Der Jahresabschluss gehört zu den wichtigsten Aufgaben in der Buchhaltung eines Unternehmens. Doch viele KMU empfinden ihn als kompliziert und zeitaufwendig. Wo anfangen? Was beachten? Und wie sicherstellen, dass wirklich nichts vergessen wird?
Mit einer guten Vorbereitung kannst du dir viel Zeit und Nerven sparen. In diesem Beitrag erfährst du Schritt für Schritt, wie du deinen Jahresabschluss effizient erstellst und welche Punkte dabei besonders wichtig sind.
Warum eine saubere Buchhaltung Gold wert ist
Ein stressfreier Jahresabschluss beginnt nicht erst im Dezember, sondern mit einer konsequent geführten Buchhaltung während des ganzen Jahres. Wenn alle Belege laufend erfasst und korrekt verbucht wurden, sparst du dir am Jahresende viel Aufwand.
Hierbei helfen digitale Buchhaltungsprogramme enorm. Sie sorgen dafür, dass keine Transaktion vergessen geht und alle wichtigen Dokumente für deine Treuhänderin oder deinen Treuhänder sofort griffbereit sind. So kannst du dich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren – ohne in Papierstapeln zu versinken.
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Saldovorträge richtig übernehmen
Ein wichtiger erster Schritt ist der korrekte Übertrag der Saldovorträge in das neue Geschäftsjahr. Alle Bilanzkonten müssen mit den freigegebenen Zahlen aus dem Vorjahr übereinstimmen. Falls hier Abweichungen auftreten, lohnt es sich, die Buchungen nochmals genau zu überprüfen, um spätere Korrekturen zu vermeiden.
Gewinn, Verlust und Reserven verbuchen
Hast du den Jahresgewinn oder -verlust bereits in der Buchhaltung erfasst? Falls die Generalversammlung noch über die Gewinnverwendung entscheidet, solltest du sicherstellen, dass die Verbuchung nachträglich korrekt angepasst wird. Auch gebildete Reserven müssen vollständig erfasst sein.
Eine durchdachte Planung kann helfen, steuerliche Vorteile zu nutzen. Falls du die Möglichkeit hast, freiwillige Rückstellungen zu bilden oder Investitionen noch in das aktuelle Geschäftsjahr zu legen, kann dies deine Steuerlast optimieren. Eine Beratung durch deine Treuhandstelle lohnt sich hier besonders.
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Bankkonten und Kasse abstimmen
Ein häufiger Fehler im Jahresabschluss entsteht, wenn die Bank- und Kassensalden nicht mit den Buchhaltungszahlen übereinstimmen. Damit dies nicht passiert, solltest du frühzeitig alle Kontobewegungen mit den Bankauszügen abgleichen.
Falls dein Unternehmen mit Fremdwährungen arbeitet, müssen diese zum Jahresende mit dem offiziellen Kurs der Eidgenössischen Steuerverwaltung bewertet werden. Sollten sich Unstimmigkeiten zeigen, kann eine schrittweise Überprüfung der monatlichen Salden helfen, den Fehler zu finden.
💡 Tipp: Wenn du regelmässig einen Bankabgleich machst, vermeidest du Überraschungen beim Jahresabschluss. Mit der automatischen Bankabstimmung von KLARA erledigst du das in wenigen Klicks.
Offene Rechnungen im Blick behalten
Um einen vollständigen Überblick über deine Finanzen zu haben, solltest du alle offenen Debitoren- und Kreditorenrechnungen zum Stichtag erfassen. Eine Liste zeigt dir, welche Rechnungen noch ausstehen und welche bereits beglichen wurden.
Falls du offene Forderungen hast, solltest du prüfen, ob diese noch einbringbar sind. Nicht alle Kundinnen und Kunden zahlen pünktlich – deshalb kann es sinnvoll sein, mutmassliche Verluste durch eine Wertberichtigung zu berücksichtigen.
Falls du Rechnungen erhalten hast, die das neue Jahr betreffen, aber schon im alten Jahr ausgestellt wurden, gehören sie in die Rechnungsabgrenzung.
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Warenvorräte und Anlagevermögen richtig bewerten
Falls dein Unternehmen Waren oder halbfertige Produkte lagert, musst du diese korrekt erfassen und bewerten. Besonders wichtig ist, dass der Bestand realistisch angesetzt wird – eine Überbewertung ist steuerlich nicht zulässig.
Viele KMU nutzen die Möglichkeit, Vorräte mit zwei Dritteln des eigentlichen Werts anzusetzen, um steuerliche Vorteile zu nutzen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass dies im Anhang zur Jahresrechnung offengelegt wird.
Auch das Anlagevermögen, also Maschinen, Fahrzeuge oder Büroausstattung, muss korrekt abgeschrieben werden. Hier solltest du dich an die Vorgaben der Eidgenössischen Steuerverwaltung halten, um eine korrekte Abschreibungsmethode zu gewährleisten.
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Löhne und Sozialversicherungen kontrollieren
Bei der Lohnbuchhaltung ist es besonders wichtig, dass alle Zahlungen korrekt erfasst und mit den Meldungen an AHV, Suva, BVG und andere Versicherungen übereinstimmen. Falls Sonderzahlungen wie Boni oder Gratifikationen ausgezahlt wurden, müssen diese ebenfalls richtig verbucht sein.
Falls dein Unternehmen Mitarbeitende beschäftigt, die nicht AHV-pflichtig sind – etwa Lehrlinge oder Pensionierte – empfiehlt es sich, separate Lohnkonten zu führen. So bleiben alle Zahlungen nachvollziehbar und du vermeidest Fehler in der Abrechnung.
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Privatanteile und geschäftliche Nutzung klären
Falls Geschäftsfahrzeuge, Mobiltelefone oder andere betriebliche Ressourcen privat genutzt werden, müssen diese korrekt als Privatanteil verbucht werden. Dies betrifft sowohl die Einkommenssteuer als auch die Sozialversicherungen. Eine saubere Trennung ist hier entscheidend.
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MWST-Abstimmung nicht vergessen
Die Eidgenössische Steuerverwaltung verlangt eine Jahresabstimmung der MWST. Dabei muss nachgewiesen werden, dass die steuerbaren Umsätze mit den deklarierten Zahlen übereinstimmen. Falls Korrekturen nötig sind, sollten diese frühzeitig erfasst werden.
Ein wichtiger Punkt ist, dass Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten zum Jahresende auf Null sein sollten. Falls das nicht der Fall ist, lohnt es sich, die Buchungen nochmals genau zu überprüfen.
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Rückstellungen bilden und dokumentieren
Vergiss nicht, Rückstellungen für allfällige zukünftige Ausgaben zu bilden. Dazu gehören beispielsweise:
- Delkredere: Also mutmassliche Debitorenverluste.
- Garantierückstellungen: Falls dein Unternehmen Garantieleistungen anbietet, solltest du diese einkalkulieren.
- Ferien- und Überzeitrückstellungen: Falls Mitarbeitende noch nicht bezogene Ferientage haben, müssen diese als Verpflichtung in der Bilanz berücksichtigt werden.
Alle Dokumente vollständig ablegen
Nach dem Jahresabschluss müssen alle Unterlagen vollständig und ordentlich abgelegt werden. Zu den wichtigsten Dokumenten gehören:
- Die vollständige Jahresrechnung (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang)
- Lohnblätter und Sozialversicherungsabrechnungen
- MWST-Deklarationen und Steuerunterlagen
- Bankauszüge und Kontonachweise
Diese Unterlagen müssen gesetzlich zehn Jahre lang aufbewahrt werden, falls es zu einer Steuerprüfung kommt.
Das erste Geschäftsjahr: Jahresabschluss und Steuererklärung
Wichtige Fristen im Blick behalten
Damit du rechtzeitig alle Abgaben und Deklarationen erledigst, solltest du folgende Termine einplanen:
- 30. Januar: Meldung der Lohnsummen an die Sozialversicherungen
- 28. Februar: Einreichung der MWST-Deklaration
- 30. Juni: Abschluss der Buchhaltung (bzw. sechs Monate nach Geschäftsjahresende)
- 30. August: Jahresabstimmung der MWST
- 30. April – 30. September: Frist zur Einreichung der Steuererklärung (kantonal unterschiedlich)
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Damit du beim Jahresabschluss nichts vergisst, haben wir eine praktische Checkliste für dich zusammengestellt. Sie hilft dir, alle wichtigen Punkte systematisch abzuarbeiten – von der Buchhaltung bis zur Steuererklärung.
