsausfallentschädigung EO. Weitere Infos findest du im Leitfaden der Suva.
Berufliche Vorsorge (BVG)
Für die BVG gilt in der Regel: Der AHV-Lohn entspricht dem BVG-Lohn. Änderungen bei der Lohnsumme, dem Arbeitspensum oder dem Alter können den BVG-Abzug beeinflussen.
Tipp: Melde den neuen Jahreslohn für das folgende Geschäftsjahr idealerweise bereits im Dezember, damit die Berechnungen frühzeitig angepasst werden können. Details zur BVG findest du hier.
Berufliche Vorsorge – Wann, wie, was, wo?
Zeit sparen bei der Lohnmeldung (ELM)
Die Lohnmeldung wird einfacher, wenn du eine digitalisierte Buchhaltung nutzt. KLARA beispielsweise bietet eine Swissdec-zertifizierte ELM-Schnittstelle, mit der du die Löhne direkt an Versicherungen und Behörden übermitteln kannst.
Verwaltungskostenbeiträge
Zusätzlich zu den AHV/IV/EO-Beiträgen werden Verwaltungskostenbeiträge erhoben. Diese variieren je nach Kanton und Ausgleichskasse. Informiere dich auf den Seiten deiner AHV-Ausgleichskasse.
Voraussichtliche Lohnsumme melden
Neben der Jahreslohnmeldung für das vergangene Jahr solltest du auch die voraussichtliche Lohnsumme für das kommende Jahr melden. Diese Angabe dient der Berechnung von Akonto-Rechnungen. Eine praktische Checkliste dazu findest du hier.
Fristverlängerung beantragen
Du schaffst es nicht, die Lohnmeldungen bis zum 30. Januar 2025 einzureichen? Kein Problem! Du kannst eine Fristverlängerung beantragen. Diese ist bei allen AHV-Kassen online möglich, zum Beispiel über die Website der EAK. Beachte jedoch, dass Verzugszinsen anfallen können, selbst wenn die Verlängerung bewilligt wird.
Mit diesen Tipps bist du bestens vorbereitet und kannst die Lohnmeldungen rechtzeitig und korrekt einreichen. Nutze digitale Tools, um Zeit zu sparen und mögliche Fehler zu vermeiden!
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