Als Arbeitgeber oder Arbeitsgeberin heisst es für dich alle Jahre wieder: jetzt müssen der AHV-Kasse die im abgelaufenen Geschäftsjahr bezahlten Löhne gemeldet werden. Damit kontrolliert diese, ob alle steuerrechtlichen Vorgaben rechtmässig erfüllt wurden. Zum Glück ist das inzwischen online möglich – das erspart dir viel administrativen Aufwand. Trotzdem ist es wichtig, einige Details zu beachten, damit deine Kasse alle notwendigen Daten erhält, um die definitiven Sozialversicherungsbeiträge zu berechnen.
Damit nichts vergessen geht, zeigen wir dir hier, wie du’s richtig machst und was es bei der Fristverlängerung zu beachten gilt.
Diese Bruttolöhne sind AHV-pflichtig
Die AHV-Pflicht gilt ab dem 18. Lebensjahr. Also müssen alle deine Mitarbeitenden, die 2005 oder früher Geburtstag haben, im Jahr 2023 AHV Beiträge leisten. Der Lohn, auf dem diese entrichtet werden, wird als «massgebender Lohn» bezeichnet. Dazu gehören alle Entgelte, die du deinen Mitarbeitenden bezahlst:
- Brutto-Jahreslohn (Lohnbetrag vor Abzug der Steuern und Abgaben)
- Monatslohn
- Stundenlohn
- Ferien- und Feiertagszuschlag
- Provision
- Bonus
- Privatanteil Fahrzeug
- Service oder Unterkunft, sofern diese Lohnbestandteil sind, etwa bei Servicemitarbeitenden.
- Unregelmässige Leistungen wie Dienstaltergeschenke oder Treueprämien
- Verwaltungsratshonorar
- Beteiligungsrechte
- EO- und Mutterschaftsentschädigung
- Erwerbsersatzentschädigung (Corona)
- Ausgleich Taggelder
Achte beim Ausfüllen darauf, die Sozialversicherungssätze der UVG, KTG und BVG zu kontrollieren und allenfalls anzupassen. Denn diese können jährlich ändern. Nicht in die AHV-Bruttolohnsumme gehören hingegen: Taggelder wegen Unfall oder Krankheit sowie IV-Taggelder, Familienzulagen und Militär- oder Zivildienstsolde. Achtung, verwechsle letztere nicht mit dem EO-Taggeld!
Unfallpflichtige Bruttolohnsummen
Versicherungsleistungen, die bei Unfall oder Krankheit erbracht wurden, werden vom massgebenden Lohn abgezogen. Prämienfrei hingegen sind Taggelder der Erwerbsausfallentschädigung EO. Falls du Mitarbeitende hast, die weniger als 8 Stunden pro Woche arbeiten, sind diese lediglich für Berufsunfall versichert. Das gilt es bei der Lohnmeldung entsprechen aufzuführen, sowie ob es sich um eine Frau oder einen Mann handelt.
Berufliche Vorsorge
Für die BVG musst du den neuen Jahreslohn melden. Du kannst ihn analog zu den Vorjahren ausfüllen, denn grundsätzlich gilt: AHV-Lohn = BVG-Lohn. Wir empfehlen, die Lohnmeldung für das neue Geschäftsjahr bereits im Dezember einzureichen, aber du kannst es auch jetzt noch nachholen. Eine Änderung der Lohnsumme, des Arbeitspensum oder das Alter können den BVG-Abzug beeinflussen. Keinen Einfluss jedoch haben allfällige Corona-Erwerbsersatzentschädigungen.
Zeit sparen bei der Lohnmeldung
Besonders einfach ist die Lohnmeldung übrigens, wenn du mit einer digitalisierten Buchhaltung arbeitest. KLARA beispielsweise stellt dir dank der Swissdec-zertifizierten ELM-Schnittstelle alle wichtigen Daten zusammen. Du musst diese dann nur noch per Knopfdruck an die jeweiligen Versicherungen und Behörden übermitteln. Die Software stellt dir zudem eine dynamische, stets aktuelle Checkliste zur Verfügung: Dort findest du alle notwendigen Anpassungen für die Jahresendarbeiten und die Eingaben für das Folgejahr.
Privatanteil Fahrzeuge
Hast du daran gedacht, dass der Privatanteil für Fahrzeuge auf 0,9 Prozent erhöht wurde? Es ist wichtig, dies in der Lohnbuchhaltung zu berücksichtigen, denn er gehört ebenfalls zur AHV-pflichtigen Lohnsumme.
Mehr zum Privatanteil für Fahrzeuge in der Buchhaltung.
Fristverlängerung beantragen
Du schaffst es nicht mehr, die Lohnmeldungen bis zum 30. Januar 2024 einzureichen? Kein Problem, du kannst eine Fristverlängerung beantragen. Das ist inzwischen bei allen AHV-Kassen online auf deren Website möglich. Allerdings musst du dann mit Verzugszinsen rechnen, auch wenn die Verlängerung bewilligt wird
