Der Jahresabschluss gehört zu den zentralen Aufgaben der Unternehmensbuchhaltung. Doch vielen bricht schon beim Gedanken daran der Schweiss aus. Wo soll ich anfangen? Was muss ich beachten? Habe ich auch wirklich nichts vergessen? Damit dein Jahresabschluss stressfrei über die Bühne geht, zeigen wir dir hier alles, was du brauchst.
Voraussetzung: Alle Belege müssen korrekt verbucht sein. Buchhaltungsprogramme sind hierbei übrigens eine enorme Unterstützung. Sie stellen sicher, dass alles richtig verbucht ist und nichts vergessen geht. Damit hast du zudem im Handumdrehen alle notwendigen Unterlagen für deine Treuhänderin oder Treuhänder zur Hand.
1 Saldovorträge
Bei Bilanzkonten muss der Saldo ins neue Geschäftsjahr übernommen werden. Achte darauf, dass die aktuellen Saldovorträge mit denjenigen übereinstimmen, die im letzten Jahresabschluss freigegeben wurden.
2 Verlust und Gewinn
Sind Verlust und Gewinn vom Vorjahr beschlossen und korrekt verbucht? Wurde noch die Bildung von Reserven beschlossen? Wenn ja, denk daran, diese ebenfalls korrekt zu verbuchen. Der Saldo des Gewinn- und Verlustvortrages soll gemäss Anhang der Jahresrechnung «Antrag über Verwendung des Bilanzgewinnes» übereinstimmen.
3 Bankkonten und Kasse
Stelle sicher, dass das Konto in der Buchhaltung den gleichen Saldo aufweist, wie der Bankauszug. Entsprechend muss der Kassensaldo mit dem Kassenauszug übereinstimmen. Dabei das Mietkautionskonto nicht vergessen!
Falls du mit Fremdwährungen arbeitest, diese mit dem Endjahreskurs gemäss der eidgenössischen Steuerverwaltung verbuchen. Solltest du beim Abgleich über Unstimmigkeiten stolpern, überprüfst du am besten den Saldo jedes Monats, bis du den Fehler findest.
Tipp: Gleiche deine Konten regelmässig ab! So sparst du beim Jahresabschluss Zeit und Nerven. Mit dem automatischen Bankabgleich, der im Abo von KLARA Business enthalten ist, erledigst du das per Mausklick in wenigen Minuten.
4 Debitoren und Kreditoren
Du führst keine doppelte Buchhaltung? Dann erstelle per Abschlussdatum eine offene Postenliste: Je eine für die Debitoren und eine für die Kreditoren, in der du festhältst, welche Rechnungen per Geschäftsjahresende noch offen sind. Ebenfalls kannst du daneben eine Spalte einfügen, wo ersichtlich ist, wann diese Rechnungen bezahlt wurden. Wir empfehlen dir, eine Kopie der offenen Rechnungen beizulegen. Der Saldo (Summe) der offenen Posten wird per Abschlussdatum verbucht, sodass er in der Buchhaltung mit der Liste übereinstimmt.
5 Rechnungsabgrenzungen
Rechnungsabgrenzungen, also Guthaben und Schulden, sorgen besonders oft für Kopfzerbrechen. Löse die aktiven Rechnungsabgrenzungen (ARA) sowie die passiven Rechnungsabgrenzungen (PRA) auf Anfang des Geschäftsjahres auf und verbuche sie per Abschlussjahr.
6 Warenvorräte und Anlagevermögen
Bewerte deine Warenvorräte, halbfertige Erzeugnisse, angefangen Arbeiten und verbuche diesen Wert in deiner Buchhaltung. Wusstest du, dass du diese mit 2/3 bewerten darfst? Dies muss einfach im Anhang sauber ausgewiesen sein. Nicht erlaubt hingegen ist die Überbewertung dieser Positionen. Das Anlagevermögen soll jährlich abgeschrieben werden, gemäss der Abschreibungstabelle der eidgenössischen Steuerverwaltung. Dies kann vom Buchwert oder Anschaffungswert sein. Wichtig ist, dass du es jedes Jahr gleich machst.
Mehr zum Thema erfährst du in unserem Beitrag Bewertungsgrundsätze beim Jahresabschluss einfach erklärt.
7 Löhne
Überprüfe, ob die Löhne bereinigt und brutto verbucht wurden. Solltest du keine Lohnbuchhaltung führen, legst du am besten pro Person, die für dich arbeitet, ein Lohnblatt bei. Achte darauf, dass der Saldo des Lohnkontos mit dem der AHV-Lohnmeldung übereinstimmt.
Wenn du Mitarbeitende hast, die nicht AHV-pflichtig sind, beispielsweise Lehrlinge oder Personen im Ruhestand, empfehlen wir, mehrere Lohnkonten in der Finanzbuchhaltung zu führen.
Tipp: KLARA Lohn übernimmt deine Lohnabrechnung und -verbuchung automatisiert und steuerkonform. KLARA ist dein Online-Lohnprogramm zur elektronischen Übermittlung von Lohnmeldungen und Quellensteuern an Behörden und Versicherungen.
8 Sozialversicherungen
Hier musst du darauf achten, alle Schlussrechnungen der verschiedenen Sozialversicherungen (AHV, IV, ALV, BVG, UVG und KTG) korrekt zu verbuchen. Denk daran, eine Kopie der Jahresabrechnung (Schlussrechnung) in den Abschlussordner zu legen.
9 Privatanteile
Deine Mitarbeitenden benutzen einen Geschäftswagen? Hier erfährst du alles zum Thema Privatanteil bei Geschäftsfahrzeugen, von der Berechnung bis hin zur Deklaration im Lohnausweis.
10 MWST
Die eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) verlangt eine Jahresabstimmung. Dabei muss hergeleitet werden, dass die steuerbaren Umsätze mit den deklarierten Umsätzen und der MWST-Kontrolle übereinstimmt. Überprüfe, ob der Saldo des MWST-Abrechnungskontos mit der letzten eingereichten Deklaration übereinstimmt, sämtliche Vorsteuerkonten sowie das Umsatzsteuerkonto auf Null sind und ob allenfalls MWST-Korrekturen der einzelnen Quartale oder Semester eingereicht werden müssen.
Fragen zur MWST? Hier findest du umfassende Antworten rund um die MWST.
11 Rückstellungen
Vergiss nicht, die Rückstellungen zu bilden. Die wichtigsten sind:
- Delkredere (mutmassliche Debitorenverluste) auf den Debitoren. Steuerlich werden 5 Prozent der inländischen Forderungen und 10 Prozent der ausländischen Forderungen anerkannt.
- Warendrittel (siehe Punkt 6)
- Garantierückstellungen: z. B. zwei Prozent der Jahresumsätze der letzten zwei Jahre)
- Ferien- und Überzeitrückstellungen: Die Zeiterfassungsblätter müssen von den Mitarbeitenden unterschrieben werden.
- Prozessrückstellungen: Keine willkürliche Bildung, es muss sich um tatsächliche mutmassliche Streitfälle handeln.
- Steuerrückstellungen: Ja, du kannst die Steuern von den Steuern abziehen. Zur Berechnung bieten die Kantone ein Berechnungstool auf der Homepage des jeweiligen Steueramts.
Noch mehr Expertentipps, wie du Steuern sparen kannst, gibt’s hier.
12 Ist deine Jahresrechnung vollständig?
Einzelunternehmungen und Kollektivgesellschaften bis zu einem Jahresumsatz von CHF 500'000 können Ihre Rechnung auf eine Einnahme/Ausgaben-Aufstellung stützen. Alle anderen sind der ordentlichen Buchführung verpflichtet. Dazu gehört zu einer vollständigen Jahresrechnung eine Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang, Gewinnverwendung, GV-Protokoll. Selbstverständlich sind sämtliche Dokumente vom zuständigen Organ zu unterschreiben.
Detaillierte Infos, was in eine vollständige Jahresrechnung gehört, findest du hier.
13 Dokumentation
Die Verantwortlichen müssen die Geschäftsbücher zehn Jahre lang aufbewahren. Bei einer Revision, beispielsweise durch das Steueramt, die Mehrwertsteuerstelle oder die AHV, müssen sie diese Bücher vorlegen können. Üblicherweise werden bei solchen Prüfungen folgende Unterlagen angefordert:
- Jahresrechnung (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang, Gewinnverwendung, GV-Protokoll)
- Kontoblätter
- Nachweis der Abschlussbuchungen und weitere Listen wie Fahrzeugliste und Anlagebuchhaltung
- Lohnblätter, Lohnausweise und Lohnrekapitulationen
- Bankauszüge
- MWST-Deklarationen und Jahresabstimmungen
14 Wichtige Termine 2024
Damit du organisiert ins neue Geschäftsjahr startest, zum Abschluss die wichtigsten Termine im Überblick:
- 1. Januar:
- Prüfe, ob folgende Prämiensätze angepasst wurden: Sozialversicherungen der Ausgleichskassen (AHV, IV, FAK), Krankentaggeld und Unfalltaggeld.
- Prüfe auch die Pensionskasse und die Abzüge pro Mitarbeitenden.
- 31. Januar: Lohnsummendeklarationen aller Sozialversicherungen
- 28. Februar: MWST-Deklaration
- 30. Juni (oder 6 Monate nach Abschluss des Geschäftsjahres): Jahresabschluss
- 30. August: Jahresabstimmung der MWST
- Die Frist zur Einreichung der Steuererklärung ist kantonal geregelt und zwischen 30. April bis 30. September einzureichen.
